Machen Sie Schluss mit unterschiedlichen Schreibweisen für ein und denselben Indexbegriff. Der Index Cleaner von DocuWare bereinigt in Ihrem Archiv alle Einträge, für die sich unterschiedliche Schreibweisen angesammelt haben. Ein praktisches Werkzeug, mit dem Sie die Daten immer picobello halten.
Den Index Cleaner starten Sie am einfachsten, indem Sie in das Windows-Suchfeld „DocuWare Index Cleaner“ eingeben und in der Ergebnisliste auf den Namen klicken.
Falls Sie den Index Cleaner noch nicht installiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon von DocuWare Desktop Apps in der Windows-Taskleiste und dann auf DocuWare Desktop Apps installieren. Es öffnet sich das Client Setup, in dem Sie unter den administrativen Anwendungen den Index Cleaner auswählen und die Installation ausführen.
Nützlicher Helfer
Bearbeiten Sie mit Index Cleaner nacheinander alle Indexfelder eines Archivs, in denen Sie fehlerhafte Einträge korrigieren wollen. Die Bereinigung der Einträge innerhalb eines Indexfeldes umfasst die folgenden Schritte:
1. Archiv und Indexfeld auswählen
Sie wählen das Archiv und daraus ein Indexfeld aus, um die Einträge dieses Indexfeldes zu bereinigen.
2. Vorgaben für die Überprüfung festlegen
Dann nehmen Sie einige Einstellungen vor, um die anschließende Überprüfung der Indexeinträge auf Ähnlichkeiten und die Wortgruppenbildung aus den ermittelten ähnlichen Einträgen näher zu spezifizieren:
• Legen Sie ignorierte Wörter fest, die von dieser Überprüfung ausgeschlossen werden, und zwar in der Liste ignorierter Wörter. Index Cleaner hilft Ihnen, Wörter in den Indexeinträgen herauszufinden, die sich als ignorierte Wörter eignen.
• Zusätzlich können Sie Sonderzeichen von der Überprüfung ausschließen.
• Weiterhin können Sie die Indexeinträge mit Einträgen aus einer externen Liste vergleichen lassen. Index Cleaner bezieht die Einträge der externen Liste mit in die Erstellung der Wortgruppen ein. Damit können Sie diese Einträge auch zur Korrektur verwenden und beispielsweise sicherstellen, dass Kundennamen aus Ihrem CRM auch korrekt im Archiv verwendet werden.
3. Überprüfung der Indexeinträge starten
Index Cleaner bietet Ihnen zwei unterschiedliche Überprüfungsarten an:
• Mit der ersten spüren Sie Tippfehler oder uneinheitliche Schreibweisen in den Indexeinträgen auf.
• Mit der zweiten spüren Sie unterschiedliche Wortreihenfolgen in den Indexeinträgen auf. Dabei ermittelt Index Cleaner Einträge, die zwar dieselben Wörter enthalten, aber in unterschiedlicher Reihenfolge in den Indexeinträgen vorhanden sind, zum Beispiel 'Thomas Rain' und "Rain, Thomas".
Die folgenden Schritte sind nach jeder Überprüfung erforderlich, unabhängig davon, welche Art der Überprüfung Sie ausgewählt haben. Wollen Sie beide Überprüfungen für ein Indexfeld durchführen, müssen Sie beide Male sowohl die jeweiligen Wortgruppen bearbeiten als auch einen Korrekturlauf starten.
4. Wortgruppen mit ähnlichen Indexeinträgen bearbeiten und Korrekturen festlegen
Als Ergebnis der Überprüfung stellt Index Cleaner Ihnen eine Liste von Wortgruppen mit ähnlichen Indexeinträgen zur Verfügung. Sie suchen aus diesen Wortgruppen Indexeinträge heraus, die im Archiv korrigiert werden sollen, und legen fest, welche Begriffe stattdessen zu verwenden sind.
5. Korrekturlauf durchführen
Starten Sie anschließend einen Korrekturlauf. Index Cleaner ändert dabei ausschließlich die Indexeinträge, die Sie zur Korrektur festgelegt haben. Ist die Liste der Wortgruppen sehr umfangreich, haben Sie die Möglichkeit, in Teilschritten zu arbeiten. Bearbeiten Sie in diesem Fall die Wortgruppen sukzessive und starten Sie nach jeder Bearbeitung eines Teilbereiches einen Korrekturlauf.
Der Index Cleaner steht nur für On-Premises-Systeme zur Verfügung. Weitere Informationen bietet Ihnen das DocuWare Knowledge Center.