Führen auf Distanz: Virtuelle Teams und Mitarbeitende führen

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Die Flexibilität des Homeoffice und die Vorzüge des standortunabhängigen Arbeitens sind mittlerweile in vielen Unternehmenskulturen fest verankert. Führungskräfte stehen in diesem Zusammenhang vor der Aufgabe, ihre Teams über große Entfernungen hinweg zu leiten und gleichzeitig für eine konstruktive und produktive Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Welche Chancen und Herausforderungen dabei entstehen und wie sich Remote Leadership langfristig erfolgreich umsetzen lässt, lesen Sie in diesem Blogpost.  

Übersicht:

• Was bedeutet Führen auf Distanz? 
• Welche Herausforderungen bringt Führen auf Distanz mit sich? 
• Welche Voraussetzungen müssen Mitarbeitende mitbringen?
• So schaffen Führungskräfte eine konstruktive und produktive Arbeitskultur
• 10 Top-Tipps für das Führen auf Distanz
• Fazit

Was bedeutet Führen auf Distanz?

Führen auf Distanz oder auch Remote Leadership bedeutet, Mitarbeitende zu führen, die räumlich voneinander getrennt sind. Die einzelnen Teammitglieder befinden sich also an verschiedenen Orten und arbeiten virtuell zusammen. Gerade in international agierenden Unternehmen ist Führen auf Distanz längst zur Norm geworden. So gibt es mittlerweile zahlreiche Hybrid-Work-Modelle, dank derer Mitarbeitende flexibel entscheiden können, wann sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten möchten. Remote Leadership gehört daher mittlerweile in Unternehmen jedweder Größe zum Arbeitsalltag von Führungskräften. Sie haben die Aufgabe, über die Entfernung hinweg ein wertschätzendes Umfeld zu schaffen, den Teamzusammenhalt zu stärken und gute Arbeitsergebnisse zu gewährleisten. 

Welche Herausforderungen bringt Führen auf Distanz mit sich? 

Wer remote führt, sieht Mitarbeitende in der Regel nur selten persönlich. Insbesondere Führungskräfte, die zuvor die Zusammenarbeit im Büro gewohnt waren, stehen daher gerade zu Beginn vor neuen Herausforderungen. Diese entstehen unter anderem in folgenden Bereichen:  

Führungskompetenz und persönliche Einstellung 

Das erfolgreiche Führen auf Distanz setzt voraus, dass sich Führungskräfte ihrer Rolle und ihres eigenen Führungsverständnisses bewusst sind. Dazu kommen notwendige Fähigkeiten, wie eine klare Kommunikation im hybriden Arbeitsumfeld sowie technische Skills. 

Als Führungskraft ist es entscheidend, richtig zu delegieren und das geeignete Maß zu finden, um remote arbeitende Teams zu leiten, ohne jedoch Freiheiten und wichtige Konzentrationsphasen einzuschränken. Den fehlenden persönlichen Kontakt durch ein Übermaß an Videokonferenzen zu kompensieren und ins Mikromanagement zu driften, helfen an dieser Stelle nicht weiter und ziehen unnötigen Stress oder ein Überwachungsgefühl bei den Mitarbeitenden nach sich.  

Technische Ausstattung, Strukturen und Prozesse 

Die zunehmende Flexibilität und eine reine digitale Zusammenarbeit können zu unklaren Prozessen im Team führen. Als Führungskraft ist es daher notwendig, die entsprechenden Strukturen zu schaffen, für Klarheit in Prozessen zu sorgen und Unsicherheiten im Team abzubauen. Auch eine angemessene technische Ausstattung in Form von Hard- und Software ist für die virtuelle Zusammenarbeit unerlässlich. Andererseits können die Abhängigkeit von digitalen Tools und deren Verfügbarkeit sowie die Risiken im Bereich des Datenschutzes einen Nachteil der Führung auf Distanz darstellen. Erfolgt die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten überwiegend schriftlich, können zusätzlich Verständnisprobleme die Zusammenarbeit erschweren. 

Kulturelle Unterschiede und verschiedene Charaktere 

Flexible Arbeitsmodelle gehen häufig mit der Globalisierung von Unternehmen einher. Ohne räumliche Einschränkungen können sich Teammitglieder über verschiedene Städte oder Länder verteilen. Einerseits ist das ein Gewinn für die Teams, da diese Studien zufolge umso kreativer und leistungsfähiger sind, je heterogener sie zusammengesetzt sind. Andererseits bedeutet die räumliche Trennung für Führungskräfte, dass sie mit den Unterschieden und Einschränkungen hinsichtlich Sprache, Kultur und Zeitzonen zurechtkommen müssen.  

