Ob bei Content Management-Systemen in der Verwaltung von Dokumenten und Dateien oder auch in der Software-Entwicklung zur Handhabung von Quelltexten: Auf eine Versionierung bzw. Versionsverwaltung kann heute kaum noch verzichtet werden. Hinter den beiden Begriffen verbirgt sich eine Funktionsweise zur Dokumenten-Erfassung und -Modifizierung, bei der jede Änderung die vorherige Variante des digitalen Dokuments im Archiv ersetzt, dabei aber gleichzeitig die Historie der einzelnen Versionen speichert. Somit können divergente Versionsstände genau unterschieden und einzelne Versionen jederzeit rekapituliert werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen ein System zur Versionsverwaltung im Einzelnen bietet und wie Sie den Prozess auch in Ihrem Unternehmen zur Effizienzsteigerung und nicht zuletzt zur Absicherung Ihrer Daten einsetzen können.
Was genau bedeutet Versionierung bzw. Versionsverwaltung?
Wie eingangs schon erwähnt, protokolliert die Versionsverwaltung alle Modifikationen, die an einer oder mehreren Dateien seit dem Zeitraum der Dokumentenspeicherung vorgenommen wurden. Um auch nach der Revision eines Dokuments zu jeder Zeit auf eine der vorherigen Versionsstände zurückgreifen zu können, speichert die Versionsverwaltung jede einzelne Variante der Datei mit einer Benutzerkennung sowie einem Zeitstempel. Daneben ist bei guten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.
Wichtige Dokumente, wie etwa Verträge oder Rechnungen, müssen jahrelang revisionssicher aufbewahrt werden, zum Beispiel aus steuerlichen oder versicherungstechnischen Gründen. Doch es ist im Unternehmensalltag gang und gäbe, dass sich Verträge ändern oder Rechnungen nachverhandelt werden. Damit daraus kein Chaos resultiert, bietet eine DMS Software die Möglichkeit der Versionierung von Dokumenten.
Versionierung macht alle Änderungen nachvollziehbar
Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen alle Details einer Änderung an Dokumenten und Dateien eindeutig nachvollziehbar sein. Dabei ist sicherzustellen, dass ausschließlich hierfür berechtigte Mitarbeiter solche Modifizierungen vornehmen können. Doch genauso wichtig ist es, noch Jahre später zu wissen, welche Mitarbeiter was und wann geändert haben.
Das traditionelle Dateisystem unter Windows überschreibt bei Änderungen das alte Dokument und ersetzt es damit komplett durch die revidierte Variante. Neue Versionen könnten vom Benutzer natürlich auch als komplett neue Dateien, etwa mit entsprechender Versionsnummer, gespeichert werden. Oft wird dabei vergessen, die erforderlichen Informationen zufriedenstellend zu protokollieren. Dadurch stellt sich zum Beispiel die Frage: Welche Versionen gibt es überhaupt?
Was sind die Vorteile einer Revisionierung?
Die automatische Versionierung in einem Dokumentenmanagement-System gewährleistet nicht nur die Revisionssicherheit von Geschäftsdokumenten, sie erleichtert auch wichtige Schritte im Arbeitszyklus einer Dokumentenänderung – vom Erstellen und Bearbeiten des Dokuments über das Prüfen und Freigeben bis hin zur Archivierung. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Sämtliche Änderungen eines jeden Benutzers sind von jedem am Prozess beteiligten Mitarbeiter direkt erkennbar – was die Zusammenarbeit im Änderungszyklus deutlich erleichtert. Allein schon deshalb, weil auch der aktuelle Stand eines Dokuments jederzeit ersichtlich ist.
Nehmen wir zum Beispiel den Entwurf eines Kaufvertrags: Ist er vom zuständigen Sachbearbeiter erstellt, pflücken die am Einkauf beteiligten Stellen den Vertrag in der Regel inhaltlich auseinander. Es gibt viele Anmerkungen und Streichungen, teilweise entstehen völlig neue Passagen. Jeder Kollege speichert den von ihm geänderten Entwurf lokal auf seinem Rechner und verschickt ihn dann per E-Mail an alle in die Kaufentscheidung involvierten Mitarbeiter. Dieser Zyklus wiederholt sich so lange, bis die finale Version steht. Dann ist aber kaum noch nachvollziehbar, wer was geändert hat. Und im Verlauf des Zyklus ist nur schwer zu erkennen, welches der vielen Dokumente auf dem aktuellen Stand ist.
