In einer Zeit, in der Unternehmen mit einer ständig wachsenden Informationsflut zu kämpfen haben, spielt das Thema sichere Daten eine immer wichtigere Rolle. Wie Sie die Digitalisierung nutzen können, um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Ist Ihr Unternehmen in der Lage, sämtliche Daten, die Tag für Tag anfallen, sicher zu verwalten? So manche Führungskraft weiß nicht, ob sie diese Frage guten Gewissens mit Ja beantworten kann. Einerseits erkennen die meisten Unternehmer, dass papierbezogene Prozesse den heutigen Sicherheitsanforderungen nicht mehr gerecht werden, doch andererseits sind die Herausforderungen des digitalen Wandels oft auch mit einer Menge Unsicherheit verbunden. Laut Bitkom Digital Office Index sorgen sich vier von zehn Unternehmen vor einem möglichen Datenverlust beziehungsweise vor dem unbefugten Zugriff auf Unternehmensdaten. Ist diese Sorge berechtigt?
Fest steht: Der digitale Wandel bringt Herausforderungen mit sich, die nicht ignoriert werden dürfen. Die Arbeitswelt verändert sich und neben der fortschreitenden Vernetzung von Maschinen und Menschen resultieren etwa neue Geschäftsmodelle in enormen Datenmengen, die zuverlässig verarbeitet werden müssen. Das Thema sichere Daten gewinnt damit immer mehr an Bedeutung, wie auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem aktuellen „Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland“ festgestellt hat. Darin heißt es: „Neue Konzepte aus dem Feld der Industrie 4.0, die Präsenz auf Online-Marktplätzen sowie der unumgängliche Austausch mit Kunden und Zulieferern über das Internet bieten zahlreiche neue Möglichkeiten für die Unternehmen, können aber auch zu neuen Verwundbarkeiten führen.“
Gleichzeitig ist klar: Setzen sich Unternehmen bewusst mit den Chancen der Digitalisierung auseinander, können sie die bereits bekannte Datensicherheit der analogen Zeit nicht nur erreichen, sondern sogar noch übertreffen. Gut die Hälfte der für den Bitkom Digital Office Index befragten Unternehmen gab an, dass ihre Datensicherheit im Zuge der digitalen Transformation und mithilfe entsprechender Softwarelösungen erhöht worden sei – von einer verbesserten Performance interner Büro- und Verwaltungsprozesse (74 Prozent) sowie einer höheren Kundenzufriedenheit (63 Prozent) ganz zu schweigen.
Schutz vor Dokumentenverlust: Sichere Daten dank eines digitalen Dokumentenmanagements
In deutschen Unternehmen geht durchschnittlich alle zwölf Sekunden ein Dokument verloren. Und das kann teuer werden: Wird nur ein einziges Dokument falsch abgelegt, verursacht das durchschnittliche Kosten von 100 Euro; verschwindet ein Dokument ganz, sind es schon zwischen 280 und 560 Euro. Kommt es gar zur Katastrophe und ein Brand zerstört das liebevoll gepflegte Papierarchiv, kann dieser Umstand mehr als 70 Prozent aller Unternehmen innerhalb von drei Wochen zugrunde richten.
Wollen Sie derartige Risiken vermeiden, ist der Schritt in die digitale Zukunft Ihre beste Option. Kein Aktenschrank kann so sicher sein wie ein digitales und professionell eingerichtetes Dokumentenmanagementsystem, das es Ihnen erlaubt, störungsfrei und effizient zu wirtschaften.
Wichtige Informationen werden automatisch an der richtigen Stelle abgelegt und Sie haben zahlreiche Möglichkeiten, um Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. So können Sie etwa genau festlegen, welches Teammitglied welche Informationen einsehen darf und welche Dokumente wie lange gespeichert werden. Spezielle Prüfprotokolle dokumentieren zudem genau, wenn ein unberechtigter Zugriff stattgefunden hat, potenzielle Änderungen können zuverlässig nachverfolgt werden und Sie dürfen getrost darauf vertrauen, dass den rechtlichen Vorschriften jederzeit entsprochen wird. Selbst wenn eine Naturkatastrophe Ihr Firmengebäude heimsuchen sollte, sind Sie auf der sicheren Seite: Digitale Backups stellen unkompliziert sicher, dass Ihre Dokumente keinen Schaden nehmen. Einfacher kann Datenschutz kaum sein.
Sichere Daten dank eines starken Partners!
Die beschriebenen technischen Möglichkeiten können nur dann optimal greifen, wenn sowohl Installation als auch Betrieb der nötigen Software professionell geplant und umgesetzt werden. Falls Sie sich unsicher sind, ob Ihr Unternehmen dazu in der Lage ist, empfiehlt es sich, auf professionelle externe Dienstleister zurückzugreifen. Acht von zehn Unternehmen ab 20 Mitarbeitern sind diesen Schritt laut Bitkom bereits gegangen und haben ihre IT-Leistungen ausgelagert. Auch Sie können den für Ihre Bedürfnisse idealen Anbieter finden, der Sie mit modernen IT-Lösungen unterstützt! Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Strafzahlungen oder einen folgenschweren Reputationsverlust durch mangelnde Datensicherheit von vornherein zu vermeiden.
Im Idealfall achten Sie bei der Auswahl des passenden Dienstleisters auf Erfahrungsberichte anderer Kunden sowie auf eine gesunde Mischung aus Tradition und Zukunftsdenken. Einerseits zeigt eine breit installierte Basis, dass sich eine Software in der Praxis bewährt hat, doch andererseits entwickeln vertrauenswürdige Anbieter ihre Produkte auch ständig weiter und bieten regelmäßige Updates an, um sichere Daten garantieren zu können. Auch Zertifizierungen sind ein Hinweis auf Qualität. So bestätigt etwa die DIN-ISO_9001-Zertifizierung, dass ein Hersteller die Funktionalität und Sicherheit seines Angebots systematisch verbessert.
Ihre Mitarbeiter machen den Unterschied!
Die beste Software bringt nichts, wenn ein Nutzer sie nicht bedienen kann oder will. Aus diesem Grund ist es wesentlich, dass Sie nicht nur die Technik der wachsenden Datenflut und den damit verbundenen Sicherheitsanforderungen anpassen, sondern auch die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter. Weiterbildungen sind Pflicht in fortschrittlichen Unternehmen, die Wert auf sichere Daten legen. Im Idealfall wird für jede Abteilung und jeden Aufgabenbereich ein individueller Schulungsplan erstellt. So kann sich jeder Mitarbeiter auf genau die Teilbereiche des großen Themas Datenschutz konzentrieren, die er für seine tägliche Arbeit braucht. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihr Team für das Thema sichere Daten zu sensibilisieren und Sicherheitslücken auszuschließen!
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