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E-Mails übersichtlich im Viewer anzeigen

Müssen Sie manchmal durch diverse Bilddateien klicken, bevor Sie zur eigentlichen E-Mail-Nachricht im Viewer kommen? Das ist zwar mit  der Navigationsleiste vom Viewer schnell getan. Aber eine schnelle Einstellung bringt nur E-Mail-Relevantes in Ihren Blick.

An Geschäftsemails hängen häufig Firmenlogos als kleine Bilddateien oder digitale Visitenkarten. In der E-Mail selbst sind diese durchaus sinnvoll. Mit der E-Mail archiviert, werden aber auch diese an sich unwichtigen Bildchen separat im Viewer angezeigt, was lästig sein kann.

E-Mail im DocuWare Viewer mit Dateianhängseln (links) und ohne Dateianhängsel (rechts)
 

E-Mail im DocuWare Viewer mit Dateianhängseln (links) und ohne Dateianhängsel (rechts) - hier wird nur die E-Mail-Nachricht angezeigt.

 

Es empfiehlt sich daher, unnötige Dateianhängsel gar nicht erst zu archivieren und für die Ablage mit Connect to Outlook zu sperren.

Rufen Sie unter DocuWare Konfiguration > Connect to Outlook die Ablagekonfiguration für die E-Mails auf und scrollen Sie in den  Importoptionen zum Bereich Zusätzliche Optionen auf. Geben Sie hier die Dateiformate ein, die Sie sperren möchten. Digitale Visitenkarten haben beispielsweise das Format „vcf.“. Logos liegen meist als Bildformate wie JPG, GIF oder PNG vor:  

 

Geben Sie in der Ablagekonfiguration von Connect to Ooutlook die Dateiformate ein, die Sie sperren möchten

 

Wichtig ist, dass Sie die maximale Größe der zu sperrenden Datei angeben. Die Standard-Einstellung 150 KB ist ein alltagserprobter Wert, um die Firmenlogos auszuschließen. Wenn Sie keine Größenbeschränkung eingeben, werden alle Bilddateien gesperrt. Auch möglicherweise wichtige Anhänge wie Fotos werden dann von der Ablage ausgenommen.

 

 

Topics: E-Mail-Management, Erfassen & Ablegen

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