Viele Unternehmen nutzen Papierformulare – ob intern oder im Kontakt mit Kunden und Partnern. Diese bewährten Vordrucke lassen sich leicht auch im digitalen Prozess verwenden, wobei das Formular natürlich seine grafischen Elemente behält. Zudem wird der Workflow mit Formularen deutlich beschleunigt.
Angenommen, ein Kunde oder Partner möchte sich für einen Service Ihrer Firma anmelden. Dafür haben Sie bisher ein Papierformular verwendet, das der Kunde ausgefüllt, eingescannt und zurückgeschickt hat, bevor Ihr Mitarbeiter wiederum eine Bestätigung ausgefüllt und zugesendet hat.
Diese Arbeitsschritte können Sie verkürzen. Binden Sie dazu das Papierformular folgendermaßen in den digitalen Workflow ein:
1. Scannen Sie das Originalformular ein, damit es als Bild oder PDF vorliegt. Der Vordruck kann übrigens auch mehrseitig sein.Tipp: Wenn Sie Word- oder Excel-Tabellen nutzen, klicken Sie im Office-Programm einfach auf „Speichern unter“, um die Tabelle als PDF abzulegen.
Das eingescannte Papierformular
2. Erstellen Sie ein Webformular. Um Formulare digital einzubinden, verwenden Sie das Modul DocuWare Forms. Listen Sie im Designer von DocuWare Forms die Felder des Papiervordrucks auf. Dieses Webformular füllt der Benutzer später im Browser aus:
3. Laden Sie den Scan von Ihrem Papierformular. Verknüpfen Sie die Elemente des Webformulars mit dem Papierformular. Wie dies im Detail geht, lesen Sie im DocuWare Knowledge Center: 
4. Nun kann der Kunde das Formular ausfüllen. Wenn das Formular fertig konfiguriert ist, mailen Sie dem Kunden einen Link, über den er das Formular im Browser öffnen, ausfüllen und an DocuWare zurück übermitteln kann. Bitte beachten Sie, dass Benutzer ohne eigenen DocuWare-Zugang nur mit DocuWare Cloud ein Formular in ein Archiv übermitteln können. 
Da für das Webformular das eingescannte Originalformular hinterlegt ist, wird die Anmeldung formvollendet im Aussehen des Papierformulars archviiert:
5. Das übermittelte Formular wird automatisch in der Liste eines Mitarbeiters angezeigt.- die entsprechende Listen-Konfiguration vorausgesetzt. Der Mitarbeiter kann die Anmeldung prüfen und weiterbearbeiten.
Tipp: Sie können auch mehrere Formularvorlagen wie etwa eine Anmeldung UND eine Bestätigung in DocuWare Forms hinterlegen. Beide Vorlagen werden dann mit den Eingaben des Benutzers automatisch ausgefüllt. So lässt sich bequem eine Bestätigung mailen - gleich aus dem DocuWare Client:
