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A1-Bescheinigung: Effizienter Prozess statt Bußgelder

Keine EU-Dienstreise ohne elektronische A1-Bescheinigung: Integrieren Sie den Prozess in Ihr DocuWare-System und vermeiden Sie unnötige Strafen und Bußgelder.

 

Bereits seit 2010 müssen EU-Arbeitnehmer bei Dienstreisen und Entsendungen in einen anderen EU-Staat oder ins Efta-Ausland – also nach Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz – eine sogenannte „A1-Bescheinigung“ mitführen. Dennoch handhabten viele Unternehmen die Vorschrift bisher sehr leger oder ignorierten sie gar.

Ausgestellt wird das Dokument von den Krankenkassen und (für Privatversicherte) der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Es dient als Nachweis, dass der Arbeitnehmer den heimischen Sozialversicherungsvorschriften unterliegt. So wird vermieden, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden.

Neu ist, dass seit Jahresbeginn alle A1-Anträge und -Bescheinigungen ausschließlich auf elektronischem Weg beantragt und rückübermittelt werden müssen.

Verstärkte Kontrollen: Bußgelder und Strafen drohen

Seither wird darüber hinaus die Einhaltung der Verordnung in vielen EU-Staaten verstärkt überprüft. Betroffene berichten von Kontrollen in Hotels, an Betriebsstätten sowie an den Grenzen. Kann der Dienstreisende die Bescheinigung nicht vorlegen, führt dies unter Umständen dazu, dass der Arbeitnehmer die Arbeit sofort niederlegen muss oder erst gar nicht Zutritt zum Firmengelände erhält. Darüber hinaus drohen Arbeitgebern und Arbeitnehmern erhebliche Bußgelder bis hin zu Gefängnisstrafen.

Bürokratie verursacht enormen Mehraufwand

Die EU-Richtlinie wird in den Mitgliedsländern unterschiedlich gehandhabt. Kann in Frankreich oder Spanien ein pauschaler Antrag für ein ganzes Kalenderjahr gestellt werden, muss in Ländern wie Deutschland für jede noch so kurze EU-Dienstreise ein separater Antrag gestellt werden. Ein enormer Mehraufwand für Mitarbeiter und Personalabteilung, den es zu bewältigen gilt. Vor diesem Hintergrund ist es umso wichtiger, dass die Antragsstellung und Weiterleitung für alle Beteiligten im Unternehmen möglichst einfach und effizient gestaltet wird.

Mit DocuWare den Prozess vereinfachen und beschleunigen

Hierbei kann DocuWare optimal unterstützen und den Prozess vereinfachen und beschleunigen. Erstellen Sie mit DocuWare Forms ein Formular für die Erfassung der benötigten Daten: Name des Mitarbeiters, Zeitraum und Ziel des Auslandsaufenthalts, etc.

Dann veröffentlichen Sie dieses als Web-Formular. Somit ist es für alle Mitarbeiter verfügbar und kann schnell und einfach ausgefüllt werden - auf mobilen Endgeräten auch von unterwegs aus. Durch die Formularübermittlung wird automatisch der Workflow ausgelöst und das Formular mit einer entsprechenden E-Mail-Benachrichtigung an die Personalabteilung bzw. das zuständige Lohnbüro weitergeleitet. Über das Lohnabrechnungsprogramm geht es anschließend weiter zur zuständigen Krankenkasse bzw. zur DRV.

Sobald die Krankenkasse/Rentenversicherung die A1-Bescheinigung erstellt hat, geht diese den Weg zurück in das jeweilige Lohnabrechnungsprogramm und wird schließlich dem Antragsteller via DocuWare übermittelt.

Durch die Automatisierung ergeben sich zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten im Unternehmen:

  • Vorteile für die Geschäftsleitung
    - Rechtssicherheit
    - Vermeidung doppelter Sozialabgaben oder Bußgelder
  • Vorteile für die HR-Abteilung
    - einheitliche Datenerfassung
    - garantiert vollständige Daten, dadurch keine Nachfragen nötig
    - schnelle und transparente Bearbeitung
    - automatische Benachrichtigung an die HR-Abteilung und ggf. externe Dienstleister (Lohnbüro)
    - volle Transparenz über geplante Dienstreisen der Mitarbeiter ins (EU-)Ausland.
  • Vorteile für den Mitarbeiter
    - einfache Handhabung
    - Antragstellung auch mobil möglich
    - Bescheinigung liegt zeitnah vor
    - Vermeidung von Bußgeldern

 

Weiterführende Informationen

Topics: Formularmanagement, HR & Personalmanagement

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