Zusammenhalt im Team und psychische Gesundheit 

Beziehungsarbeit und das aktive Gestalten einer motivierenden Arbeitsatmosphäre im Team sind zentrale Aspekte von Remote Leadership. Es fehlen schließlich nicht nur persönliche Meetings, sondern auch der spontane Treff an der Kaffeemaschine oder der kurze Austausch zwischen Bürotür und -angel. Um die Arbeitsbeziehung zu Mitarbeitenden zu pflegen sowie die Teamdynamik unter den Kollegen aufzubauen und zu erhalten, müssen Führungskräfte umdenken.  

Darüber hinaus gilt es, die psychische Gesundheit – sowohl die eigene als auch die der Mitarbeitenden – im Auge zu behalten. Zwar verbessern hybride Arbeitskonzepte für viele die Work-Life-Balance, allerdings können Stress, Isolation, Überforderung und eine schwindende Grenze zwischen Berufs- und Privatleben die Folge sein.    

Welche Voraussetzungen müssen Mitarbeitende mitbringen?

Erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice erfordert von den Mitarbeitenden spezifische Kompetenzen und Eigenschaften, die es ihnen ermöglichen, auch ohne direkte physische Präsenz im Büro effektiv und produktiv zu sein. Hier sind einige wichtige Voraussetzungen, die Mitarbeitende mitbringen müssen, um Führung auf Distanz überhaupt möglich zu machen:

1. Medienkompetenz: Alle Teammitglieder sollten über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um digitale Medien und Tools effektiv nutzen zu können. Dazu gehören beispielsweise Videokonferenzsysteme, Projektmanagement-Tools und Dokumentenmanagementsysteme, die für die Arbeit in einem virtuellen Umfeld erforderlich sind.
2. Eigeninitiative: Da die direkte Anleitung durch Vorgesetzte im Homeoffice oft eingeschränkt ist, ist Eigeninitiative eine entscheidende Eigenschaft. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und ihre Arbeit zu organisieren.
3. Verantwortungsbewusstsein: Mitarbeitende mit einem großen Verantwortungsbewusstsein erledigen ihre Aufgaben fristgerecht und in hoher Qualität. Das beinhaltet die Einhaltung der Arbeitszeiten, die Kommunikation über den Fortschritt ihrer Aufgaben sowie die rechtzeitige Abstimmung bei Problemen oder Hindernissen.
4. Bereitschaft zur Weiterbildung: Da die Arbeit im Homeoffice den Einsatz digitaler Technologien erfordert, sollten Mitarbeitende bereit sein, sich kontinuierlich weiterzubilden und ihre digitalen Kompetenzen zu verbessern. Dies kann die Teilnahme an Schulungen, Workshops oder Online-Kursen umfassen, um den effektiven Einsatz digitaler Tools zu erlernen oder zu vertiefen.
5. Innere Motivation zur Nutzung digitaler Technologien: Nicht zuletzt müssen Mitarbeitende für den Einsatz neuer Tools und Plattformen offen sein. Eine positive Einstellung gegenüber digitalen Medien erleichtert nicht nur die Integration in den Arbeitsalltag, sondern fördert auch die Effizienz und Produktivität im Homeoffice.

So schaffen Führungskräfte eine konstruktive und produktive Arbeitskultur 

Eine solide Basis zählt

Die richtige Kombination aus Struktur und Planung stärkt in der virtuellen Zusammenarbeit nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern sorgt auch dafür, dass jeder Mitarbeitende weiß, was zu tun ist und welche  Ziele erreicht werden sollen. Hier gilt es, den Workload in klare überschaubare Aufgaben einzuteilen und für jeden Task das gewünschte Ergebnis, Verantwortlichkeiten und Deadlines zu definieren, um effizient zu delegieren und das eigenverantwortliche Arbeiten im Team zu ermöglichen. Das erfordert ebenfalls die Bereitstellung aller Ressourcen sowie ein offenes Ohr bei Fragen und Problemen.  

Des Weiteren empfiehlt sich ein ausgewogener Mix aus asynchroner und synchroner Kommunikation. Asynchrone Zeiten sind notwendig für das störungsfreie und konzentrierte Abarbeiten von Aufgaben. Synchrone Zeiten hingegen, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen. 

