Um mit DocuWare zu arbeiten, ist kein großer Software-Wortschatz nötig. Die meisten Begriffe sind aus der Arbeit mit Papier abgeleitet. Das erleichtert den Einstieg, und wenn mal Hilfe nötig ist, weiß man gleich, wonach zu fragen ist.
Mit diesen zehn Begriffen erklären Sie neuen Mitarbeitern in aller Kürze, worauf es in DocuWare ankommt. Ihnen fehlt ein wichtiger Begriff? Dann schreiben Sie uns einen Kommentar.
Archiv: Das Archiv ist ein digitaler Speicher, in welchem die Dokumente mit ihren ↑Indexwerten gespeichert sind. Um ein Dokument anzusehen, greifen Sie über eine Suche im jeweiligen Archiv auf die Dokumente zu. Archivieren bedeutet, dass Dokumente in einem Archiv abgelegt werden.
Briefkorb: Ein DocuWare Briefkorb entspricht dem Briefkorb auf dem Schreibtisch. Hier werden die Dokumente gesammelt, bevor sie ins ↑Archiv wandern und können unter anderem sortiert, geheftet, geklammert und bearbeitet werden.
Client: Sie arbeiten mit DocuWare in einem Browser wie Edge, Chrome oder Firefox. Das ist der DocuWare Client. Hier betrachten Sie Dokumente, haben Ihre Aufgaben und ↑Listen im Blick und passen Ihr persönliches Profil an.
DocuWare wird oft im Sinne von „↑Archiv“ verwendet. In DocuWare speichern, heißt, ein Dokument zu importieren, zu ↑indexieren und revisionssicher zu archivieren. DocuWare kann auch quasi unsichtbar in einer anderen Anwendung zur Verfügung stehen, zum Beispiel wenn E-Mails aus Outlook automatisch in DocuWare archiviert werden.
Indexieren: Um Dokumente bequem in einem Archiv zu finden, indexieren oder anders ausgedrückt verschlagworten Sie ein Dokument bei der Ablage mit Begriffen aus dem Dokumentinhalt, mit dem Namen der ablegenden Person und dem Dokumenttyp.
Konfiguration: Fast alles, was in DocuWare passiert, basiert auf einer Konfiguration. Zum Beispiel ein automatischer Import – welche Dokumente sollen importiert, in welchem Archiv abgelegt, wie genannt und indexiert werden . . . Auch ↑Archive oder ↑Listen beruhen auf Konfigurationen. Welche Funktionen ein Mitarbeiter konfigurieren darf, hängt von seinen ↑Rechten ab.
Liste: Sie greifen auf die Listen im ↑DocuWare Client zu, genauso wie auf die Such- und Ablagedialoge und auf den ↑Viewer. In einer Liste werden die Dokumente angezeigt, die zur Bearbeitung anstehen. Diese sind dann farbig markiert.
Rechte: Wenn ein Mitarbeiter auf eine Funktion nicht zugreifen kann, ist der Grund häufig eine fehlende Berechtigung. Dokumente, Benutzer und ↑Konfigurationen sind mit einem komplexen System aus Berechtigungen geschützt. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Administrator.
Stempel: Wie sein analoges Pendant, platzieren Sie auch einen DocuWare Stempel auf einem Dokument – zum Beispiel, um eine Rechnung in Ihrer ↑Liste freizugeben. Die Stempel stehen im ↑Viewer zur Verfügung.
Viewer: Der Viewer für die Dokumentenanzeige ist ein Teil vom ↑DocuWare Client. Im Viewer stehen außer dem Stempel viele weitere Werkzeuge zur Verfügung, wie etwa One-Click-Indexing, Kommentare, Zoom und vieles mehr.
Als Ergänzung zu diesem DocuWare Begriffen können Sie Ihren neuen Kollegen auch die Artikel zum Thema Starten mit DocuWare an die Hand geben.
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