Beim Ablegen neuer Dokumente reichen häufig schon ein bis zwei Indexbegriffe, damit DocuWare die Indexierung ganz von selbst komplettieren kann. Lassen Sie also das System für sich arbeiten, statt mit Dateneingabe wertvolle Zeit zu blockieren.
Ob neue Version der Preisliste, Meetingprotokolle oder eine aktualisierte Verfahrensdokumentation – bei vielen Dokumenten, die Sie ablegen, gibt es bereits ähnliche Dokumente mit dem fast identischen Satz an Indexbegriffen, den das neue Dokument bekommen soll. Auch Kundenname, Kundennummer, Projektbetreuer und das aktuelle Projekt stehen häufig im Zusammenhang. Nutzen Sie diesen Datenschatz in DocuWare für die automatische Indexierung.
So geht’s
Wie gewohnt starten Sie die Archierung: Dokument im Briefkorb markieren, auf Ablegen klicken und das Archiv auswählen.
Jetzt genügt es, ein oder zwei Indexbegriffe anzugeben, und zwar am besten Begriffe, die typisch für dieses Dokument sind. Öffnen Sie dann das Menü des Ablagedialogs (die drei Punkte oben rechts) und klicken auf Indexierung vervollständigen.
Dadurch werden alle noch leeren Felder des Ablagedialogs wie von Zauberhand gefüllt.
Woher DocuWare weiß, welche Indexbegriffe einzutragen sind? Das System verwendet die Daten des aktuellsten Dokuments, das die gleichen Indexbegriffe hat wie die, die Sie bereits selbst eingetragen hatten.
Prüfen Sie nur noch die automatisch ergänzten Indexbegriffe und passen diese gegebenenfalls leicht an, z.B. das aktuelle Datum oder eine neue Nummer. Und schon sind Sie mit der Indexierung fertig.
Die gleiche Funktionalität bietet übrigens auch der Ablagedialog, wenn Sie E-Mails aus Outlook in DocuWare archivieren.
Und sollte Ihnen der Weg über das Menü des Ablagedialogs zu kompliziert sein, merken Sie sich einfach [Str] + [Alt] + [J] als Tastaturkürzel.
Für alle, die gerne mit Drag and Drop arbeiten, bietet DocuWare noch eine weitere Möglichkeit, die kompletten Indexbegriffe eines bereits archivierten Dokuments zu übernehmen.
