Der neue internationale Standard ISO/TS 24574 sorgt dafür, dass mehr Unternehmen in stark regulierten Branchen die Unveränderbarkeit ihrer Audit-Aufzeichnungen nachweisen müssen. DocuWare hat daher eine Funktion zum Integritätsschutz für Audit-Trails – also Prüfpfade – eingeführt. Damit können Sie sofort mit Sicherheit belegen, dass ihre Dokumenthistorie vertrauenswürdig und vollständig ist.
Inhalt:
- So funktionieren die neuen Audit-Trails
- Einfache Handhabung
- Wie Sie den Schutz aktivieren
- Hintergrund: Neuer internationaler Standard
Die neue Funktion sichert alle Audit-Ereignisse kryptografisch ab. Jede Manipulation wird sofort erkennbar, ob geänderter Eintrag, gelöschter Datensatz oder Einfügung außerhalb der Reihenfolge.
Das optionale Feature ist für DocuWare Cloud mit dem Update auf DocuWare Version 7.15 verfügbar. Wenn Sie mit einem lokal installierten System arbeiten, erhalten Sie die Funktion voraussichtlich mit DocuWare Version 7.16, geplant für Frühjahr 2027.
So funktionieren die neuen Audit-Trails
Der Integritätsnachweis nutzt zwei etablierte kryptografische Verfahren, die sich ergänzen:
Verkettung der Audit-Einträge: Jeder neue Audit-Datensatz wird kryptografisch mit dem vorherigen verknüpft, wie die Glieder einer Kette. Wird ein Datensatz geändert, entfernt oder eingefügt, „bricht" die Kette an dieser Stelle und die Veränderung wird sichtbar. Dadurch ist der Pfad manipulationssichtbar.
Verankerung (Anchoring): In regelmäßigen Abständen erstellt das System eine sichere „Momentaufnahme" der Kette, signiert diese digital und speichert sie an einem separat geschützten Ort. Diese signierten Prüfpunkte belegen, dass der Audit-Trail zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem bestimmten, unveränderten Zustand vorlag – und sie können weder gefälscht noch rückdatiert werden. In der Cloud macht dies den Trail zusätzlich manipulationsresistent.
Einfache Handhabung
Sie können die Integrität jederzeit direkt in der Auditing-Oberfläche überprüfen (DocuWare Konfiguration > Protokollierungen). Neben jedem Archiv erscheint ein Häkchen „Integrität geprüft". Per Klick auf den Button „Integrität prüfen" lässt sich eine vollständige Kontrolle durchführen und ein Bericht erstellen, der die Unversehrtheit des Audit-Trails bestätigt oder genau aufzeigt, wo dieser kompromittiert wurde. Es kann die vollständige Historie oder ein ausgewählter Zeitraum geprüft werden.
Wie Sie den Schutz aktivieren
Der Integritätsschutz ist eine optionale Funktion, die nicht standardmäßig aktiviert ist, denn sie erfordert zusätzliche Verarbeitung und Infrastruktur. Derzeit können bei Bedarf entweder Sie selbst oder Ihr DocuWare Partner beim DocuWare Support anfordern, dass die Funktion für Ihre betreffende Organisation freigeschaltet wird.
Auch die On-Premises-Version von DocuWare erkennt Manipulationen durch normale Benutzer zuverlässig und liefert den vollständigen Integritätsnachweis. Wie in einer selbstgehosteten Umgebung technisch unvermeidbar, ist der Schutz gegenüber einem Systemadministrator mit vollem Serverzugriff jedoch eingeschränkt. Daher bietet die Variante mit DocuWare Cloud ihrer isolierten, extern abgesicherten Infrastruktur die stärkst möglichen Garantien.
Hintergrund: Neuer internationaler Standard
Seit 2025 gibt es die technische Spezifikation ISO/TS 24574 mit Anforderungen für „digitale Safes“ in Dokumentenmanagement-Anwendungen. Sie fordert u.a. manipulationssichere Audit-Trails und wird immer öfter vor allem in europäischen Unternehmen zugrunde gelegt. Eine international akkreditierte Zertifizierung nach ISO/TS 24574:2025 existiert derzeit nicht.
Allerdings sind manipulationssichere Audit-Trails auch eine Anforderung der französischen Norm NF203. Nachdem diese Funktion früher einmal optional war, ist sie für die Zertifizierung inzwischen verpflichtend vorgesehen. DocuWare wurde im Juli 2026 für die NF203 rezertifiziert.
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