Monatlich mehrere hundert Vertragsdokumente und -unterlagen archiviert die Kanzlei für Vermögensmanagement Böker & Paul im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Mandanten-Akte in der Cloud garantiert den schnellen Zugriff auf die für die Finanzplanung wichtigen Dokumente. Ein Workflow hält die Akte sicher auf dem aktuellen Stand.
„Es gibt keinen Besitz, der Nachlässigkeit vertrüge.“ Die Finanzberater der Böker & Paul AG halten es mit Nobelpreisträger Thomas Mann, um ihre Unternehmensphilosophie zu formulieren. Ihren Mandanten – mittelständische Unternehmer und Selbstständige ebenso wie vermögende Privatkunden – bietet die Kanzlei für Vermögensmanagement eine umfassende Finanzplanung, ohne dabei den Blick fürs Detail zu verlieren. Ihre betont unabhängige und objektive Beratung führt zu schlüssigen Konzepten für den langfristigen Aufbau, die Optimierung und für die Weitergabe von Vermögen. Die Mandanten der Kanzlei in Montabaur schätzen die Erfahrung und das Fachwissen der Finanzexperten, die unter Einsatz modernster Beratungstechnologie individuelle und nachhaltige Lösungen entwickeln. Neben der Finanzplanungssoftware OptiPlan ist bei Böker & Paul seit Anfang 2017 DocuWare Cloud im Einsatz.
Herzstück für die Arbeit der Finanzberater sind die Mandanten-Akten, in denen jegliche Unterlagen und Dokumente gesammelt werden. Sie enthalten alles, was die Experten für eine maßgeschneiderte Finanzplanung über ihre Kunden wissen müssen und liegen heute in digitaler Form vor. Bei der Einführung des DMS seien manche Kollegen ein wenig skeptisch gewesen, da die Ablage der Dokumente nun etwas aufwendiger ist, erinnert sich Tobias Böker.
Die Frage „Was bringt uns das?“ sei aber schnell beantwortet gewesen: „Die Workflows ermöglichen uns ein effizienteres Arbeiten, die Abläufe sind leichter zu kontrollieren.“ Heute schätzen die Mitarbeiter jedoch sehr, dass bei der Suche nach Unterlagen keine Arbeitszeit mehr verloren geht. Wird ein neuer Finanzplan erstellt, stehen alle Informationen zum Kunden und zu seinen Verträgen sofort am Bildschirm zur Verfügung. Berater und Assistenten können die Dokumente auch gleichzeitig aufrufen. Dass selbst unterwegs beim Kunden ein Zugriff über Smartphone oder Tablet möglich ist, erhöht die Flexibilität und spart Zeit, betont Böker: „Wir können unseren Mandanten heute viel schneller Auskunft geben. Das hat unsere Zusammenarbeit noch verbessert.“ Dass sich das DMS ohne Probleme an die Arbeitsabläufe im Unternehmen anpassen lies und deshalb von den Mitarbeitern kaum eine Umstellung verlangt wurde, war ein weiterer Grund für die schnelle Akzeptanz.
Den ausführlichen Bericht Überblick mit Sorgfalt im Detail lesen Sie in der Ausgabe 1-2/2018 des Business Magazins IT-DIRECTOR.
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