Der Toner ist leer, das Papier ist ausgegangen, und die Kollegen springen vor Frust im Dreieck. Vermutlich kennen Sie solche Szenen, die in vielen Unternehmen zum Alltag gehören. Und wenn dann auch noch wichtige Akten verschwunden sind, fragt sich so mancher Mitarbeiter, was er eigentlich verbrochen hat, dass er seine wertvolle Arbeitszeit mit derartigen Banalitäten verschwenden muss.
Keine Frage, ein veraltetes Dokumentenmanagement ist ärgerlich – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Welche stichhaltigen Gründe es sonst noch für eine Umstellung gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
1) Zeit ist Geld
Seien es elektronische Daten oder handschriftliche Notizen, die nicht dort abgelegt sind, wo sie sein sollten: Die Suche nach Informationen bereitet vielen Unternehmensmitarbeitern enormes Kopfzerbrechen. In der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016" haben 42 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Arbeitsalltag dadurch beeinträchtigt wird – und das trotz der vielfältigen technischen Möglichkeiten, die heute theoretisch schnell Abhilfe schaffen könnten.
Theoretisch – das ist das Schlüsselwort, denn in etlichen Unternehmen ist der technische Fortschritt noch längst nicht im gewünschten Maß angekommen. „Irgendwie wird es schon auch ohne ein professionelles Dokumentenmanagement gehen“, denken sich die zuständigen Führungskräfte und merken gar nicht, wie sie sehr sie ihrem Unternehmen damit schaden.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit dadurch verloren geht, dass Ihre Mitarbeiter sich erst durch irrelevante Datenmengen wühlen müssen, bevor sie an die gewünschten Dokumente kommen? Es sind durchschnittlich 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages, und der daraus resultierende Produktivitätsverlust ist enorm. Ebenso zeitintensiv: das Kopieren und Abheften von Dokumenten, die entweder für den eigenen Gebrauch benötigt werden oder im Anschluss von einer dritten Person weiterverarbeitet werden müssen. Insbesondere Letzteres führt in vielen Unternehmen zu Chaos, denn je mehr Personen in die Bearbeitung eines Dokuments involviert sind, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Prozess unnötig verzögert – entweder, weil sich die beteiligten Mitarbeiter nicht zeitnah erreichen können oder, weil menschliche Nachlässigkeiten dazu führen, dass wesentliche Informationen bei der Übermittlung vergessen werden.
Häufiger als viele Führungskräfte denken, gehen Dokumente sogar ganz verloren. Laut IDC ist das in großen Unternehmen etwa alle zwölf Sekunden der Fall. Die Folge: frustrierte Teammitglieder, unnötige Mehrarbeit und hohe Folgekosten.
Möchten Sie all diese potenziellen Nachteile vermeiden, ist ein professionelles und zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem der einzig logische Weg! Mit seiner Hilfe können Dokumente nicht nur innerhalb weniger Sekunden archiviert und wieder gefunden werden, sondern es ermöglicht es Ihnen auch, wichtige Arbeitsschritte automatisiert abzuwickeln. Falsche Ablagen oder Verzögerungen bei der Weiterleitung gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen garantieren digitale Workflows, dass Genehmigungsprozesse nachweislich eingehalten werden und dass Ihre Mitarbeiter jederzeit mobil auf die benötigten Dokumente zugreifen können. All das spart nicht nur Nerven, sondern vor allem auch jede Menge Geld.
2) Haben Sie die Folgekosten im Blick?
Wie kostenintensiv ein veraltetes papierbasiertes Dokumentenmanagement ist, können Sie sich leicht ausrechnen. Zwar ist ein Stapel Papier nicht teuer und auch eine einzelne Druckerpatrone fällt kaum ins Gewicht, doch in der Summe ergeben sich hohe Ausgaben, die an anderer Stelle deutlich besser investiert wären. Beginnen wir bei den offensichtlichsten Posten: Seien es Stifte, Papier, Toner oder Aktenordner – ein papierbasiertes Dokumentenmanagement erzeugt Kosten, die sich mit moderner Technik leicht einsparen lassen.
Auch die Gebühren für eine häufige Wartung von Druckern und Kopierern sowie die Ausgaben für eine sichere und unkomplizierte Verwahrung wichtiger Dokumente fallen ins Gewicht. Insbesondere letztere ist übrigens gar nicht so einfach zu bewerkstelligen, denn zum einen benötigen Aktenordner jede Menge Platz und zum anderen passiert es leicht, dass Dokumente nicht dort abgelegt werden, wo sie sein sollten. Und damit schließt sich der Kreis: Die lästige Suche nach Informationen verursacht Produktivitätseinbußen, die schnell teuer werden können. Alles zusammengerechnet betragen die Folgekosten, die ein falsch abgelegtes Dokument mit sich bringt, im Schnitt 100 Euro. Geht ein Dokument verloren, gehen Experten sogar von einem Betrag zwischen 280 und 560 Euro aus. Von möglichen Mahngebühren für verspätete Zahlungen oder Strafen für Verstöße gegen den Datenschutz ganz zu schweigen.
Möchten Sie dieses Risiko wirklich eingehen? Falls nein, ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem der bessere Weg. Es garantiert Ihnen nicht nur eine hohe Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit durch effizientere Prozesse, sondern es kann auch Ihre Bürokosten um bis zu 50 Prozent reduzieren.
3) Datenschutz ist Chefsache
Wer hat wann und in welchem Ausmaß Zugriff auf vertrauliche Dokumente? In einer Zeit, in der die zu bewältigenden Datenmengen stetig zunehmen, ist diese Frage wichtiger denn je, und wer sich darauf verlässt, dass der Schlüssel zum Aktenschrank schon nicht verschwinden wird, handelt grob fahrlässig. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!
Wollen Sie rechtlich in jeder Situation auf der sicheren Seite sein, sind Sie mit einem professionellen elektronischen Dokumentenmanagement am besten beraten, denn es gibt Ihnen die Möglichkeit, ganz genau zu definieren, welchen Mitarbeitern Sie welche Rechte einräumen wollen.
Zudem können Sie mit Hilfe moderner Technik sicherstellen, dass wichtige Dokumente Ihr Unternehmen nicht verlassen. Vertrauliche Informationen ausdrucken oder auf elektronischem Weg weiterleiten? Fehlanzeige! Außer natürlich, Sie haben es ausdrücklich erlaubt.
Außerdem lässt sich genau festlegen, in welcher Form und wie lange Dokumente gespeichert werden dürfen, ob Sie auf mobilen Geräten bearbeitet werden können und wer welche Änderungen vornehmen darf. Komfortabler kann Datensicherheit kaum sein.
Denken Sie immer daran: Die Strafen für mangelhaften Datenschutz sind hoch, und der Reputationsverlust, den bereits ein einziger leichtfertiger Fehler zur Folge haben kann, hat schon so manches Unternehmen in Existenznöte gebracht. Nehmen Sie den Datenschutz deshalb nicht auf die leichte Schulter, sondern nutzen Sie die Sicherheitsstandards, die Ihnen ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet.
4) Können Sie Rechenschaft ablegen?
Klopft die Aufsichtsbehörde an die Tür, wird es ernst: Jedes Unternehmen muss auf Nachfrage in der Lage sein, Rechenschaft über seine Tätigkeit abzulegen. Verwaltet ein Unternehmen wichtige Dokumente in Papierform kann es schnell schwierig werden, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Setzen Sie hingegen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement, wird das Zusammenstellen der notwendigen Informationen zum Kinderspiel und Sie können sich innerhalb kürzester Zeit wieder Ihrem Kerngeschäft widmen.
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