Es kann sein, dass einem Unternehmen schon eine ganz einfache Dokumentenmanagement-Software an einem einzigen Arbeitsplatz ausreicht. Auf der anderen Seite gibt es Systeme, mit denen mehrere tausend User in verschiedenen Tochterfirmen eines Konzerns zig Millionen Dokumente verarbeiten. Damit das DMS in den nächsten Jahren den sich permanent ändernden Erfordernissen des Unternehmens performant gerecht wird, müssen fünf Faktoren berücksichtig werden:
1. Moderne webbasierte und mobile User-Interfaces: Ob mit einem Mac oder Windows-PC, ob mit einem Tablet oder auch mit einem Smartphone – unabhängig vom Endgerät sollte der Zugriff auf die Dokumente möglich sein. Ein DMS, das auf eine Client-Plattform beschränkt ist, bremst die Produktivität der Mitarbeiter und bremst das Unternehmen bei der künftigen Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes aus. Maximale Flexibilität bietet ein DMS, das sämtliche Standard-Browser unterstützt – und zwar mit dem aktuellen HTML5-Standard. Diese Architektur ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist und über einen Browser verfügt. Außerdem macht es diese Architektur einfacher, mit der dynamischen Weiterentwicklung der Endgeräte Schritt zu halten. Ist an eine Ausweitung des mobilen DMS-Einsatzes gedacht, sollten auch native iOS- und Android-Apps unterstützt werden.
2. Offene Kommunikationsstandards: Um zukunftssicher zu sein, müssen die Interfaces des DMS eine Kommunikation mit Windows-Programmen, HTML5-Webclients und nativen Apps auf mobilen Endgeräten ermöglichen. Deshalb sind offene Kommunikationsstandards ebenso Pflicht wie die Standardprotokolle HTTP/HTTPS in Verbindung mit REST (Representational State Transfer).
3. Kompatibilität sowohl mit Cloud-Lösungen als auch mit On-Premise-Servern: Bei der Anschaffung eines DMS ist auch darauf zu achten, dass es alle wichtigen Datenbank-Server unterstützt; vor allem auch die aktuellen Windows-Versionen und die Datenbanksysteme Microsoft SQL, MySQL sowie Oracle. Auch wenn aktuell eine Verlagerung der Dokumente in die Cloud nicht angedacht ist, sollte ein DMS-Produkt ausgewählt werden, das außer auf einer Vielzahl verschiedener On-Premise-Server auch als lupenreine SaaS-Lösung in der Cloud betrieben werden kann.
4. Mandantenfähigkeit wird immer dann zu einem wichtigen Aspekt der DMS-Architektur, wenn mehrere Organisationen mit dem DMS arbeiten sollen. Mandantenfähigkeit ist Grundvoraussetzung für ein DMS, das als Software as a Service beziehungsweise Cloud-Lösung betrieben werden soll, aber auch immer dann wichtig, wenn das DMS in einem Unternehmen von mehreren Tochtergesellschaften oder unabhängigen Geschäftsbereichen genutzt wird. Die Mandantenfähigkeit erlaubt eine effiziente – weil gemeinsame – Ressourcen-Nutzung, zieht dabei aber einen klaren Trennstrich zwischen Systemressourcen, die von verschiedenen Mandanten genutzt werden. Datensicherheit und eine saubere Abrechnung sind somit gewährleistet. Jeder Mandant hat eigene Archive, User sowie Zugriffsrechte und arbeitet mit seinen spezifischen Workflows, Systemkonfigurationen und Prioritäten, ohne andere Mandanten zu beeinträchtigen.
5. Skalierbarkeit: Ein gutes DMS erlaubt einen vorsichtigen Start in das digitale Dokumenten-Management. Gelingt dieser Start mit wenigen Usern in einer ersten Abteilung, kann der DMS-Einsatz schrittweise auf andere Abteilungen ausgeweitet werden, ohne dass die wachsende Benutzerschar oder das steigende Archivvolumen die Performance beeinträchtigen würden. Für diese Flexibilität sorgt eine DMS-Architektur, die alle Dokumentenzugriffe und Benutzeraktionen über Services realisiert.
In einem kleinen DMS-Szenario können all diese Services gemeinsam mit der Datenbank kostengünstig auf einem einzigen Server implementiert werden. Wächst das DMS, werden die Services und die Datenbank einfach auf mehreren Servern betrieben. Um den Lastausgleich zu verbessern und für Ausfallsicherheit zu sorgen, kann für große DMS-Umgebungen jeder Service auch durch mehrere Instanzen erbracht werden, die auf verschiedene Server verteilt sind. Wie groß oder klein das DMS auch ist – diese serviceorientierte Architektur garantiert die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit.
Letztendlich ist eine Architektur des DMS mit echter Mandantenfähigkeit, serviceorientiertem Aufbau und nahtlosen Schnittstellen für Web- und Mobil-Applikationen die entscheidende Voraussetzung für zukunftssichere Investitionen in ein robustes und performantes digitales Dokumenten-Management. Egal wie rasch das Unternehmen expandiert – das DMS kann problemlos mitwachsen und an neue Anforderungen angepasst werden. Problemlos heißt: ohne kostspielige Änderungen oder zeitraubende Schulungen.
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