Wichtig: Performance definiert sich nicht über Anwesenheit. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitenden die Freiheit geben, ihre Zeit und Arbeit neben festen Terminen frei einzuteilen. Auf diese Weise kann jedes Teammitglied zu den individuell produktiven Zeiten arbeiten und konzentriert in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse liefern. Das Vertrauen, dass die Aufgaben termingerecht und qualitativ hochwertig erledigt werden, ist hier der Schlüssel.  

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Engagement und Motivation auf Distanz fördern

Auch beim Führen auf Distanz gilt: Führungskräfte müssen gegenüber ihrem Team die Karten offenlegen. Gerade in virtuellen Teams sollten Entscheidungen und Handlungen für alle Beteiligten stets transparent und nachvollziehbar sein. Zusätzlich gilt es, Mitarbeitende aktiv in Entscheidungsprozesse einzubinden und deren Stärken zu erkennen und entsprechend einzusetzen. 

Bei aller Struktur und Planung darf das menschliche Wohlbefinden im virtuellen Team nicht zu kurz kommen. Regelmäßige Pausen sowie – wann immer möglich – ein pünktlicher Feierabend sind Pflicht, um Überforderung und Stress entgegenzuwirken. An dieser Stelle hat das Thema Empathie ebenfalls Priorität – beispielsweise bei einem neuen Teammitglieds, das den Anschluss noch nicht gefunden hat. Individuelle Situationen im Blick behalten und mit dem angebrachten Verständnis begegnen, ist hier unerlässlich.

Auch die zwischenmenschlichen Interaktionen innerhalb des Teams müssen nicht darunter leiden, dass man sich nicht jeden Tag persönlich sieht. Führungskräfte können ihr Team regelmäßig zu persönlichen Gesprächen einladen, die sich nicht auf fachliche Themen beschränken, oder sie verlagern Teambuilding-Aktivitäten in den virtuellen Raum – beispielsweise in Form eines Online-Spieleabends, um eine konstruktive und produktive Arbeitskultur im Zuge des digitalen Wandels zu schaffen.

Digitale Kommunikation effizient gestalten

• Aktiv nachfragen und gut zuhören. 
• Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren – ein stetiger Informationsfluss ist wichtig, um alle Mitarbeitenden gleichermaßen einzubeziehen. Das gilt vor allem bei wichtigen Entscheidungen. 
• Ob tägliches Stand-up-Meeting am Morgen oder ein Recap zum Feierabend – um auch auf Distanz ein erfolgreiches Kommunikationsniveau und Routinen zu schaffen, können Führungskräfte bestehende Strukturen aus der physischen Zusammenarbeit ins Digitale übertragen. 
• Eine offene (virtuelle) Tür lässt Raum für spontane Rückfragen, Probleme und kurzfristige Absprachen.  
• Regelmäßige Einzelgespräche führen – beispielsweise monatlich. Hier sollte Platz für fachliche und private Inhalte sein.  
• Calls ankündigen oder regelmäßige Meetings ansetzen – so fühlen sich Mitarbeitende nicht überwacht, sondern können sich entsprechend vorbereiten und Vertrauen entwickeln. 

Die Wahl der richtigen Tools 

Es kommt nicht nur auf eine starke Internetverbindung an. Die Grundlage für ein effizientes Führen auf Distanz bilden die richtigen Tools, um möglichst identische Bedingungen wie am Arbeitsplatz im Büro zu schaffen.  

Neben der Ausstattung mit der entsprechenden Hardware sind Kommunikationstools essenziell. Damit arbeiten sie nicht nur in der Cloud, was Kontakt und Zusammenarbeit mit externen Teams, Partnern und Kunden verbessert, Führungskräfte können sich zudem über den aktuellen Stand der Projekte ihrer Mitarbeitenden informieren. 

Um sicherzustellen, dass jeder in den jeweiligen Projekten auf demselben Stand ist und keine wichtigen Aufgaben untergehen, empfiehlt sich die gemeinsame Nutzung von Planungstools. So lassen sich Aufgaben, Ziele und alle relevanten Informationen an einem Ort und einfach für alle zuständigen Mitarbeitenden freigeben. 

Ein cloudbasiertes DMS unterstützt dabei, auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf alle relevanten unternehmensinternen Dokumente und Informationen zu haben, diese zu bearbeiten, zu teilen und zur Freigabe weiterzuleiten.  