Genau diese Probleme verhindert die Versionierung beziehungsweise Versionsverwaltung von digitalen Dokumenten. Auch gegen Datenverlust sichert sich das Unternehmen durch Versionierung der Dokumente ab. Es ist ausgeschlossen, dass aus Versehen ein Teil des Dokuments gelöscht wird oder gar das gesamte Dokument verloren geht, nur weil beispielsweise der PC des Users einen Defekt bekommt. Und der gemeinsame Zugriff von mehreren Bearbeitern auf ein Dokument erfolgt koordiniert und systematisch, sodass kein Versions-Chaos droht.
Manchmal werden Dokumente durch die Bearbeitung leider nicht besser. Die Folge ist, dass man gerne zu einer früheren Version zurückkehren oder eine Passage aus der ursprünglichen Version wieder einbauen möchte. Ohne eine Versionierung gibt es hierfür kaum eine Chance. Auch die Zusammenarbeit mit den übrigen Beteiligten am Änderungszyklus eines Dokuments wird ohne Versionierung früher oder später kompliziert und umständlich, nicht selten sogar chaotisch. Eine Versionsverwaltung lässt derartige Probleme hingegen gar nicht erst aufkommen.
Immer auf der sicheren Seite dank automatischer Versionierung
Anders als bei der manuellen kommen Sie bei der automatischen Versionierung noch einfacher und sicherer in den Genuss all dieser Vorteile – und nicht erst, wenn der Benutzer des Dokuments entscheidet, dass er seine Bearbeitung beendet hat, die so erstellte Dokumentenversion als neue Datei abspeichert und die Versionierung startet. Der User muss dazu eine Nummer oder sogar eine Kurzbeschreibung mitliefern, um die erstellte Version zu kennzeichnen. Weil nicht eindeutig erkennbar ist, ob ein Dokument noch bearbeitet wird oder nicht, bleibt ohne automatische Versionierung das Restrisiko, dass Änderungen unwissend überschrieben oder veraltete Versionen weiterbearbeitet werden. Dokumentenmanagement-Systeme dagegen regeln die Zusammenarbeit durch das automatische Versionsmanagement für ein Archiv eindeutig.
Das Prinzip dahinter ist einfach: Sobald ein Mitarbeiter ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten öffnet, wird es im Archiv gesperrt (Check out). Andere Mitarbeiter können das Dokument nur lesen, wenn es wieder gespeichert und damit freigegeben ist (Check in). Beim Speichern erhält das Dokument automatisch die neue Versionsnummer.
Wird ein Dokument im Archiv gesucht, zeigt etwa das System von DocuWare zunächst nur die neueste Version an. Um ältere Versionen anzusehen, ist ein Klick mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü nötig, wo dann die Dokument-Historie ausgewählt wird.
Basis für das Workflow-Management
Über ein entsprechendes Workflow-Management kann DocuWare auch dafür sorgen, dass bestimmte User, Rollen oder Abteilungen automatisch über die Änderung eines Dokuments informiert werden. Auch Freigabe- oder Prüfberechtigungen lassen sich definieren, um einmal erzeugte Versionsdokumente vollautomatisch und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen zu verteilen – zur Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme. Auch das beschleunigt die Abläufe im Unternehmen deutlich und verbessert die Informationsqualität nachhaltig.
Das Wichtigste an der Versionierung ist, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben und auch die immer wichtiger werdenden Compliance-Aspekte nachweislich eingehalten werden. Denn jede Änderung des Dokumentes ist nachvollziehbar – bis hin zum Benutzer, der sie vorgenommen hat. Weil für die User und für die Dokumente ganz spezifische Zugriffsrechte vergeben werden können, sind unberechtigte Änderungen absolut ausgeschlossen. Die automatisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflows sorgen für weitere rechtliche Sicherheit – wichtige Dokumente oder einzelne Passagen können dadurch nicht gelöscht werden.
