Die M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG hatte zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei der Ablage und Suche nach Dokumenten – immerhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit verloren. Mit einem DMS sollte eine zentrale Ablage geschaffen werden, die die langwierige Suche nach Dokumenten überflüssig macht. Ausschlaggebende Kriterien für DocuWare waren die einfache Bedienung und einfache Administration.
Von der Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System bis zu dessen praktischem Einsatz vergingen bei der M.O.L. lediglich fünf Wochen – ein Eingriff in die Organisation des Unternehmens war nicht notwendig. Für eine sichere und schnelle Prüfung der monatlich rund 700 Eingangsrechnungen wurde der Freigabeprozess durch den elektronischen Workflow standardisiert. Dieser wurde an die bestehenden Arbeitsläufe angepasst und funktionierte vom ersten Tag an nahezu reibungslos.
IT-Leiter Hendrik Grieshop: „Das digitale Archiv ist Trend, das beobachten wir bei Kunden und Lieferanten. Deshalb wollten auch wir lieber frühzeitig handeln, bevor wir unter Druck geraten."
Den vollständigen Bericht „Wasserdichte Prozesse" lesen Sie in der Ausgabe 10 der Fachzeitschrift IT-Mittelstand.
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