Connect to Mail
Importieren Sie E-Mails von Google, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients und speichern Sie die relevanten Nachrichten in einem sicheren, digitalen Archiv. Schützen Sie Ihre Geschäftskommunikation vor Manipulationen und nutzen Sie E-Mail-Inhalte für die Workflow-Automation.
Verbinden Sie die Vorteile webbasierter E-Mail-Konten mit der Leistungsfähigkeit von DocuWare:
- Die Mails werden aus Ihren Mailkonten automatisch im Archiv abgelegt, wo sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.
- Nur wichtige Mails kommen ins Archiv: Auf Wunsch wird nur der Anhang abgelegt, das Standard-Anschreiben gelöscht.
- Heften Sie zusammengehörige E-Mails zusammen.
- Damit die E-Mails in Workflows eingebunden werden können, erhalten sie automatisch die nötigen Indexdaten wie unter anderem Absender oder Betreff.
- Rufen Sie alle Dokumente zu einem Projekt gleichzeitig ab, zum Beispiel außer E-Mails auch Skizzen oder Verträge.
- Das Postfach wird übersichtlich: Lassen Sie bereits archivierte Mails im Konto löschen.
Machen Sie mehr aus Ihren Mails und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein. Drei Beispiele:
- Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.
- Connect to Mail unterstützt E-Rechnungen in zahlreichen Formaten, etwa XRechnung und ZUGFeRD. Die Daten werden ausgelesen und in den folgenden Workflows verwendet.
- Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den Überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben.
Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.
Universell einsetzbar
Archivieren Sie E-Mails aus allen Exchange- und IMAP-Konten in DocuWare.
Optimal verfügbar
Die Informationen archivierter Mails sind für alle berechtigten Kollegen verfügbar.
GOBD-konform
Mails unterliegen als geschäftsrelevante Dokumente gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.
Zentral organisiert
E-Mails sind zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufrufbar.