Oft werden wichtige interne Dokumente in einem Unternehmen nicht gelesen. Entweder gehen sie in der täglichen E-Mail-Flut unter oder ihre Bedeutung wird nicht richtig eingeschätzt. Das ist auch bei Richtlinien der Personalabteilung so. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit DocuWare einfach dafür sorgen, dass HR-Hinweise auf jeden Fall Beachtung finden.
Sie leiten eine Abteilung in Ihrem Unternehmen und haben von der Personalstelle eine neue Urlaubsregelung erhalten. Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder diese Richtlinie wirklich lesen, nutzen Sie die Funktion „Anfrage senden“ im DocuWare Client. Jeder Mitarbeiter muss dann die Lektüre aktiv bestätigen.
So geht’s:
1. Im Kontextmenü zum Dokument klicken Sie auf „Anfrage senden“.
2. Wählen Sie die Benutzer aus, die das Dokument lesen sollen. Dazu können Sie auch die Suchfunktion nutzen.
3. Tragen Sie Betreff und E-Mail-Text ein.
4. Legen Sie fest, dass die Empfänger die Lektüre bestätigen sollen. Falls nötig, kann dies mit einem Stempel auf dem Dokument festgehalten werden, und Sie setzen auch bei dieser Funktion einen Haken.
Sollte eine Kollegin oder ein Kollege länger nicht im Haus sein, wird Ihnen dies im Abwesenheitshinweis angezeigt.
Die Funtkion: "Anfrage senden" im Web Client:
Für die Funktion „Anfrage senden“ benötigen Sie das Modul DocuWare Workflow Manager.