Das Beste an der Versionierung ist aber: Unternehmen sind in der Lage, die Erstellung, Überarbeitung und Verteilung wichtiger Geschäftsdokumente automatisiert zu verwalten. Altbekannte Probleme durch Kunden oder Auftraggeber, die unwissentlich mit alten Versionen arbeiten, gehören endgültig der Vergangenheit an. Und Unternehmen gewinnen eine noch nie dagewesene Fähigkeit: Absolute Dokumentenkonsistenz und Stichwortgenauigkeit bei der Dokumentensuche. Auf die unbestreitbaren Vorzüge einer professionellen Versionsverwaltung sollte heute also kein Unternehmen mehr verzichten.
Häufige Fragen zur Versionierung
Was ist Versionierung?
Versionierung bezeichnet den Prozess, der es ermöglicht, sämtliche Änderungen an Dateien oder Dokumenten im Laufe der Zeit präzise nachzuverfolgen. Dieses Verfahren erlaubt auch das Betrachten verschiedener Zustände und Entwicklungsstadien bei Bedarf, wodurch die gesamte Historie transparent wird.
Warum ist Versionierung wichtig für die Dokumentenverwaltung?
Die Versionierung ist für die Dokumentenverwaltung von entscheidender Bedeutung, da sie alle Modifikationen an Dateien aufzeichnet und unterschiedliche Versionen speichert. Dies erlaubt das jederzeitige Zurückgreifen auf vorherige Varianten und eine transparente Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Besonders für Dokumente und Dateien, die rechtskonform archiviert werden müssen, ist die Versionierung daher unerlässlich.
Worin besteht der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung?
Der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung liegt darin, dass bei der manuellen Variante der Nutzer aktiv entscheidet, wann eine neue Version erzeugt und mit einer Markierung versehen wird. Dies birgt das Risiko von Überschreibungen oder der Verwendung veralteter Fassungen. Bei der automatischen Versionierung hingegen sperrt das Dokumentenmanagementsystem das Dokument automatisch während der Bearbeitung, vergibt eine neue Versionsnummer und erleichtert den Zugriff auf vorherige Versionen.
Wie kann die Versionierung von Dokumenten automatisiert werden?
Die automatisierte Versionsverwaltung ist eine Funktion, die in leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme integriert ist. In solchen Systemen können Dokumente beispielsweise während der Bearbeitung im Archiv gesperrt werden. Die bearbeitete Fassung erhält automatisch eine neue Versionsnummer, wodurch die Historie des Dokuments klar nachvollziehbar wird.
Was sind die Vorteile der Versionierung?
Die Vorzüge der Versionierung in einem Dokumentenmanagementsystem liegen in der Gewährleistung der revisionskonformen Aufbewahrung, der erleichterten Zusammenarbeit während des Änderungszyklus, der klaren Erkennbarkeit des aktuellen Dokumentenstatus, dem Schutz vor Datenverlust, der gezielten Rückkehr zu früheren Versionen und der Vermeidung von Versionschaos. Die Versionierung ermöglicht eine effiziente und transparente Bearbeitung von Dokumenten im Team.
Was ist der Unterschied zwischen einer Revision und einer Version?
Der Unterschied zwischen Revision und Version besteht darin, dass Revisionen einzelne Änderungen an einem Dokument protokollieren, während Versionen verschiedene Zustände des Dokuments im Laufe der Zeit speichern.
Was bedeutet Versionsverwaltung?
Versionsverwaltung bedeutet, dass alle Modifikationen an einer oder mehreren Dateien seit ihrer Speicherung dokumentiert werden. Sie gestattet den Zugang zu vorherigen Versionen mit Benutzerkennung und Zeitstempel. Die Versionierung von Dokumenten in einer DMS-Software erleichtert die revisionskonforme Aufbewahrung bedeutender Dokumente und verhindert die Unkenntlichmachung von Änderungen.
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