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3 Tipps für beste Ergebnisse mit Intelligent Indexing

Von Wiebke Bortnik • 26. April 2019
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Die automatische Dokumentindexierung erspart Ihnen monotone Dateneingabe, denn der Dienst erkennt automatisch Schlüsselinformationen in Dokumenten und nutzt sie zur Indexierung. Mit diesen Tipps zünden Sie den Turbo für die richtige Erfassung der Indexdaten. 

Intelligent Indexing basiert auf maschinellem Lernen. Wenn Sie bei der Ablage einen Indexwert ergänzen oder korrigieren, setzt der selbstlernende Dienst Ihr Feedback um und die Indexierungsqualität steigt mit jedem weiteren Dokument. 

Damit der Dienst bestmögliche Ergebnisse liefern kann, sollten Sie diese Tipps umsetzen: 

1. Klicken statt tippen

Intellligent Indexing lernt durch Ihre Korrektur. Grundsätzlich gilt dabei: Bei falsch oder nicht vollständig ausgelesenen Einträgen, sollten Sie Intelligent Indexing nicht über die Tastatur verbessern, sondern mit der Funktion One Click Indexing. Andernfalls verlernt der Service das Auslesen des Feldes aus dem Dokument und verlässt sich auch bei Folgedokumenten auf die manuelle Eingabe. 

Und so geht's: 

  • Klicken Sie im Ablagedialog in das unzureichend gefüllte Indexfeld – die Fundstelle des Indexeintrags im Dokument wird farblich hervorgehoben.  
  • Nun markieren Sie die richtige bzw. vollständige Textpassage im Dokument mit gedrückter Maustaste. Diese wird sofort in den Ablagedialog übertragen 
  • Sie legen das Dokument ab. Intelligent Indexing merkt sich durch die Korrektur nicht nur den richtigen Begriff, sondern auch dessen Position. Schon bei dem nächsten entsprechenden Dokument indexiert der clevere Service korrekt.  

2. Gute Auflösung - gute Ergebnisse

Die Treffsicherheit von Intelligent Indexing ist maßgeblich von der Lesbarkeit des Dokuments abhängig. Daher empfehlen wir für optimale Ergebnisse eine Dokument-Auflösung ab 300 dpi. Andernfalls können leicht sogenannte OCR-Fehler auftreten. Das bedeutet, die Maschine erkennt zum Beispiel "i" oder "!" statt "I" oder liest statt "w" zweimal "v". 

Auch bei solchen Fehlern ist es ratsam, den Eintrag mit One Click Indexing zu verbessern. Erst wenn die richtige Indexierung wieder nicht klappt, sollten Sie über die Tastatur manuell korrigieren. Kommt es häufig zu OCR-Fehlern, optimieren Sie am besten die Auflösung beziehungsweise die Scan-Einstellungen. 

3. Wie bei Kindern: Gar nicht erst etwas Falsches beibringen

Intelligent Indexing lernt von den Indexdaten eines Dokuments, wenn dieses abgelegt wird. Sind diese Indexdaten aber falsch, wird Intelligent Indexing beigebracht, falsche Werte zu extrahieren. 

Ein einfaches Beispiel: Drei Kollegen legen innerhalb eines DocuWare-Systems Dokumente ab. Der erste Kollege trägt in das Indexfeld „Rechnungsbetrag“ den Bruttobetrag von Rechnungen ein, der zweite Kollege trägt stattdessen den Nettobetrag ein und der dritte Kollege füllt das Feld gar nicht. In dieser Situation hat Intelligent Indexing keine Möglichkeit zu lernen, welche Werte als Indexdaten gewünscht werden. 

Außerdem sollten Sie wissen: Wurde ein Dokument mehrfach falsch durch Intelligent Indexing indexiert und abgelegt, müssen Sie die Korrektur des Eintrags entsprechend häufiger durchführen, um einen Lernerfolg zu erreichen. 

Und hier noch ein paar Tipps zur Konfiguration von Intelligent Indexing 

 
 

Topics: Tipps & Tricks, Indexierung

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