Früher war bei der Walker Gruppe die Rechnungsprüfung ein zeitraubender Prozess. Seit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems profitieren alle Abteilungen des traditionsreichen Schweizer Käseproduzenten von effizienten Arbeitsabläufen in der Verwaltung.
„Für den Rechnungsfreigabeprozess wollten wir mehr Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit. In der herkömmlichen Form mit Papier war das nur mit erheblichem Aufwand möglich“, sagt Roland Steiner, CFO beim Lebensmittelgroßhändler und traditionsreichen Käseproduzent. Das Familienunternehmen mit Sitz in Bitsch und Geschäftsstellen in Zermatt und Martinach beliefert Hotels und Restaurants ebenso wie Großküchen in Spitälern und Heimen sowie den Detailhandel mit rund 9000 verschiedenen Produkten. Eine gut funktionierende Logistik sorgt für zuverlässige Lieferung – auch an entlegene Berggastronomie. Die Prüfung der Eingangsrechnungen von rund 150 Lieferanten und über 200 Dienstleistern war früher ein papierlastiger Prozess mit vielen manuellen Freigaben. Fehler waren deshalb nicht immer zu vermeiden.
Mit dem Umstieg auf das neue Buchhaltungssystem Sage 200 fiel deshalb die Entscheidung, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. „Sowohl für die Archivierung der Belege als auch für den Freigabeprozess wollten wir den neuesten Stand der Technik nutzen“, sagt Finanzchef Steiner. Ein erstes Argument für DocuWare war die Schnittstelle zu Sage 200. Überzeugt hat aber die Präsentation des DocuWare Partners Alos Solution aus Obfelden, erklärt Roland Steiner: „Wir haben gesehen, dass sich das System genau nach den Bedürfnissen unseres Unternehmens maßschneidern lässt.“
Die Einführung des DMS im Mai 2020 lief schnell und problemlos. Gleich in der ersten Woche wurden alle Abteilungen in Bitsch und auch die Geschäftsstelle in Martinach in den Workflow zur Rechnungsprüfung eingebunden. Dank der intuitiven Bedienung des Systems kamen die Mitarbeiter sofort mit dem neuen Ablauf des mehrstufigen Freigabeprozesses zurecht. CO Roland Steiner hebt hervor: „Mit dem DMS konnten wir unsere Kreditorenbuchhaltung weitestgehend digitalisieren, ohne dass sich die gewohnten Arbeitsabläufe grundsätzlich verändert haben.“
Transparenz ist gewährleistet
Durch den Workflow sei die Rechnungsprüfung sehr viel schneller und transparenter geworden. „Ich kann nun sofort nachvollziehen, wer wann eine Rechnung freigegeben hat oder auch nicht“, so der Finanzchef. Er schätzt auch, dass durch die bequeme Volltextsuche jeder berechtigte Mitarbeiter sehr schnell auf Belege zugreifen kann, zum Beispiel, um bei einer Kundenanfrage einen Lieferanten für ein bestimmtes Produkt zu finden oder um für die Qualitätsabteilung einen Überblick über den monatlichen Stromverbrauch zu erhalten. „Wir finden Belege in Sekundenschnelle, ohne dass dafür jemand ins Archiv laufen und die Dokumente aus Ordnern heraussuchen muss“, ist Roland Steiner zufrieden. Insgesamt sparen die Mitarbeiter bei Ablagen, Rechnungsfreigaben und Recherchen geschätzte zehn Arbeitsstunden pro Woche, die sie nun für andere Aufgaben nutzen können. „Das Investment in DocuWare hat sich bereits gelohnt“, sagt der Finanzchef.
Den vollständigen Bericht „Frische, Innovationskraft und Qualität" lesen Sie in der Zeitung ERFOLG 6/7/8 des Schweizerischen KMU Verbandes.
Bildnachweis: Silvano Zeiter Photographer
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