Ein Formular ausfüllen und viele Formulare fertig erhalten – mit Webformularen von DocuWare halten Sie den Verwaltungsaufwand bei der Einstellung von neuen Kollegen gering. Auch dem Datenschutz wird dabei Rechnung getragen.
Beim Onboarding von neuen Mitarbeitern fällt normalerweise jede Menge Administration an. Persönliche Daten müssen erfasst, IT- und Büroequipment bestellt, der Zahlungsverkehr eingerichtet werden und vieles mehr.
Damit der neue Mitarbeiter trotzdem möglichst schnell einsatzbereit ist, verwenden Sie für die Datenerfassung die Webformulare von DocuWare.
Formulare im Flow
Ein Beispiel: Der neue Kollege gibt alle Daten in einem Schwung in ein Webformular ein. Mit der Übermittlung dieses Formulars ins Archiv verteilt DocuWare die erfassten Daten automatisch in die verschiedenen, erforderlichen Vordrucke, zum Beispiel in den Bestellantrag der Möbel oder in den Auftrag für die IT.
Alle Vordrucke landen zunächst digital in der Aufgabenliste der Personalmitarbeiterin, die zusätzliche Angaben wie unter anderem Team, Teamleitung und Kostenstellen ergänzt. Wenn diese Aufgabe erledigt ist, wandern die Formular-Vordrucke im Workflow an die zuständigen Abteilungen IT, Finanzen, Beschaffung etc.
Wenn ein ausgefülltes Formular übermittelt wird, verteilt DocuWare die erfassten Daten automatisch auf alle angegebenen Vordrucke, hier etwa die Anforderung von Büromaterial oder IT.
Datenschutz mit Formular-Vordrucken
Mehrfaches Erfassen von Daten ist genauso Schnee von gestern wie nicht rechtzeitig beschafftes Equipment: Der Mitarbeiter kann vom ersten Arbeitstag an effektiv eingesetzt werden.
Und nicht zuletzt ist sichergestellt, dass die persönlichen Daten vom neuen Kollegen nur von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden. Im Vordruck für die IT-Abteilung sind deshalb keine anderen Daten als die von Team, Teamleitung, Namen und Kostenstelle des Mitarbeiters eingetragen. Auf sensible Daten wie Geburtsdatum, Adresse oder gar das Gehalt haben dagegen nur die zuständigen Abteilungen wie HR, Finanzen oder die Vorgesetzten Zugriff.
Webformulare, Listen und Workflows sind im Funktionsumfang von DocuWare Cloud inklusive. Kunden von lokal installierten DocuWare Systemen können die zusätzlichen Lizenzen für DocuWare Forms und Workflow Manager erwerben.
Beispiele, wie Sie ein Webformular und Vordrucke einrichten, finden Sie hier: