Sie kennen das: Sie erhalten per E-Mail ein Antragsformular, sollen es ausfüllen und unterschrieben per E-Mail zurücksenden. Also: ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben, einscannen und mailen. Zu Großelterns Zeiten füllte man Formulare noch mit der Schreibmaschine aus und war damit sicher, dass der Empfänger alle Einträge lesen konnte. Und heute?
Angesichts der allgegenwärtigen Verzweiflung über die Lesbarkeit von Handschriften wundert man sich, dass es immer noch so viele Formulare zum manuellen Ausfüllen gibt. Als DocuWare-Anwender können Sie sich das Leben einfacher und dem Formularempfänger eine Freude machen. Und zwar ganz einfach:
- Legen Sie das empfangene Formular in einen DocuWare-Briefkorb. Entweder Sie ziehen den Anhang der Mail erst auf den Windows-Desktop und von dort in den Briefkorb. Oder Sie verwenden unsere E-Mail-Konnektoren und kopieren die Mail direkt in den Briefkorb.
- Im Briefkorb öffnen Sie das Formular per Mausklick im DocuWare Viewer.
- Mit den Textwerkzeugen der Dokumentanzeige füllen Sie ganz bequem die Formularfelder aus: einfach hineinklicken und losschreiben:
Stempel für Unterschrift einrichten
Aber wie kommt jetzt Ihre Unterschrift unter das Formular? Dazu legen Sie sich einmalig in der DocuWare Administration einen Unterschriften-Stempel an. Wählen Sie im Stempel-Assistenten die Option Bildstempel. In diesen Stempel kopieren Sie Ihre gescannte Unterschrift. Wenn Sie die Option Passwort erforderlich aktivieren, stellen Sie sicher, dass niemand an Ihrem Rechner in einem unbeaufsichtigten Moment Ihren Unterschriften-Stempel benutzen kann.
Unterschrift in Formular einfügen
Der Stempel steht Ihnen jederzeit in der Dokumentanzeige zur Verfügung. Also einfach anklicken und im Dokument an die richtige Stelle setzen:
Wenn Sie jetzt Ihr fertig ausgefülltes und unterschriebenes Formular zurücksenden möchten, wählen Sie die E-Mail-Funktion in DocuWare und dort die Option Als PDF mit Anmerkungen. Dann erhält Ihr Empfänger ein leserlich ausgefülltes, unterschriebenes Formular.
"Ist so eine Unterschrift rechtssicher?" werden Sie nun fragen. Die Antwort ist: "Jein". Als sogenannte "einfache" elektronische Signatur im Sinne der Signaturgesetze ist sie einer handschriftlichen oder einer qualifizierten elektronischen Signatur in ihrer Beweiskraft nicht gleichwertig. Aber dann, wenn Ihr Geschäftspartner das ausgefüllte Formular gescannt per E-Mail akzeptiert, dürfte auch die einfache elektronische Signatur ausreichen. Nach unserer Erfahrung ist das in 90 Prozent aller Fälle so.
Formulare mit DocuWare einfach managen
Haben Sie es gemerkt? Mit DocuWare mussten Sie nichts mehr ausdrucken oder einscannen. Damit können Sie solchen Formularkram auch unterwegs komfortabel erledigen.
Und wenn Sie Ihrem Geschäftspartner das Ausfüllen von Formularen leichter machen wollen, nutzen Sie doch einfach die Funktionen von DocuWare Forms. Mit diesem neuen Modul stellen Sie Ihre bestehenden Formulare online zum Ausfüllen zur Verfügung und fügen diese automatisch in Ihren Bearbeitungsprozess ein.
