Automatisierung bringt den größten Nutzen, wenn ihre Ergebnisse zuverlässig sind. Deshalb ist die Validierung ein wichtiger Bestandteil von Intelligent Document Processing – insbesondere dann, wenn die KI keine eindeutige Entscheidung treffen kann. Die neue Funktion IDP-Validierung im DocuWare Web Client macht diesen Schritt der Qualitätssicherung einfacher.
Anwender können Dokumente direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung prüfen und validieren, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Das macht den gesamten Workflow effizienter und stellt sicher, dass nur verlässliche Ergebnisse an nachgelagerte Prozesse weitergegeben werden.
Inhalt:
Validierung mit DocuWare IDP: Warum sie so wichtig ist
DocuWare IDP nutzt künstliche Intelligenz, um Dokumentinhalte zu verstehen, Dokumenttypen zu erkennen und relevante Informationen zu extrahieren, und ermöglicht damit die Automatisierung vieler Dokumentenprozesse.
Manchmal stößt die Automatisierung jedoch an ihre Grenze: Schlechte Scanqualität, ungewöhnliche Dokumentformate oder komplexe Inhalte können die Erfassung beeinträchtigen mit Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse, zum Beispiel Freigabeworkflows. Umso wichtiger ist eine effiziente Möglichkeit, Ergebnisse schnell zu prüfen und bei Bedarf korrigieren zu können, ohne den automatisierten Prozess unnötig aufzuhalten.
Hier kommt die IDP-Validierung ins Spiel. Ist der so genannte Confidence Score, also der Grad der Zuverlässigkeit des IDP-Ergebnisses, niedrig, kann eine gezielte manuell Prüfung erfolgen. Auf diese Weise bleiben Genauigkeit und Zuverlässigkeit hoch, während sich der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduzieren lässt. Liegt beispielsweise der Confidence Score einer Rechnung unter dem definierten Grenzwert, kann ein Anwender Angaben wie Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag überprüfen, bevor das Dokument in den Freigabeprozess weitergeleitet wird.
Anwendungsfall: Fehler bei der Rechnungsfreigabe vermeiden
Teams in der Kreditorenbuchhaltung erhalten täglich eine große Anzahl an Rechnungen. Die meisten können ohne manuelles Eingreifen per DocuWare IDP automatisch erfasst und weiterverarbeitet werden. Nur bei einzelnen Dokumenten – etwa aufgrund einer schlechten Scanqualität – sind die erfassten Informationen möglicherweise nicht eindeutig oder zuverlässig. Mit der IDP-Validierung überprüfen Anwender die relevanten Rechnungsinformationen und korrigieren sie bei Bedarf , bevor die Rechnung in den Freigabeprozess übergeht. Der Confidence Score sorgst dafür, dass die manuelle Prüfung nur dort erfolgt, wo sie tatsächlich notwendig ist.
Ergebnis: Die IDP-Validierung sorgt für korrekte Daten von Anfang an. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die spätere Nachbearbeitung und Fehlerklärung.
IDP-Validierung direkt im DocuWare Web Client
Bisher konnten Validierungen nur in der DocuWare IDP Konfiguration oder der DocuWare IDP Monitoring-Umgebung durchgeführt werden. Anwender mussten dafür immer ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen, um Dokumente zu prüfen und freizugeben.
Die IDP-Validierung ist nun direkt in den DocuWare Web Client integriert. Anwender können einfach und effizient in ihrer vertrauten Nutzeroberfläche bleiben und erforderliche Prüfungen dort durchführen.
So funktioniert der neue Prozess
Sobald bei einem Verarbeitungsschritt eine manuelle Prüfung erforderlich ist, wird das entsprechende Dokument im Bereich IDP-Validierung im DocuWare Web Client angezeigt. Dort sehen Anwender alle Dokumente, die noch geprüft werden müssen.
Mit einem Klick auf ein Dokument öffnet sich die Validierungsansicht. Die vorgeschlagenen Ergebnisse können bestätigt oder korrigiert werden.
Die Validierung ist für drei zentrale Verarbeitungsschritte möglich:
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Dokumententrennung
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Dokumentenklassifizierung
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Datenextraktion
Sobald ein Dokument validiert wurde, wird es automatisch aus der Liste entfernt.
Hinweis: Nur Anwender mit dem Recht „DocuWare IDP konfigurieren“ sehen den Bereich IDP-Validierung im Web Client und können die IDP-Validierung nutzen.
Validierung: Prüfen Sie nur dort, wo es nötig ist
IDP-Validierung erkennt Dokumente, bei denen eine genauere Prüfung erforderlich ist. In der DocuWare IDP Konfiguration legen Sie für jeden Verarbeitungsschritt fest, ob eine Validierung erfolgen soll. Für die Dokumententrennung und Klassifizierung lassen sich Confidence Thresholds definieren, also Grenzwerte, ab wann eine manuelle Prüfung erforderlich wird.
Verfügbarkeit
Die IDP-Validierung im DocuWare Web Client ist bereits für DocuWare Cloud verfügbar. Für On-Premises-Installationen ist die Funktion derzeit nicht geplant.