Die Arbeitswelt hat sich mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie seit Frühjahr 2020 massiv verändert. Das Homeoffice sowie flexibles, standortunabhängiges Arbeiten sind inzwischen in vielen Unternehmen etabliert und Teil der modernen Firmenkultur. Führungskräfte stehen in diesem Zusammenhang vor der Aufgabe, ihre Teams über große Entfernungen hinweg zu leiten und für eine konstruktive und produktive Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Welche Chancen und Herausforderungen dabei entstehen und wie sich Remote Leadership langfristig erfolgreich umsetzen lässt, lesen Sie in diesem Blogpost.
Übersicht:
- Was bedeutet Führen auf Distanz?
- Welche Herausforderungen bringt Führen auf Distanz mit sich?
- Wie können Führungskräfte eine konstruktive und produktive Arbeitskultur auf Distanz schaffen?
- Wie kann man als Führungskraft dazu beitragen, dass Mitarbeitende Engagement und Motivation auf Distanz behalten?
- Wie kann Kommunikation auf Distanz effektiv gestaltet werden?
- Technologische Aspekte für das Führen auf Distanz
- Fazit
Was bedeutet Führen auf Distanz?
Führen auf Distanz oder auch Remote Leadership bedeutet das Leiten von Mitarbeitenden, die physisch voneinander entfernt sind. Die einzelnen Team-Mitglieder befinden sich also an verschiedenen Orten und arbeiten virtuell zusammen. Gerade in international agierenden Unternehmen ist Führen auf Distanz schon lange zur Norm geworden. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung in der Arbeitswelt massiv verstärkt und beschleunigt. So gibt es mittlerweile zahlreiche Hybrid-Work-Modelle, dank derer Mitarbeitende flexibel entscheiden können, wann sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten möchten. Remote Leadership gehört daher mittlerweile in Unternehmen jedweder Größe zum Arbeitsalltag von Führungskräften. Sie haben die Aufgabe, über die Entfernung hinweg ein wertschätzendes Umfeld zu schaffen, das Team-Gefüge zu stärken und gute Arbeitsergebnisse zu gewährleisten.
Welche Herausforderungen bringt Führen auf Distanz mit sich?
Wer remote führt, sieht Mitarbeitende in der Regel nur selten persönlich. Insbesondere Führungskräfte, die zuvor die Zusammenarbeit im Büro gewohnt waren, stehen daher gerade zu Beginn vor neuen Herausforderungen. Diese entstehen unter anderem in folgenden Bereichen:
Führungskompetenz und persönliche Einstellung
Für das erfolgreiche Führen auf Distanz müssen sich Führungskräfte über ihre Rolle und ihr eigenes Verständnis von Führung bewusst sein. Dazu kommen notwendige Fähigkeiten, wie eine klare Kommunikation im hybriden Arbeitsumfeld sowie technische Skills.
Als Führungskraft ist es entscheidend, richtig zu delegieren und das geeignete Maß zu finden, um remote arbeitende Teams zu leiten, ohne jedoch Freiheiten und wichtige Konzentrationsphasen einzuschränken. Den fehlenden persönlichen Kontakt durch ein Übermaß an Videokonferenzen zu kompensieren und ins Mikromanagement zu driften, helfen an dieser Stelle nicht weiter und ziehen unnötigen Stress oder ein Überwachungsgefühl bei den Mitarbeitenden nach sich.
Technische Ausstattung, Strukturen und Prozesse
Die zunehmende Flexibilität und eine reine digitale Zusammenarbeit können zu unklaren Prozessen im Team führen. Als Führungskraft ist es daher notwendig, die entsprechenden Strukturen zu schaffen, für Klarheit in Prozessen zu sorgen und Unsicherheiten im Team zu reduzieren. Auch eine angemessene technische Ausstattung in Form von Hard- und Software ist für die virtuelle Zusammenarbeit unerlässlich. Andererseits kann die Abhängigkeit von digitalen Tools und deren Verfügbarkeit sowie die Risiken im Bereich Datenschutz einen Nachteil der Führung auf Distanz darstellen. Erfolgt die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern und Vorgesetzten primär auf dem Schriftweg, können zusätzlich Verständnisprobleme die Zusammenarbeit erschweren.
