Erweitern Sie Ihr Dokumentenmanagement mit der Funktion „In Office für das Web bearbeiten“, um archivierte Word- und Excel-Dateien direkt online in der DocuWare Cloud zu editieren. Die nahtlose Integration mit Microsoft 365 eröffnet neue Möglichkeiten und steigert die Effizienz Ihrer Teams.
Inhalt:
- In DocuWare archivierte Office-Dokumente bearbeiten: zwei Möglichkeiten
- Dokumente in Echtzeit gemeinsam ändern – jederzeit und überall
- Schluss mit Zugriffsunterbrechungen und gesperrten Dateien
- Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion „In Office für das Web bearbeiten“
In DocuWare archivierte Office-Dokumente bearbeiten: zwei Möglichkeiten
Sie möchten Änderungen an einem Office-Dokument vornehmen, das in DocuWare gespeichert ist? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten, das Original zu bearbeiten: Die Funktionen „Bearbeiten“ und „In Office für Web bearbeiten“, die sowohl direkt im Kontextmenü eines Dokuments als auch in der Symbolleiste des Viewers zur Verfügung stehen.
Office-Dokumente in DocuWare aufrufen, um sie zu bearbeiten
Beide Funktionen ermöglichen es, in DocuWare archivierte Word-Dateien, PPT-Folien oder Excel-Tabellen direkt im ursprünglichen Office-Programm zu öffnen. Doch was ist der Unterschied?
Bei der Option „Bearbeiten” ist das Dokument während der Bearbeitung für andere Benutzer gesperrt. Mit der Funktion „In Office für Web bearbeiten” können DocuWare Cloud-Anwender hingegen gespeicherte Office-Dokumente gemeinsam online bearbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie greifen während einer Besprechung direkt in DocuWare auf Dokumente zu, bearbeiten sie in Echtzeit und sehen, wie die Änderungen nahtlos aktualisiert werden. Sie stimmen eine PowerPoint-Präsentation wenige Minuten vor der Abgabe mit Ihrem Grafikteam ab oder synchronisieren während eines virtuellen Meetings Live-Updates zu einem Angebot. Eine solche dynamische Bearbeitung von Dokumenten kann die Reaktionszeiten erheblich verkürzen und die Genauigkeit der im gesamten Unternehmen ausgetauschten Informationen erhöhen. Sie profitieren von einer unterbrechungsfreien Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, auch mit mehreren Beteiligten.
Dokumente in Echtzeit gemeinsam ändern – jederzeit und überall
Die Funktion „In Office für das Web bearbeiten“ erweitert die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens, indem Teams von jedem Ort auf ihre in DocuWare sicher archivierten Office-Dokumente zugreifen und diese online bearbeiten können.
Gerade in Branchen, in denen sich Bedingungen und Daten schnell ändern, wie zum Beispiel in der Medien- oder Finanzbranche, ist die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten, besonders wichtig. Mit dieser Funktion können alle Beteiligten sicherstellen, dass Eingaben sofort und nahtlos in das Dokument integriert werden. So lassen sich beispielsweise Office-Dateien direkt aus dem DocuWare-Kontextmenü heraus mit Teamkollegen teilen und über „In Office für Web bearbeiten“ öffnen.
Ob Verträge überarbeitet, Projektpläne aktualisiert oder Berichte geändert werden: Durch die Integration von Microsoft Office 365 mit DocuWare bleiben Teams synchronisiert und Dokumente ohne Ausfallzeiten auf dem neuesten Stand. Die Funktion steht übrigens auch im Briefkorb zur Verfügung, wenn Sie beispielsweise ein Angebot vor dem Archivieren noch gemeinsam ändern möchten.
Ein in DocuWare gespeichertes Angebot wird gemeinsam bearbeitet
Schluss mit Zugriffsunterbrechungen und gesperrten Dateien
Voraussetzungen für die Nutzung der Funktion „In Office für das Web bearbeiten“
Die Online-Bearbeitung für archivierte Office-Dokumente steht allen Nutzern von DocuWare Cloud zur Verfügung und kann in den Konfigurationen Ihres DocuWare-Systems mit einem Klick in den Organisationseinstellungen aktiviert werden.
Das einfache Freischalten der Funktion „In Office für das Web bearbeiten“ erfolgt in den Organisationseinstellungen
Bitte beachten Sie, dass für den Zugriff auf „In Office für das Web bearbeiten“ ein Abonnement von Microsoft 365 erforderlich ist (DocuWare bietet kein Abonnement für Microsoft 365 an). Es können nur Microsoft-Dateien (.docx, .xslx, .pptx, etc.) mit der Funktion bearbeitet werden. Office-Dokumente mit alten Dateiformaten (doc, xls, ppt) werden in das aktuelle Format (.docx, .xlsx, .pptx) konvertiert und im Archiv gespeichert. Dabei wird das Originaldokument durch ein neues ersetzt. Nur bei Archiven mit automatischer Versionsverwaltung wird eine neue Dokumentversion erzeugt.
In unserer Knowledge Base finden Sie weitere Anleitungen und Hilfestellungen, um die Vorteile der Funktion mit DocuWare zu nutzen und zu maximieren.
