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Mit Benachrichtungen Aufgaben pünktlich erledigen


Lassen Sie sich erinnern, wenn es Zeit ist, eine Aufgabe zu erledigen. DocuWare kann Ihnen zum Beispiel eine Mail senden, wenn eine neue Rechnung zur Freigabe vorliegt. So bleibt keine Aufgabe unerledigt liegen.

E-Mail-Benachrichtigungen können Sie in DocuWare zu den verschiedensten Dokumenten und Vorgängen einrichten. Das Prinzip ist immer gleich: Hinter jeder Benachrichtigung steckt eine automatisch ablaufende Suche nach festgelegten Begriffen. Wird ein Dokument gefunden, sendet DocuWare eine Nachricht.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie in der DocuWare Konfiguration unter Zusammenarbeit auf Benachrichtigungen.

Hinweis: Um den Bereich Benachrichtigungen zu sehen, benötigen Sie das Funktionsrecht Benachrichtigungen und bei On-Premises-Installationen zusätzlich die Taskmanager-Lizenz – kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Administrator.

2. Um eine Benachrichtigung über den Eingang einer Rechnung anzulegen, wählen Sie zunächst das Archiv aus, in welchem die Rechnungen abgelegt werden.

3. Dann aktivieren Sie die Option für neue Dokumente und definieren eine Regel für neue, eingehende Rechnungen:

 Konfiguration einer Benachrichtigung

 

4. Im nächsten Schritt geben Sie einen Text ein, der dem Empfänger in der E-Mail angezeigt wird. Fügen Sie auch einen Link auf die Rechnung hinzu, so dass der Empfänger direkt das Dokument im Viewer aufrufen und bearbeiten kann:

Beispieltext für eine Benachrichtigung in DocuWare
 

5. Unter Abonnenten wird festgelegt, wer die E-Mail-Benachrichtigung erhält und unter Berechtigung, welche Kollegen die zugehörige Konfigurationen bearbeiten können.

Fertig!

 

Hier finden Sie weitere Beispiele für den Einsatz von Benachrichtigungen:

Krankmeldungen erfassen und verwalten
Statt anzurufen oder eventuell sogar mehrere E-Mails zu verfassen, melden sich Mitarbeiter direkt über ein Online-Formular krank. Ein automatischer Workflow informiert betroffene Kollegen umgehend per E-Mail über die Abwesenheit.

DocuWare verteilt Gehaltszettel
Umgehend erhält jeder Mitarbeiter Bescheid, dass eine neue Abrechnung für ihn vorliegt: DocuWare verschickt automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link auf den Gehaltszettel enthält.

 

Topics: Workflow, Teamarbeit

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