Schnell implementiert und einfach angepasst

Der Tennissport spielt in Bayern eine hervorragende Rolle – mit rund 300.000 Mitgliedern nimmt der Bayerische Tennis-Verband (BTV) hinter Fußball und Turnen Platz 3 unter den Sportfachverbänden ein. Durch den Einsatz eines Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System wird man den Anforderungen an eine transparente und effiziente Organisation durch schlanke und schnelle administrative Prozesse gerecht.Im Pandemiejahr 2020 stellte der BTV wichtige Weichen für die Zukunft: Die Verbandszentrale zog in ein neu erbautes Haus auf dem Gelände der TennisBase in Oberhaching bei München. Parallel zu dieser Modernisierung der Infrastruktur und der Zusammenführung von Sport und Verwaltung werden auch die organisatorischen Kräfte gebündelt. Entsprechend hat sich das Präsidium laut Geschäftsbericht 2020 für die kommenden Jahre das Ziel gesetzt, „die Strukturen effizienter zu gestalten, die Arbeitsabläufe zu verbessern sowie die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.“

Anpassung in Eigenregie

Dazu tragen die Workflows bei, mit denen der stellvertretende Leiter der Abteilung Finanzen und IT Christian von Freyburg die administrativen Prozesse neu gestaltet. Der Finanzcontroller setzt dabei auf eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung von DocuWare, die nach vierwöchiger Teststellung zum 1. Juli 2020 „scharf gestellt“ wurde. Die Entscheidung für die Cloud hat aus seiner Sicht den grundlegenden Vorteil, dass die Lösung besser kalkulierbar sei, da man über das gesamte Funktionsspektrum verfüge und beliebige weitere Module nutzen könne, ohne über zusätzliche Kosten, Installations- und Wartungsaufwand nachdenken zu müssen. Ein wichtiger Aspekt sind für ihn auch die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung, die er zum Teil auch ohne externe Unterstützung vornehmen kann.

Die vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare beruhen auf dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten. Prozesse, die in vielen Unternehmen und Organisationen in ähnlicher Form vorkommen, sind bereits in Workflows vorkonfiguriert und können in wenigen Schritten eingeführt werden. Schnittstellen und Integrationen in viele andere Anwendungen, beispielsweise die vom BTV genutzte DATEV-Buchhaltung, sind bereits vorhanden. So konnte der Prozess der Eingangsrechnungs-Bearbeitung schnell mit der Lösung umgesetzt werden.

Christian von Freyburg ist mit der Cloud-Lösung „sehr glücklich“. Die Performance stimmt, und die Transparenz über die Mittelverwendung ist jederzeit gegeben. „Früher dauerte der Rechnungs-Freigabeprozess oft bis zu drei Wochen, heute ist er in maximal einer Woche und in den meisten Fälle in zwei bis drei Tagen beendet.“

Den vollständigen Bericht „Schnell implementiert und einfach angepasst“ lesen Sie in dem Fachmagazin DIGITAL BUSINESS CLOUD 05/2021.