Das aktuelle Update des DocuWare Add-ins für Microsoft Outlook bietet Kunden 3 neue Funktionen:
- Senden und ablegen zum automatischen Speichern einer E-Mail und ihrer Anhänge beim Versand
- Speichern von E-Mails und Anhängen aus freigegebenen Postfächern, um die Nutzung der App für alle zugänglichen Postfächer zu ermöglichen
- Speichern von E-Mails und Anhängen direkt von mobilen Geräten
Senden und speichern
Die vom Modul DocuWare Connect to Outlook bekannte „Senden und ablegen”-Funktion ist nun auch im DocuWare Add-in für Microsoft Outlook verfügbar. Damit können Anwender ihre E-Mails inklusive Anhängen direkt beim Versenden in DocuWare speichern. Die Option kann bei Bedarf oder als Standard zur automatischen Speicherung aller E-Mails genutzt werden.
Zunächst müssen Benutzer die neue Speicherfunktion im Bereich „Einstellungen“ aktivieren. Dann kann die Funktion „Senden und ablegen“ bei Bedarf genutzt werden. Um die Funktion standardmäßig zum Speichern aller ausgehenden E-Mails zu verwenden, müssen die Benutzer die entsprechende Option aktivieren und den Umfang der Speicherung, den E-Mail-Text und/oder die Anhänge sowie den Briefkorb, der als Standardspeicherort verwendet wird, festlegen.
Für die Verwendung bei Bedarf muss der Benutzer jeweils einen Briefkorb als Speicherziel auswählen.
Speichern von E-Mails und Anhängen aus freigegebenen Postfächern
Benutzer mit Zugriff auf gemeinsam genutzte Postfächer können jetzt auch E-Mails aus diesen gemeinsamen Postfächern E-Mails in DocuWare archivieren. Sobald ein User eine Mail aus einem solchen Postfach in DocuWare gespeichert hat, wird im Outlook-Postfach die für diese Mail die Kategorie „DocuWare“ aktiviert. Durch diese Kennzeichnung sehen alle anderen Berechtigten, dass die Mail bereits in DocuWare gespeichert worden ist.
E-Mails und Anhänge direkt von mobilen Endgeräten ablegen
Anwender können das DocuWare Add-in für Microsoft Outlook jetzt auch auf ihren mobilen Endgeräten (iOS und Android) nutzen. Es ist über die Outlook-App zugänglich und ermöglicht das Speichern von E-Mails in DocuWare Briefkörben.
Vor der ersten Benutzung muss sich der Benutzer mit dem DocuWare System verbinden. Die Anmeldemaske ist bereits vorausgefüllt, wenn der Anwender das DocuWare Add-in zur Browserversion von Microsoft Outlook bereits verwendet hat. Um eine E-Mail in DocuWare zu speichern, muss der Anwender den Umfang (E-Mail-Text und / oder Anhänge) und einen Briefkorb als Speicherort festlegen.
Weitere Informationen
Verfügbarkeit:
- Die neue Version des Add-Ins einschließlich der oben genannten Funktionen wird ab Anfang Dezember verfügbar sein. (Anmerkung: Das Verfügbarkeitsdatum, ursprünglich 20. November, wurde nach Veröffentlichung dieses Artikels geändert.)
- Das Add-In kann sowohl in der Webbrowser-Version von Microsoft Outlook als auch in der lokalen Desktop-Anwendung (sowohl für Windows als auch für MacOS) verwendet werden.
- Das Add-in ist für DocuWare Cloud-Kunden ohne zusätzliche Kosten verfügbar.
- Das Add-in kann nicht zusammen mit einer On-Premises-Version von DocuWare genutzt werden.
Weitere Informationen über das DocuWare Add-in für Microsoft Outlook erhalten Sie
- in der entsprechenden Hilfe im Knowledge Center
- im Partner Blog-Artikel First Update of the App (Juni 2024)
- im Partner Blog-Artikel Release of the App (Dezember 2023)
