So wird Ihr Büro papierlos

Die Idee vom „papierlosen Büro" klingt großartig. Dass diese dreißig Jahre alte Idee trotzdem in vielen Unternehmen längst noch nicht gelebte Praxis ist, hat gute Gründe.

Oft werden Rechnungen oder Bestellungen, die Lieferanten und Kunden noch per Fax oder Briefpost schicken, nicht direkt beim Eintreffen gescannt und digital weiter bearbeitet, sondern landen nach wie vor in Papierform auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters. Der arbeitet dann mit einem wilden Wust aus digitalen und Papierdokumenten, was den Überblick erschwert und verwirrend sein kann. Oft arbeiten die Unternehmen auch weiter wie gewohnt auf Papier, weil niemand weiß, wo man mit der Digitalisierung beginnen sollte. Es droht ein Teufelskreis, der aber an drei Stellen leicht zu durchbrechen ist. Hier sind drei erste Schritte raus aus dem Teufelskreis und hin zum papierlosen Büro:

1. Eine Inventur aller verwendeten Papierdokumente: Welche Art von Unterlagen wird aktuell noch auf Papier bearbeitet? Welche dieser Dokumente werden auch weiterhin benötigt – und wie lange noch? Eine Klassifikation des Verwendungszwecks hilft, die Papierberge im Unternehmen sauber zu segmentieren. So kann einfacher zwischen wichtigen Informationen und wertlosen Dokumenten unterschieden werden, etwa überflüssiger Werbung, die eigentlich in den Papierkorb gehört. Es wäre eine ungeheure Verschwendung, würden alle Papierdokumente gescannt und digitalisiert. Die Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Dokumenten ist außerdem extrem hilfreich bei der Automatisierung der Prozesse und bei der Ausgestaltung der Workflows.
2. Analyse der Prozesse, die jedes dieser Papierdokumente begleiten: Genauso wichtig wie die Klassifikation aller Typen von verwendeten Papierdokumenten ist das exakte Verständnis der Art der sie begleitenden Geschäftsprozesse. Ist ein Dokument essentiell für ein laufendes Kundenprojekt, dürfte es bei der Digitalisierung eine andere Behandlung erfordern als ein Steuerbescheid oder ein Rechnungsbeleg. Wer erstellt diese Dokumente, wer trägt zu ihrem Inhalt bei? Wer prüft und/oder genehmigt sie? Welche Rolle spielen diese Dokumente für die Compliance?
3. Optimierung der Geschäftsprozesse für die digitale Welt: Auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich viele Abläufe deutlich straffen, weil der digitale Workflow so manchen Arbeitsschritt überflüssig macht. Weil Unternehmen hier die Phantasie fehlt, wie das „Enterprise 2.0“ funktioniert, und weil die Belegschaft sich bequem im gewohnten Umgang mit Papier eingerichtet hat, bleiben die Prozesse trotz DMS auf dem Status Quo – und die größten Vorteile der Digitalisierung kommen nicht zum Tragen.

Diese drei Schritte helfen jedem Unternehmen aus dem Teufelskreis heraus – unabhängig von der Art und Größe des Unternehmens und unabhängig von der Branche. Abhängig von diesen Parametern ist jedoch die Gewichtung dieser drei Schritte. Eine fünf Mitarbeiter starke Rechtsanwaltskanzlei dürfte beispielsweise die Art ihrer Dokumente viel einfacher klassifizieren können als etwa ein Maschinenbauunternehmen mit 500 Mitarbeitern, bei dem es mehrere Abteilungen mit eigenen Dokumententypen und Prozessen gibt. Außerdem machen die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen einen großen Unterschied; sie können für wenig oder sehr viel Komplexität im Dokumenten-Management sorgen.

Auch wenn das papierlose Büro heute noch unerreichbar fern scheint, kann sich kein Unternehmen ineffiziente Prozesse im Dokumenten-Management länger leisten. Die führen automatisch zu Nachteilen im Wettbewerb. Deshalb sind diese drei ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro auch so wichtig: Mit ihnen ist der Weg Richtung digitalem Dokumenten-Management eingeschlagen – und der Erfolg späterer Implementierungsschritte bei einer Ausweitung des DMS-Einsatzes sichergestellt. Werden die Inhalte schon ganz zu Beginn des DMS-Projektes klassifiziert, wird später der Zugang zu den Dokumenten und die Automatisierung der Prozesse ebenso vereinfacht wie das Löschen all der Informationen, die nicht länger aufbewahrt werden müssen – weil dann das DMS den kompletten Lebenszyklus aller Dokumente im Unternehmen effizient und lückenlos verwaltet.

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