Neben Standards wie Dokumente anzeigen, drucken oder per Mail versenden hat der Viewer einiges mehr zu bieten. Nutzen Sie One Click Indexing, die Volltextsuche oder die Möglichkeit, Text in die Zwischenablage zu kopieren? All das und noch mehr kann der Viewer.
Der DocuWare Viewer kann viel mehr als nur Dokumente anzeigen. Über 60 Funktionen sind über die Werkzeugleisten aufrufbar. Ein paar der praktischen Helfer rund um die Büroautomation im Kurzporträt:
One Click Indexing
Mit One Click Indexing entfällt beim Archivieren von Dokumenten lästiges Abtippen von Dokumentinhalten. Es ist das Standard-Werkzeug, wenn ein Dokument bei der Ablage im Viewer angezeigt wird. Gehen Sie mit dem Cursor über das Dokument, werden sofort Wörter, Datumsangaben oder auch Zahlen als Bereich markiert. Klicken Sie auf einen solchen Bereich, wird der Inhalt automatisch in das aktive Feld des Ablagedialogs übertragen.
Volltextsuche
Durchsuchen Sie den Text des anzeigten Dokuments nach einem bestimmten Begriff. Alle Treffer werden sofort hervorgehoben und von einem Treffer zum nächsten navigieren Sie per Mausklick.
Text in Zwischenablage kopieren
Auch bei gescannten Dokumenten beispielsweise, können Sie einfach Text markieren und in die Zwischenablage kopieren. Das ist praktisch, wenn man z.B. in einer Mail bezug nehmen will auf eine Vorgangsnummer aus dem angezeigten Dokument.
Link auf Dokument abrufen
Um intern auf archivierte Dokumente zu verweisen, ist diese Funktion praktisch. Die Links können Sie in andere Dokumente einfügen oder auch in E-Mails. Für die Leser öffnet sich das gewünschte Dokument mit einem Mausklick wiederum im Viewer. So vermeiden Sie lästige E-Mail-Anhänge und sind mit der von DocuWare gesteuerten Zugriffsberechtigung immer auf der sicheren Seite.
Anfrage senden
Sie brauchen von mehreren Kollegen noch die offizielle Freigabe eines Dokuments? Dann senden Sie ihnen eine Anfrage und steuern sowohl die Reihenfolge, in der die Kollegen die Anfrage bearbeiten sollen, als auch deren Entscheidungsmöglichkeiten, z.B. Genehmigen oder Ablehnen. Mit Stempeln auf dem Dokument sind die Entscheidungen aller Beteiligten des „Mini-Workflows“ immer transparent nachvollziehbar. Mehr erfahren
Ausgewählte Zone vergrößern
Anstatt ein ganzes Dokument zu zoomen, markieren Sie nur den benötigten Dokument-Bereich, der dann maximal vergrößert wird. Dann lesen Sie bequem auch Kleingedrucktes wie die Kontoverbindung in der Fußzeile.
Bereiche der Werkzeugleiste
Damit Sie bei der Vielzahl der Tools nicht den Überblick verlieren, sind die Funktionen in sieben Bereiche unterteilt.
- Navigation: Alle Funktionen, um durch die Seiten eines Dokuments zu blättern, um verschiedene Dateien innerhalb eines Dokuments anzuzeigen und um von einem zum nächsten Dokument zu wechseln. Mehr erfahren
- Werkzeuge: Hier finden Sie neben den meisten der oben aufgeführten Tools noch weitere Dokument-Funktionen wie bearbeiten, drucken und versenden oder auch Indexeinträge anzeigen.
- Anzeige: Zoom- und Rotationsfunktionen, Anzeigeverbesserung sowie die Anzeige der Anmerkungsebenen finden Sie hier.
- Stempel: Ihre verfügbaren Stempel stehen hier bereit. Je nach Archiv, in dem sich das aktuell angezeigte Dokument befindet, können es unterschiedliche sein.
- Anmerkungen: Was auch immer Sie auf Anmerkungsebene anbringen möchten: Text, Hervorhebungen aller Art oder auch Schwärzungen. Mehr erfahren
- Übersicht: Die Miniaturanzeige aller Seiten eines Dokuments liefert sofortigen Überblick über das Dokument.
- Verknüpft: Über vordefinierte Verknüpfungen rufen Sie von hier zusammengehörige Dokumente auf. Mehr erfahren
Der DocuWare Viewer im Überblick
Werkzeugleiste persönlich einrichten
Suchen Sie sich aus, welche der vielen Funktionen Sie in der linken oder auch rechten Werkzeugleiste haben möchten. So geht’s
Geben Sie uns Feedback
Welches ist Ihr Lieblingstool im Viewer? Schreiben Sie es uns in einem Kommentar. Und falls Ihnen trotz der Vielfalt noch eine Funktion fehlt, teilen Sie Ihren Wunsch direkt dem DocuWare Produktmanagement im Customer Feedback Forum mit.