Kulturelle Unterschiede und verschiedene Charaktere
Flexible Arbeitsmodelle gehen häufig mit der Globalisierung von Unternehmen einher. Ohne räumliche Einschränkungen können sich Team-Mitglieder über verschiedene Städte oder Länder verteilen. Einerseits ist das ein Gewinn für die Teams, da diese Studien zufolge umso kreativer und leistungsfähiger sind, je heterogener sie zusammengesetzt sind. Andererseits bedeutet die räumliche Trennung für Führungskräfte, mit den Unterschieden und Einschränkungen hinsichtlich Sprache, Kultur und Zeitzonen zurechtkommen zu müssen.
Zusammenhalt im Team und psychische Gesundheit
Beziehungsarbeit und das aktive Gestalten einer motivierenden Arbeitsatmosphäre im Team ist ein zentraler Aspekt von Remote Leadership. Es fehlen schließlich nicht nur persönliche Meetings, sondern auch der spontane Treff an der Kaffeemaschine oder der kurze Austausch zwischen Bürotür und -angel. Um die Arbeitsbeziehung zu Mitarbeitenden zu pflegen sowie die Team-Dynamik unter den Kollegen aufzubauen und zu erhalten, müssen Führungskräfte umdenken.
Darüber hinaus gilt es, die psychische Gesundheit – sowohl die eigene als auch die der Mitarbeitenden – im Auge zu behalten. Für viele verbessert sich zwar die Work-Life-Balance durch Hybrid-Work-Konzepte, allerdings können Stress, Isolation, Überforderung und eine schwindende Grenze zwischen Berufs- und Privatleben die Folge sein.
Wie können Führungskräfte eine konstruktive und produktive Arbeitskultur auf Distanz schaffen?
Die richtige Kombination aus Struktur und Planung stärkt in der virtuellen Zusammenarbeit nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern sorgt auch dafür, dass jeder Mitarbeitende weiß, was zu tun ist und welche Ziele erreicht werden sollen. Hier gilt es, den Workload in klare überschaubare Aufgaben einzuteilen und für jeden Task das gewünschte Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Deadlines zu definieren, um effizient zu delegieren und das eigenverantwortliche Arbeiten im Team zu ermöglichen. Das erfordert ebenfalls die Bereitstellung aller Ressourcen sowie ein offenes Ohr bei Fragen und Problemen.
Des Weiteren empfiehlt sich ein ausgewogener Mix aus asynchroner und synchroner Kommunikation. Asynchrone Zeiten sind notwendig für das störungsfreie und konzentrierte Abarbeiten von Aufgaben. Synchrone Zeiten hingegen, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen.
Wichtig: Performance lässt sich nicht über Anwesenheit definieren. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden die Freiheit geben, ihre Zeit und Arbeit neben festen Terminen frei einzuteilen. Auf diese Weise kann jedes Team-Mitglied zu den individuell produktiven Zeiten arbeiten und konzentriert in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse liefern. Vertrauen, dass die Aufgaben termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt werden, ist hier der Schlüssel.
Wie kann man als Führungskraft dazu beitragen, dass Mitarbeitende Engagement und Motivation auf Distanz behalten?
Auch beim Führen auf Distanz gilt: Führungskräfte müssen gegenüber ihrem Team die Karten offenlegen. Gerade in virtuellen Teams sollten Entscheidungen und Handlungen für alle Mitarbeitende stets transparent und nachvollziehbar sein. Zusätzlich gilt es, Mitarbeitende aktiv in Entscheidungsprozesse einzubinden und deren Stärken zu erkennen und entsprechend einzusetzen.
Bei aller Struktur und Planung darf das menschliche Wohlbefinden im virtuellen Team nicht zu kurz kommen. Regelmäßige Pausen sowie – falls möglich – ein pünktlicher Feierabend sind Pflicht, um Überforderung und Stress entgegenzuwirken. An dieser Stelle hat das Thema Empathie ebenfalls Priorität – beispielsweise bei einem neuen Team-Mitglieds, das den Anschluss noch nicht gefunden hat. Individuelle Situationen im Blick behalten und mit dem angebrachten Verständnis begegnen, ist hier unerlässlich.
