Umfragen bei Mitarbeitern und Kunden liefern hilfreiche Einblicke, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Passende Fragebögen sind mit DocuWare schnell erstellt.
Um ein Umfrageformular zu erstellen, benötigen Sie DocuWare Forms, das für Kunden von DocuWare Cloud im Funktionsumfang inbegriffen ist.
Wenn Sie sich über das Konzept der Umfrage im Klaren sind, wechseln Sie über das Hauptmenü im DocuWare Client in die DocuWare Konfiguration:
Legen im Bereich Formulare ein neues Formular an:
Beschreibung und Titel
Geben Sie dem Formular einen internen Namen. Füllen Sie dazu im Designer links oben das Feld für die Beschreibung aus. Der interne Name ist zum Beispiel als Eintrag in der Formularliste im DocuWare Client zu sehen.
Bei einem neuen DocuWare Formular ist ein fertig formatierter Titel standardmäßig vorhanden. Sie müssen nur noch den Namen und bei Bedarf einen Untertitel eingeben.
Beachten Sie den Unterschied von Titel und Beschreibung. Der Titel wird für den Benutzer sichtbar im Formular eingeblendet, während die Beschreibung nur im Backend von DocuWare zu sehen ist – zum Beispiel als Eintrag in der Formularliste im DocuWare Client.
Festes Textfeld für die Einleitung
Verwenden Sie für die Einleitung ein Feld für fest eingegebenen Text. Ziehen Sie ein Feld aus der Liste links in die Mitte. Einstellungen und Eingaben erledigen Sie dann rechts neben der Formularvorschau. Hinweis: Nur bei einem festen Textfeld kann die Schrift zum Beispiel in Größe und Farbe angepasst werden.
Den Texteditor für ein Feld mit festem Text öffnen Sie über den hier rot markierten Button rechts in den Feldeinstellungen.
Ein Bild fügen Sie ein wie ein Textfeld: Sie ziehen das Feld für ein Bild in die Mitte. Mit Browse wählen Sie ein Bild von Ihrem Rechner aus. Ziehen oder schieben Sie das Feld für das Bild dann mit den „Anfassern“ in die gewünschte Breite.
Drop Down, Multiple Choice & Checkbox
Nun erstellen Sie den Fragenkatalog. Ein Feldtyp, bzw. ein Fragetyp setzt sich aus einer Frage und den Antwortoptionen zusammen. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Feldtypen:
- Drop Down: Bei einem Dropdown- oder Listenfeld ist nur eine Antwort möglich, die Antwortoptionen werden per Klick als Liste eingeblendet. Dieser Feldtyp eignet sich für Fragen mit sehr vielen Antwortoptionen.
- Mehrfachauswahl (Multiple choice): Nur eine Antwort ist möglich, es sind alle Antwortoptionen eingeblendet. Multiple choice eignet sich gut für Ja / Nein- Antworten.
- Checkbox: Bei diesem Fragetyp sind mehrere Antworten möglich, dabei sind alle Antwortoptionen eingeblendet.
Ein Tipp zum Layout: Ordnen Sie die Antwortoptionen von Multiple Choice und Checkbox nebeneinander an, damit das Formular nicht zu lang wird. Möglich sind bis zu zehn Spalten.
Mehrzeiliges Textfeld für offene Fragen
Verwenden Sie das mehrzeilige Textfeld für offene Fragen. Ziehen Sie das Feld weit auf, damit die Befragten ausreichend Platz für ihre Antwort haben.
Neue Fragen passend zu bisherigen Antworten
Blenden Sie nur die Fragen ein, die für den Befragten relevant sind. Zum Beispiel soll für die Frage: "Wie bewerten Sie das Mittagessen?" nur dann angezeigt werden, wenn in der Frage davor als Option auch Mittagessen ausgewählt wurde - oder mehrere Optionen, von denen eine Mittagessen ist.
Klicken Sie auf das Feld, das Sie in Abhängigkeit von einem anderen einblenden möchten – hier "Wie bewerten Sie das Mittagessen?" – und dann auf die Funktion Feldverhalten.
Im nächsten Dialog formulieren Sie die Bedingung dafür, dass das Bewertungsfeld-Feld angezeigt wird: Hier ist dies „Wenn das Feld Welche Services nutzen Sie? nicht die Option Mittagessen enthält, dann verberge das Feld Wie bewerten Sie das Mittagessen?"
Im Umkehrschluss bedeutet dies: „Zeige das Feld, wenn die Option "Mittagessen" oder mehrere Optionen, darunter „Mittagessen“, ausgewählt sind.
Formular mit einem Dankeschön übermitteln
Wenn Sie den Fragenkatalog fertiggestellt haben, wechseln Sie zum Tab Übermittlung. Stellen Sie als Dokumentstil Webformular ein, damit die ausgefüllten Formulare im einfachen Design des Webformulars übermittelt und gespeichert werden.
Blenden Sie zum Beispiel eine Dankeszeile ein. Auch eine Weiterleitung per Link zu speziellen Angeboten ist möglich.
Mit der der Option „Anzeige: 5 Sekunden“ geben Sie dem Übermittler die nötige Zeit, Ihre Zeilen auch zu lesen.
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