Sie möchten mehrere Dokumente auf einmal aus DocuWare heraus per E-Mail teilen, herunterladen oder drucken? Hier erfahren Sie, wie Sie diese in einem Rutsch auswählen und an Ihr Ziel bringen.
Inhalt:
- Mehrere Dokumente markieren – 3 Möglichkeiten
- Ausgewählte Dokumente versenden, drucken oder herunterladen
- Zusätzliche Tipps
Mehrere Dokumente markieren – 3 Möglichkeiten
Angenommen, Sie haben in DocuWare eine Suche nach einer Projekt- oder Kundennummer durchgeführt und möchten nun alle oder einzelne Dokumente aus der Ergebnisliste direkt per E-Mail mit Ihrem Kunden teilen. Je nachdem, ob Sie dafür alle oder nur bestimmte Dokumente auswählen möchten, können Sie diese wie in allen Windows-Anwendungen markieren.
1. Alle Dokumente markieren: [Strg +A]
Alle Dokumente einer Ergebnisliste markieren Sie ganz einfach über die Tastenkombination Strg + A.
2. Einzelne Dokumente markieren: [Strg + Klick]
Wenn Sie nur einzelne Dokumente markieren möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken dann mit der Maus auf die jeweiligen Einträge.
3. Teilbereich in der Ergebnisliste markieren: [Umschalttaste + Klicken]
Zusätzlich können Sie die Umschalttaste verwenden, um mehrere aufeinander folgende Dokumente in der Ergebnisliste zu markieren. Klicken Sie dafür auf ein Dokument, halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf das letzte Dokument in der Liste, das Sie ablegen möchten. Nun sind alle Dokumente zwischen dem ersten und dem letzten Dokument markiert.
Ausgewählte Dokumente versenden, drucken oder herunterladen
Nachdem Sie die gewünschten Dokumente markiert haben, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü innerhalb der Ergebnisliste und wählen dort die Funktion „Teilen per E-Mail“ oder „Drucken“ aus. Natürlich ist es auch möglich, die Dokumente gesammelt herunterzuladen.
Dabei können Sie jeweils entscheiden, ob die Dokumente im Originalformat genutzt werden sollen oder als PDF. Bei PDF wählen Sie zudem, ob dies mit oder ohne Anmerkungen geschehen soll.
Zusätzliche Tipps
- Egal, ob Sie mehrere Dokumente per E-Mail teilen, drucken oder herunterladen möchten: Wählen Sie die entsprechenden Funktionen immer über das Kontextmenü und nicht über die Werkzeugleiste des Viewers, da sich diese immer nur auf das aktuell angezeigte Dokument bezieht.
- Wenn Sie nicht über das Kontextmenü navigieren möchten, können Sie die Funktionen auch einfach als Button in die Ergebnisliste pinnen.
- Damit Sie die Funktion „Teilen per E-Mail“ nutzen können, müssen Sie die die Desktop App „Edit & Send“ installieren.