Reisekostenformular: Nur 3 Schritte vom Antrag zur Erstattung

Vom Antrag zur Erstattung von Reisekosten ist häufig ein langer Weg. Der Kollege muss den Antrag manuell ausfüllen und mit den Belegen an die Buchhaltung weitergeben. Dort werden Antrag und Belege gescannt und abgelegt, bevor der Antrag dann bearbeitet und endlich der Betrag freigegeben werden kann. Mit DocuWare lässt sich dieser Prozess verkürzen:

1. Belege einscannen: Mit der mobilen App PaperScan lassen sich Hotelrechnungen und Quittungen gleich unterwegs scannen.

2. Reisekostenantrag ausfüllen: Der Kollege füllt den Reisekostenantrag im Browser aus. Den Link auf das Webformular hat er von der Buchhaltung erhalten. Die gescannten Belege für Hotel und Taxi hängt er als Dateien mit an. Sobald der Kollege das Formular übermittelt, werden die Belege gebündelt mit dem Antrag automatisch abgelegt und gehen nicht mehr verloren:

 Webformular_1.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 3. Antrag bearbeiten: Das übermittelte Formular wird sofort in der Liste der Buchhalterin angezeigt. Der Antrag kann bearbeitet und zügig genehmigt werden, da er komplett mit allen Belegen vorliegt. 

Im folgenden Screenshot sehen Sie links die Liste der Buchhalterin Jenkins und rechts im Viewer das Formular mit Hotelrechnung und Taxiquittung:  

Antrag_Liste.png

 

Tipp: Webformular erstellen

Mit Webformularen vereinfachen Sie Ihr Formularmanagement und verkürzen Prozesse wie die Erstattung von Reisekosten. Ein Webformular legen Sie einfach mit DocuWare Forms an. Wechseln Sie dazu in der DocuWare Konfiguration in den Bereich DocuWare Forms. In einer neuen Konfiguration wählen Sie im Designer die Felder aus und beschriften sie. Hier können Sie auch das Feld Dateianhang für die Belege einfügen.

Webforkular_Konfig_1.png

 

 

In den folgenden Schritten weisen Sie dem Webformular außer dem Speicherdialog und der Indexierung bei Bedarf auch noch eine Formularvorlage zu. Dann wird der ausgefüllte Antrag im Layout der Vorlage abgelegt. Sie können also Ihre analogen Formularvordrucke weiterverwenden.

Webformular_Antrag_2.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Informationen zu DocuWare Forms

 

Topics: Erfassen & Ablegen, Formularmanagement

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