Auch die zwischenmenschlichen Interaktionen innerhalb des Teams müssen nicht darunter leiden, dass man sich nicht jeden Tag persönlich sieht. Führungskräfte können ihr Team regelmäßig zu persönlichen Gesprächen einladen, die sich nicht auf fachliche Themen beschränken, oder sie verlagern Team-Building-Aktivitäten in den virtuellen Raum – beispielsweise in Form eines Online-Spieleabends, um eine konstruktive und produktive Arbeitskultur im Zuge des digitalen Wandels zu schaffen.
Wie kann Kommunikation auf Distanz effektiv gestaltet werden?
Gerade in hybriden Arbeitsmodellen sehnen sich die Mitarbeitenden verstärkt nach Sicherheit, Orientierung und Bindung. Eine transparente und offene Kommunikation ist dabei das A und O.Die folgenden Kommunikationstipps unterstützen dabei:
- Aktiv nachfragen und gut zuhören.
- Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren – ein stetiger Informationsfluss ist wichtig, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen einzubeziehen. Das gilt vor allem bei wichtigen Entscheidungen.
- Ob tägliches Stand-up-Meeting am Morgen oder ein Recap zum Feierabend – um auch auf Distanz ein erfolgreiches Kommunikationsniveau und Routinen zu schaffen, können Führungskräfte bestehende Strukturen aus der physischen Zusammenarbeit ins Digitale übertragen.
- Eine offene (virtuelle) Tür lässt Raum für spontane Rückfragen, Probleme und kurzfristige Absprachen.
- Regelmäßige Einzelgespräche führen – beispielsweise monatlich. Hier sollte Platz für fachliche und private Inhalte sein.
- Calls ankündigen oder regelmäßige Meetings ansetzen – so fühlen sich Mitarbeitende nicht überwacht, sondern können sich entsprechend vorbereiten und entwickeln Vertrauen.
Technologische Aspekte für das Führen auf Distanz
Es kommt nicht nur auf eine starke Internet-Verbindung an. Die Grundlage für ein effizientes Führen auf Distanz bilden die richtigen Tools, um möglichst identische Bedingungen wie am Arbeitsplatz im Büro zu schaffen.
Neben der Ausstattung der Mitarbeitenden mit der entsprechenden Hardware sind Kommunikationstools essenziell. Damit arbeiten sie nicht nur in der Cloud, was Kontakt und Zusammenarbeit mit externen Teams, Partnern und Kunden verbessert, Führungskräfte können sich zudem über aktuelle Fortschritte in den Projekten ihrer Mitarbeitenden informieren.
Um sicherzustellen, dass jeder in den jeweiligen Projekten auf demselben Stand ist und keine wichtigen Aufgaben untergehen, empfiehlt sich die gemeinsame Nutzung von Planungstools. So lassen sich Aufgaben, Ziele und alle relevanten Informationen an einem Ort und einfach für alle zuständigen Mitarbeitenden freigeben.
Ein cloudbasiertes DMS unterstützt dabei, auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf alle relevanten unternehmensinternen Dokumente und Informationen zu haben, diese zu bearbeiten, zu teilen und zur Freigabe weiterzuleiten.
Die Auswahl der richtigen Tools und Technologien variieren zwar von Unternehmen zu Unternehmen, trotzdem sollten sich Führungskräfte bei der Suche folgende Fragen stellen, um die richtige Entscheidung zu treffen:
- Wie wählt man Remote-Tools, mit denen die Arbeit wie im Büro fortgesetzt werden kann?
- Welche Kanäle für Videokonferenzen und asynchrone Kommunikation sind zu wählen?
- Inwiefern ist die zu nutzende Cloud verlässlich?
- Wie lässt sich die Datensicherheit gewährleisten?
Fazit
Führen auf Distanz erfordert keinen komplett neuen Führungsstil, sondern die Erweiterung der eigenen Kompetenzen sowie eine erhöhte Anpassungsfähigkeit. Eine starke, transparente Kommunikation und die geeigneten Technologien sorgen zudem für ein konstruktives und produktives Arbeitsumfeld, in dem auch Motivation und Team-Zusammenhalt nicht zu kurz kommen.
