Durch automatisches Indexieren sparen Sie viel Zeit. Die manuelle Eingabe entfällt und die Indexdaten sind konsistent. Im DocuWare Windows Client hat Recognition für die automatische Indexierung im Briefkorb gesorgt. Mit dem aktuellen DocuWare Web Client und einer Import-Konfiguration lassen sich die Dokumente schon beim Scannen und Importieren indexieren, zudem haben Sie heute deutlich mehr Möglichkeiten, die Ablage zu automatisieren.
Wie schon mit Recognition können Sie auch mit einer Import-Konfiguration die Dateieigenschaften von allen Formaten für die Indexierung verwenden. Auch die Indexierung und Trennung von Dokumenten per Text- und Barcodeerkennung ist möglich. Der Vorteil ist jedoch: Eine Import-Konfiguration verwendet dafür das gängige PDF-Format anstatt TIFF. Und im Unterschied zu Recognition kann eine Import-Konfiguration die Dokumente direkt in ein Archiv ablegen.
Viele Dokumente schnell indexieren
Gerade wenn viele gleichartige Dokumente eingescannt und indexiert werden müssen, nimmt Ihnen eine Import-Konfiguration eine Menge Arbeit ab. Für die Einrichtung einer Import-Konfiguration ist es am einfachsten, zunächst ein Beispieldokument zu scannen, das Sie im Standardbriefkorb ablegen. Dann öffnen Sie die DocuWare Konfiguration und erstellen eine neue Import-Konfiguration.
Hier können Sie festlegen, an welchen Positionen Indexinformationen auszulesen sind. Dazu ziehen Sie einfach mit der Maus Rechtecke auf dem Dokument auf, die Sie dann mit den Feldern des Archivs verknüpfen. Damit können Sie beispielsweise die Lieferscheinnummer bei Lieferscheinrückläufern auslesen und für die Indexierung und spätere Suche des Dokuments verwenden.
Bei der Konfiguration der Indexierung unterstützt Sie ein grafischer Assistent.
Nicht immer ist der auszulesende Bereich an einer festen Position zu finden. So steht zum Beispiel die Gesamtsumme einer Rechnung meist an unterschiedlichen Stellen in den Dokumenten. In diesem Fall verwenden Sie einen Anker. Einen Anker verbinden Sie dann mit einem Text, der eine feste Position zum gewünschten Text hat. Bei der angesprochenen Rechnung könnte das der Text „Rechnungsbetrag“ sein.DocuWare wird später dann zunächst den Ankertext auf dem Dokument suchen und von diesem Text ausgehend den Text auslesen.
Natürlich können Sie auch Barcodes zur Indexierung nutzen. Außerdem lässt sich in einer Import-Konfiguration zum Beispiel ein Briefbogen hinter das Dokument legen, die PDF-Datei kann elektronisch signiert sowie das Speicherziel festgelegt werden.
Das richtige Modell für Sie
Mit der Basis-Funktionalität einer Import-Konfiguration können Sie bereits Dokumente mit Dateieigenschaften indexieren und direkt in einem Briefkorb oder Archiv ablegen. Mit der Zusatzlizenz „DocuWare Barcode & Forms“ lassen sich Dokumente, die Sie mit DocuWare Scanner gescannt haben, mithilfe der Text- und Barcodeerkennung automatisch indexieren. Und mit der Zusatzlizenz „DocuWare Import“ können Sie all dies sogar über einen Netzwerkscanner erledigen.