Die Versionsverwaltung ist ein unverzichtbares Werkzeug im modernen Arbeitsleben. Sie ermöglicht es Teams, Änderungen an Dateien und Projekten zu verfolgen, zu verwalten und zu dokumentieren. Was genau unter Versionsverwaltung zu verstehen ist, weshalb Sie unbedingt auf sie setzen sollten und ob es Automatisierungsmöglichkeiten gibt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Übersicht:- Was versteht man unter Versionsverwaltung?
- Warum ist Versionsverwaltung wichtig?
- Wie trägt Versionsverwaltung zur Effizienz in Dokumentenmanagementprozessen bei?
- Bestens aufgestellt mit der automatischen Versionierung
Was versteht man unter Versionsverwaltung?
Die Versionsverwaltung ist das Herzstück jedes Dokumentenmanagementsystems und dokumentiert die Entwicklung eines Dokuments. Damit können Teams alle Dokumente zentral verwalten, rechtsicher aufbewahren, gemeinsam bearbeiten und teilen. Jede einzelne Variante der Datei wird mit einer Benutzerkennung sowie einem Zeitstempel gespeichert. So lässt es sich jederzeit auf frühere Speicherstände zurückgreifen. Daneben ist bei guten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie eine automatische Verlinkung möglich.
Warum ist Versionsverwaltung wichtig?
Generell gilt: Eine Version ist eine Variante eines Dokumentes. Jeder neue Speicherstand ist damit im Grunde eine neue Version, zumindest aber immer dann, wenn jemand einen Bearbeitungsschritt an einem Dokument abgeschlossen hat. Warum das im Arbeitsalltag gerne zur Herausforderung wird und weshalb die Versionsverwaltung so wichtig ist, zeigen die zwei folgenden Situationen:
Überspeicherung von Dokumenten
Einmal nicht aufgepasst und zack – ein Dokument ist überspeichert. Mit der Versionsverwaltung ist es problemlos möglich, zu einem früheren Speicherstand zurückzukehren. Schnell, einfach und ohne die aktuelle Version zu verlieren. Zudem lassen sich alle Änderungen an einem Dokument nachvollziehen, entweder indem kenntlich gemacht wird, was verändert wurde, oder durch ein Feld, das beim Abspeichern mit Freitext befüllt wird. So können Bearbeitende festhalten, was genau aktualisiert wurde.
Final, final. neu oder doch final_neu_V3?
Gerade wenn mehrere Team-Mitglieder abteilungsübergreifend an einem Dokument arbeiten, werden häufig verschiedene Versionen hin und her geschickt, noch einmal bearbeitet, korrigiert und geprüft. Auf diese Weise entsteht schnell Chaos bestehend aus Varianten wie Dokument_final, Dokument_final_neu oder Dokument_final_neu_V3. Die Konsequenz: Das Team hat nicht nur den Überblick darüber verloren, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, sondern auch welche Version nun die eigentlich finale ist. Mit der Versionsverwaltung behält jedes Dokument mit all seinen Versionen konstant den gleichen Namen und liegt sicher gespeichert an seinem Platz im Dokumentenmanagementsystem.
Wie trägt Versionsverwaltung zur Effizienz in Dokumentenmanagementprozessen bei?
Die Versionsverwaltung trägt für Unternehmen aus verschiedenen Gründen zur Effizienzsteigerung bei. Eine Übersicht:
Zusammenarbeit: In Unternehmen arbeiten meist mehrere Personen an denselben Projekten. Mit der Versionsverwaltung können Mitarbeitende gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne dass es zu Konflikten oder Datenverlusten kommt. Änderungen lassen sich dabei nahtlos integrieren. Aber auch im Fall von Fehlern oder unerwünschten Änderungen können die User frühere Versionen problemlos wiederherstellen.
Effizientes Suchen und Wiederfinden von Dokumenten: Durch die klare Strukturierung und Indexierung von Dokumentenversionen erleichtert die Versionsverwaltung das Auffinden bestimmter Versionen oder Änderungen von Dokumenten. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz bei der Dokumentensuche.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Die Versionsverwaltung speichert präzise alle Änderungen an Dokumenten, einschließlich wer die Änderungen vorgenommen hat, wann sie vorgenommen wurden und welche Art von Änderungen durchgeführt wurden. Das ermöglicht eine genaue Überwachung des Arbeitsfortschritts und eine genaue Nachverfolgung der Dokumentenhistorie.
