Auftrag/Rechnung/Lieferschein, Krankmeldung und Attest: Häufig gehören verschiedene Dokumenttypen in einem Archiv zum gleichen Projekt. Egal, wie Ihre Dokumente verknüpft sind, mit DocuWare kommen Sie schnell von einem zum anderen.
Nutzen Sie die Verknüpfungen, die Ihre Dokumente eh schon untereinander haben, um den direkten Zugriff von einem zum anderen zu ermöglichen.
Diese Verknüpfungen sind für vielerlei Anwendungen praktisch:
- Zu einer Bewerbung lassen sich die zugehörigen Protokolle aus dem Bewerbungsgespräch direkt anzeigen. Das erleichtert die Bewerberauswahl.
- Ganz klassisch ist die Verbindung von Rechnung und Bestellung sowie Rechnung und Lieferschein. Bevor Sie eine Rechnung freigeben, möchten Sie prüfen, ob die Rechnung der Bestellung entspricht und ob die Ware vollständig geliefert wurde. Über entsprechend definierte Dokumentverknüpfungen rufen Sie mit einem Klick von der Rechnung die zugehörige Bestellung sowie den Lieferschein auf und sehen sofort, ob die Rechnung passt.
- Zu einem beliebigen Dokument eines Kunden zeigen Sie sich die aktuellen Bestellungen des Kunden an.
Sie verwenden die Dokumentverknüpfungen in der Ergebnisliste über das Kontextmenü Verknüpfte Dokumente... und im Viewer über den Werkzeugbereich Verknüpft. Das beziehungsweise die verknüpften Dokumente werden dann in einer neuen Ergebnisliste aufgeführt.
Über das Kontextmenü der Ergebnisliste rufen Sie zu einer Rechnung den Lieferschein auf.
Dokumentverknüpfungen konfigurieren – So geht‘s
Dokumentverknüpfungen erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration. Quelldokument und verknüpfte Dokumente können im gleichen oder in verschiedenen Archiven sein. Die Zusammengehörigkeit definieren Sie über deren Einträge in den Index- oder auch Systemfeldern.
Beispielsweise wählen Sie als Quelle die Dokumentart „Rechnung“ und als Ziel die Dokumentart „Lieferschein“. Zusätzlich müssen die Einträge im Feld „Nummer“ bei beiden Dokumentarten gleich sein. Das garantiert, dass der zur Rechnung passende Lieferschein angezeigt wird.
Einmal definiert, können Dokumentverknüpfungen unternehmensweit genutzt werden.
Konfigurieren der Dokumentenverknüpfung: Zur Rechnung zugehörigen Lieferschein anzeigen
