Auch im digitalen Büro müssen Dokumente unterzeichnet werden – ganz wie herkömmliche Papierdokumente. Mit dem DocuWare Signature Service bringen Sie komfortabel fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen auf. Und es gibt noch weitere Vorteile von dem neuen Web Service.
Mit dem DocuWare Signature Service binden Sie einen externen Trust Service Provider für elektronische Signaturen in einen DocuWare-Workflow ein. In einem bestimmten Workflow-Schritt wird das Dokument an den Anbieter von Vertrauensdiensten gesendet.
Derjenige Mitarbeiter, der signieren soll, erhält eine Nachricht. Sobald das das Dokument beim Service Provider unterzeichnet ist, wird es im DocuWare-Workflow weitergereicht. Zur Zeit arbeitet DocuWare mit Validated ID zusammen. Weitere Anbieter folgen in Kürze.
Dokument im Workflow: Sobald das das Dokument beim Service Provider unterzeichnet ist, wird es im DocuWare-Workflow weitergereicht.
Vorteile vom Signature Service auf einen Blick:
- Je nach Dokument und Anwendungsfall sind unterschiedliche Sicherheitslevel für die Signatur nötig. Wählen Sie den Sicherheitslevel - einfach, fortgeschritten, qualifiziert - für die Signatur je nach Ihren Anforderungen.
- Legen Sie die Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral ab, so dass diese jederzeit abgerufen werden können.
- Die zuständigen Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, dass ein Dokument zum Unterzeichnen vorliegt.
Lizensierung
Unabhängig von DocuWare muss das Signaturzertifikat erworben und ein Vertrag mit dem Trust Service Provider (aktuell also mit Validated ID) abgeschlossen werden. Der Signature Service selbst ist bei DocuWare Cloud enthalten. Kunden mit einer On-Premises Lösung benötigen neben einer Workflow Manager Lizenz und einem laufenden Wartungs- und Support-Vertrag die neue Lizenz „Electronic Signature Integration“. Einzige technische Voraussetzung ist, dass der Workflow Server Internetverbindung hat, um den Webservice aufrufen zu können.