Datenintegrität: Die Versionsverwaltung stellt sicher, dass Daten und Dokumente während ihres Lebenszyklus geschützt und unverändert bleiben. Durch die Überprüfung von Änderungen und die Bereitstellung von Mechanismen zur Verhinderung unbefugter Modifikationen trägt sie zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität bei.
Verwaltung von Zugriffsrechten: Entsprechende Systeme verfügen in der Regel über Funktionen zur Steuerung der Zugriffsrechte. Administratoren können dabei festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder lediglich anzeigen darf. Das trägt entscheidend dazu bei, unbefugten Zugriff zu verhindern und die Vertraulichkeit der Daten zu wahren.
Revisionssicherheit: Die Versionsverwaltung sorgt für eine hohe Revisionssicherheit durch die präzise und lückenlose Protokollierung aller Änderungen an Dateien und Dokumenten. Diese Revisionssicherheit ist besonders wichtig, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen sowie bei der Überprüfung von Sicherheitsvorfällen oder Audits.
Sicherung und Wiederherstellung: Dokumentenmanagementsysteme verfügen über Mechanismen zur regelmäßigen Sicherung von Dateien und Dokumenten. Im Falle eines Datenverlusts oder einer Beschädigung können Unternehmen mithilfe der Versionsverwaltung frühere Versionen der Daten wiederherstellen. Dadurch wird das Risiko von Datenverlust minimiert und die Kontinuität der Geschäftsprozesse sichergestellt.
Bestens aufgestellt mit der automatischen Versionierung
Natürlich ist eine manuelle Versionsverwaltung möglich, jedoch ist es einfacher und sicherer, die genannten Vorteile durch eine automatische Versionierung zu erzielen. Dabei erfolgt die Versionierung nicht erst, wenn ein Team-Mitglied entscheidet, dass die Bearbeitung abgeschlossen ist, die Datei als neue Version speichert und die Versionierung startet. Dazu muss der User eine Nummer oder eine Kurzbeschreibung angeben, um die erstellte Version zu kennzeichnen. Da nicht eindeutig erkennbar ist, ob ein Dokument noch bearbeitet wird oder nicht, bleibt ohne automatische Versionierung das Restrisiko bestehen, dass Änderungen unbeabsichtigt überschrieben werden oder veraltete Versionen weiterbearbeitet werden.
Dokumentenmanagementsysteme regeln die Zusammenarbeit klar durch automatische Versionsverwaltung für ein Archiv. Das Prinzip ist simpel: Wenn Mitarbeitende ein archiviertes Dokument zur Bearbeitung öffnen, wird es im Archiv gesperrt (Check-out). Andere Team-Mitglieder können das Dokument erst lesen, wenn es wieder gespeichert und freigegeben wird (Check-in). Beim Speichern erhält das Dokument automatisch eine neue Versionsnummer. Wenn ein Dokument im Archiv gesucht wird, wird in der Regel zunächst nur die neueste Version angezeigt. Ältere Versionen finden sich in der Dokumentenhistorie.
Über ein entsprechendes Workflow-Management lässt sich dafür sorgen, dass bestimmte User, Rollen oder Abteilungen automatisch über die Änderung eines Dokuments informiert werden. Ebenso können Unternehmen Freigabe- oder Überprüfungsrechte definieren, um einmal erzeugte Versionsdokumente vollautomatisch und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen zu verteilen – zur Überprüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme. Das beschleunigt die Prozesse erheblich und verbessert die Informationsqualität nachhaltig.
Fazit
Die Versionsverwaltung ist ein unverzichtbares Instrument für effektive Zusammenarbeit und transparentes Dokumentenmanagement. Vor allem durch die Revisionssicherheit und die erleichterte digitale Zusammenarbeit steigert die Versionsverwaltung die Produktivität und Qualität von Arbeitsabläufen erheblich. Sie ist außerdem ein wichtiger Eckpfeiler für die Datensicherheit und Compliance in Unternehmen.
