Dokumente aus DocuWare lassen sich umgehend per E-Mail weiterleiten und mit Kollegen und Kunden teilen. Für schnelle und sichere Informationen bietet Ihnen DocuWare unterschiedliche Optionen.
Dokumente als Anhang versenden
Sie möchten mit einem Lieferanten Rechnungsdetails klären. Wählen Sie die fragliche Rechnung in Ihrer DocuWare Ergebnisliste oder auch Aufgabe aus und öffnen per Rechtsklick das Kontextmenü.
Über Senden leiten Sie das Dokument direkt als Anhang einer E-Mail weiter. Dies ist entweder im Originalformat möglich oder als PDF mit und ohne Anmerkungen, also mit und ohne den im Viewer angebrachten Stempeln, Kommentaren oder Notizen:
Sobald Sie eine der Optionen wählen, öffnet sich eine Ausgangsmail in Ihrem Standard-E-Mail-Client mit der entsprechend beigefügten Rechnung.
Auch mehrere Dokumente gleichzeitig in den Anhang einer Ausgangsmail zu befördern ist möglich: Markieren Sie die gewünschten Dokumente einer Ergebnisliste mit gedrückter Steuerungstaste und gehen vor wie oben beschrieben.
Dokumente als Link versenden
Dynamische Dokumente wie Protokolle werden dauernd aktualisiert. Sie jedes Mal neu an Kollegen zu verschicken, ist umständlich. Versenden Sie in diesem Fall den Hyperlink aufs Dokument. Über den Link öffnen alle Empfänger immer die neueste Version:
Darüber hinaus stellen Sie mit dem Link sicher, dass nur diejenigen auf das Dokument zugreifen können, die über die entsprechenden DocuWare-Rechte verfügen.
Auch bei sehr großen Dateien bietet sich ein Versand mit Link an, um den Speicherplatz der Postfächer nicht zu überlasten.
Link auf Ergebnisliste versenden
Wer sehr viele Dokumente mit einem Schlag im Team verteilen möchte, zum Beispiel alle Unterlagen zu einem Kunden oder Projekt, versendet am besten den Link auf die entsprechende Ergebnisliste.
Öffnen Sie dafür die Optionen und klicken Sie auf Ergebnisliste senden. Die Empfänger erhalten so eine stets aktuelle Sammlung aller Dokumente und die Speicherkapazität eines Postfachs kommt auch bei einem Dutzend Dokumente nicht an seine Grenzen. Wieder gilt: Nur wer auf die entsprechenden Rechte hat, kann die Dokumente öffnen und herunterladen.
Einzelne Seite versenden
Falls Sie lediglich eine Seite aus einem Dokument per Mail weiterleiten möchten, finden Sie diese Option im DocuWare Viewer. Navigieren Sie im Viewer auf die gewünschte Seite, wählen in der Werkzeugleiste den Befehl Senden > Seite senden und entscheiden noch, ob die Seite mit oder ohne Anmerkungen verschickt werden soll.