Die Auswahl der richtigen Tools und Technologien variiert zwar von Unternehmen zu Unternehmen, trotzdem sollten sich Führungskräfte bei der Suche folgende Fragen stellen, um die richtige Entscheidung zu treffen: 

• Welche Remote-Tools ermöglichen eine nahtlose Fortführung der Arbeitsprozesse wie im Büro?
• Welche Plattformen eignen sich am besten für Videokonferenzen und asynchrone Kommunikation?
• Wie zuverlässig ist die ausgewählte Cloud-Lösung und inwieweit erfüllt sie die Anforderungen des Unternehmens?
• Welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Sicherheit sensibler Daten in der Cloud zu gewährleisten?

10 Top-Tipps für das Führen auf Distanz

Führung auf Distanz mag eine Herausforderung darstellen, bietet Ihnen aber auch die Chance, effektive Arbeitsmethoden zu etablieren und Ihr Team zu stärken. Wir haben Ihnen deshalb unsere zehn Top-Tipps für die Führung Ihrer Mitarbeitenden zusammengefasst:

1. Transparente Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder stets über Änderungen und Entscheidungen informiert sind. Eine offene Kommunikationskultur schafft Vertrauen und fördert das Engagement im Team.
2. Festlegung gemeinsamer Ziele: Definieren Sie klare und messbare Ziele, die das gesamte Team verfolgen kann, um Fokus und Orientierung zu gewährleisten. Gemeinsame Ziele stärken die Motivation und die Zusammenarbeit. 
3. Regelmäßige Check-Ins: Führen Sie regelmäßige Einzel- und Teambesprechungen durch, um den Fortschritt der verschiedenen Projekte im Auge zu behalten und Feedback zu geben. Regelmäßige Interaktionen fördern den Austausch von Informationen und Ideen sowie den Zusammenhalt.
4. Flexibilität ermöglichen: Berücksichtigen Sie die individuellen Bedürfnisse und Umstände Ihrer Teammitglieder und bieten Sie ihnen flexible Arbeitszeiten. Flexibilität ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, ihre Arbeit effizient zu erledigen und eine gute Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
5. Vertrauen aufbauen: Vermeiden Sie Mikromanagement. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Team seine Aufgaben eigenverantwortlich erledigt. Ein Vertrauensverhältnis zwischen Führungskraft und Teammitgliedern steigert die Selbstständigkeit und Eigeninitiative im Team.
6. Technische Unterstützung bieten: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über die notwendige Technik und Zugang zu relevanten Tools und Plattformen verfügen. Eine funktionierende technische Infrastruktur ist entscheidend für die reibungslose Zusammenarbeit im Homeoffice.
7. Förderung der Teamkultur: Investieren Sie in den Aufbau einer starken Teamkultur, auch digital, zum Beispiel durch virtuelle Teamevents oder informelle Treffen. 
8. Weiterbildung fördern: Bieten Sie Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten an, um die Fähigkeiten Ihres Teams kontinuierlich zu verbessern. Dies zeigt nicht nur Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitenden, sondern unterstützt zudem ihre berufliche Entwicklung.
9. Gesundheit im Fokus behalten: Achten Sie auf die physische und psychische Gesundheit Ihres Teams und bieten Sie Unterstützung an, beispielsweise mit Tipps zur Ergonomie im Homeoffice. Die Gesundheitsfürsorge ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Führung im Homeoffice.
10. Leistung anerkennen: Erkennen und belohnen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden regelmäßig, um Motivation und Engagement zu fördern. Diese Anerkennung stärkt das Selbstwertgefühl der Mitarbeitenden und trägt zur langfristigen Teammotivation bei.

Fazit

Führen auf Distanz erfordert zwar keinen komplett neuen Führungsstil, aber einen genauen Blick auf die eigenen Kompetenzen sowie Anpassungsfähigkeit. Mit transparenter Kommunikation, gemeinsamen Zielvereinbarungen und regelmäßigen Teambesprechungen schaffen Führungskräfte die richtige Basis für die Produktivität und Zusammenarbeit im Team. Flexibilität, technische Unterstützung und die Förderung der Teamkultur sind ebenfalls ausschlaggebende Faktoren.

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, profitiert Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft gleichermaßen von vielen Vorteilen, darunter eine bessere Work-Life-Balance, mehr Flexibilität und Effizienz.