So einfach wie Sie Mails aus Outlook in DocuWare archivieren, so leicht rufen Sie auch die gewünschten Mails aus Ihrem Archiv direkt in Outlook wieder auf. Die Schnellsuche macht es möglich.
Sie erhalten beispielsweise eine Mail von einem Kunden, der zum laufenden Projekt eine Frage hat. Da auch Ihre Kollegen mit dem Kunden zu tun haben, möchten Sie zunächst prüfen, welche Informationen der Kunde bereits erhalten hat.
Mit einem Klick lassen Sie sich dazu alle an ihn gesendeten und archivierten Mails anzeigen. So haben Sie sofort den Überblick über die gesamte Korrespondenz aus Ihrem Unternehmen mit dem Kunden.
Das praktische an der Schnellsuche: Die aus DocuWare bekannte Ergebnisliste erscheint direkt in Outlook und ist standardmäßig so sortiert, dass die aktuellsten Mails ganz oben angezeigt werden.
Und so wird’s konfiguriert:
Über das Menü im Web Client öffnen Sie die DocuWare Konfiguration. Klicken Sie dort auf „Connect to Outlook“ und erstellen eine neue Konfiguation vom Typ „Schnellsuche“.
Geben Sie der Konfiguration einen Namen und wählen das Archiv, in dem die gewünschten E-Mails abgelegt sind.
Zudem bestimmen Sie die Suchkriterien für die E-Mails, die über die Schnellsuche angezeigt werden sollen. Für das obige Beispiel sehen sie wie folgt aus:
- Damit nur die Mails an den gleichen Kontakt angezeigt werden, soll das DocuWare-Indexfeld „E-Mail“ den gleichen Wert enthalten wie der Absender der Mail, von der aus Sie die Schnellsuche ausführen. Dafür wählen Sie als Art des Suchbegriffs „E-Mail-Eigenschaft“ und den Eintrag „Absender-E-Mail-Adresse“.
- Um nur die von Ihrem Unternehmen ausgehenden Mails zu erhalten, ergänzen Sie als zweites Suchkriterium den festen Eintrag „Mail out“ in dem Indexfeld mit der Dokumentart.
- Geben Sie abschließend noch die Berechtigungen für die Schnellsuche ein. Alle Anwender mit Benutzerrecht können die Schnellsuche dann in Outlook verwenden. Mit Administratorrecht kann die Konfiguration der Schnellsuche bearbeitet, die Schnellsuche aber nicht ausgeführt werden.
In Outlook rufen Sie die Schnellsuche über das Kontextmenü zu einer Mail auf:
Falls Sie das Modul Connect to Outlook für die Intergation von Outlook in DocuWare noch gar nicht kennen: Bei DocuWare Cloud ist inklusive in jedem Paket dabei, für On-Premises Installationen ist es als Zusatzmodul erhältlich.
