Briefkorb versus Archiv: Was passiert wo?

Briefkörbe und Archive sind die zwei Orte in DocuWare, an denen sich Dokumente befinden können. Aber wann benutzt man was und wofür? Eine kleine Übersicht, nicht nur für DocuWare-Einsteiger.

Archive sind das Kernstück von DocuWare. Für Dokumente, die hier gespeichert sind, können Sie die ganze Bandbreite des Dokumenten-Managements und der Workflow-Automation für die Zusammenarbeit an Dokumenten nutzen. Hier ein paar Beispiele:

• Dokumente sicher archivieren
• Kollegen den Zugriff drauf ermöglichen
• Berechtigungen bis ins Detail steuern
• Dokumente suchen und aufrufen
• Bearbeitung der Dokumente in Workflows steuern
• Dokumente in Listen bündeln oder auch in Ordnerstrukturen darstellen
• Zugriffe und Änderungen dank Protokollierungen nachvollziehen
• Compliance-Anforderungen sicherstellen

Hauptanwendungsszenario für Briefkörbe hingegen ist die Sichtung neuer Dokumente und deren Bearbeitung vor der Archivierung. Deshalb wird der automatisierte Import häufig so konfiguriert, dass neue Dokumente in einem Briefkorb landen und nicht direkt im Archiv. Auch haben Sie die Möglichkeit, Dateien ganz bequem per Drag’n’Drop vom Desktop in den Briefkorb zu ziehen.

Für die Dokumentbearbeitung gibt es dort zahlreiche Funktionen , beispielsweise fügen Sie mehrere Dokumente zu einem zusammen oder bereiten die Indexierung vor. Die Indexbegriffe sind für die strukturierte Ablage der Dokumente ins Archiv nötig und machen auch den späteren Zugriff auf die Dokumente leichter. Aber keine Sorge, die Indexierung kostet Sie weder Zeit noch Nerven. Denn Intelligent Indexing übernimmt die Arbeit und nutzt dazu die Vorteile des maschinellen Lernens: Automatisch werden die zentralen Informationen eines Dokuments erkannt und als Indexbegriffe in hochstrukturierte, verwertbare Daten verwandelt.

Dokumentzugriff

Im Gegensatz zu Archiven sind Briefkörbe meist so konfiguriert, dass nur ein Benutzer Zugriff darauf hat. Sie sind für die Dokumente gedacht, die der jeweilige Benutzer zu bearbeiten hat. Im Vergleich zur analogen Welt entsprechen Sie einem Ablagekorb auf dem Schreibtisch.

Prinzipiell ist es auch möglich, mehreren Benutzern Zugriff auf einen Briefkorb zu geben, zum Beispiel für alle Dokumente, die von einem Team abzuarbeiten sind. Wenn Sie das machen, sollten Sie aber immer bedenken, dass im Briefkorb keine Protokollierung stattfindet und keine genauere Vergabe von Rechten möglich ist. Wer Zugriff auf einen Briefkorb hat, darf dort alles machen, auch Dokumente löschen. Wer von dem Team dann ein Dokument gelöscht hat, lässt sich im Nachhinein nicht feststellen. Unter dem Sicherheitsaspekt ist daher ein Archiv immer der Ort, an dem Zusammenarbeit an Dokumenten stattfinden sollte.

Die Möglichkeiten im Vergleich

* möglich, aber nicht empfohlen

Archive und Briefkörbe anlegen

Sowohl neue Briefkörbe als auch Archive können Sie in der DocuWare Konfiguration anlegen (DocuWare Hauptmenü > Konfigurationen), die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt. Bevor Sie ein neues Archiv erstellen, sollten Sie ein paar Gedanken in die Planung investieren. Und für Briefkörbe haben wir 5 Tipps für Sie.