Mit eigenen Archiven für jeden Standort Ihres Unternehmens sind alle Dokumente nach Filialen getrennt und dabei in einem zentralen System verwaltet. Und mit jeder neuen Filiale skalieren Sie ganz einfach Ihr DocuWare System.
Inhalt:
- Ein System für alle Standorte
- Kosteneffizient für skalierende Unternehmen
- Dezentrale automatisierte Abläufe
- Wie Sie Archive für einen neuen Standort hinzufügen
Ein System für alle Standorte
Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten, wie zum Beispiel Autohäuser oder Handelsketten, ist es wichtig, alle Dokumente und Daten zentral zu verwalten. Auf der anderen Seite müssen Zugriffsmöglichkeiten strikt nach Filialen getrennt werden. Mit DocuWare haben Sie ein System für alle Standorte in einem Vertrag*. So können Sie neue Standorte in Betrieb nehmen, ohne sich über zusätzliche Komplexität beim Dokumenten-Handling Gedanken machen zu müssen.
Während jede Filiale über eigene Archive verfügt, lassen sich die benötigten Dokumente standortunabhängig und insbesondere von der Zentrale aus, schnell finden und abrufen. Durch passende Berechtigungen stellen Sie dabei sicher, dass sensible Daten geschützt sind. So kann beispielsweise der Vertriebsleiter auf die Rechnungen und Finanzberichte aller Standorte zugreifen, während ein lokaler Filialmitarbeiter nur Zugriff auf die Dokumente seiner Filiale hat. Mit DocuWare lassen sich auch Workflows und Genehmigungsprozesse über mehrere Standorte hinweg einrichten, um die Abläufe im gesamten Unternehmen zu optimieren.
Kosteneffizient für skalierende Unternehmen
Anders als bei anderen Systemen zahlen Sie mit DocuWare nur für die Anzahl der Benutzer und/oder den zugewiesenen Speicherplatz, nicht für die Anzahl der Standorte. Dieser Ansatz macht es Unternehmen leicht, ihr Filial-Netz auch kurzfristig für den saisonalen Betrieb zu erweitern, ohne das Budget zu strapazieren.
Dezentrale automatisierte Abläufe
Die Filialanbindung in DocuWare verbessert die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg, steigert die Dynamik und Effizienz von Unternehmen.
Beispiel Autohaus: Ein Verkäufer in der Niederlassung lädt einen Kaufvertrag inklusive Kreditanfrage in DocuWare hoch und startet damit den Freigabeprozess. Der zentrale Vertriebsleiter erhält er eine Benachrichtigung, den Kaufvertrag freizugeben. Ob von einem anderen Standort oder mobil per App, der Vertriebsleiter hat alle erforderlichen Unterlagen direkt im Zugriff, kann sie schnell prüfen und genehmigen. Dieser Echtzeit-Zugriff auf Dokumente ermöglicht schnelles Feedback und zügigen Geschäftsabschlüsse.
Wie Sie Archive für einen neuen Standort hinzufügen
Wie oben erwähnt, empfehlen wir für jeden Standort ein eigenes Archiv. Um ein solches Archiv für einen neuen Standort einzurichten, verwenden Sie einfach die Archivstruktur eines bereits vorhandenen Filialarchivs, duplizieren diese und passen die erforderlichen Zugriffsrechte an.
Öffnen Sie dazu das Modul „Archive“ in der DocuWare Konfiguration. Wählen Sie das Archiv aus, von dem Sie die Struktur kopieren möchten, und nutzen Sie die Option „Archiveinstellungen exportieren".
Archivübersicht innerhalb der DocuWare Konfiguration: Archiveinstellungen exportieren
Es wird eine XML-Datei erstellt und heruntergeladen. Um das neue Archiv zu erstellen, nutzen Sie die Option „Archiveinstellungen aus einer XML-Datei Importieren“ und wählen die XML-Datei aus.
Importieren von Archiveinstellungen per XML-Datei zur Erstellung eines neuen Archivs
Es öffnet sich der Assistent zum Anlegen von Archiven. Hier geben Sie nur einen Namen für das neue Archiv ein, alle anderen Einstellungen werden übernommen. Ist das Archiv erstellt, passen Sie nur noch die Zugriffsrechte an, um es für das Team des jeweiligen Standorts verfügbar zu machen.
Über die DocuWare Suchfunktion lassen sich Dokumente von jedem Standort aus sofort suchen und wiederfinden. Da die Archivstruktur für alle Standorte gleich ist, können Sie mit der Funktion „Suche über mehrere Archive“ auch standortübergreifend suchen.
Die Option „Suche über mehrere Archive“ steht immer an letzter Stelle in der Liste der Suchdialoge
* Rechtlicher Hinweis
Ein DocuWare System kann von Unternehmen genutzt werden, an denen das Mutterunternehmen mehr als 50% der Anteile hält (analog zum Konzernbegriff in § 290 ff HGB). Eine Nutzung durch andere der Gruppe nicht angehörige Unternehmen ist nicht gestattet.
