Als ein dezentral an vier Standorten tätiges Unternehmen wollte der auf Luftfracht spezialisierte Logistikdienstleister Airnautic seine Prozesse unabhängiger vom Papier machen. Die Schweizer führten Anfang 2020 DocuWare ein und waren somit rechtzeitig vor dem Lockdown für die digitale Zusammenarbeit auch vom Homeoffice aus gut gerüstet. Und durch automatisierte Abläufe kann man nun deutlich schneller und effizienter arbeiten.
Airnautic ist als Vertretung zahlreicher Airlines im Bereich Fracht tätig, die in der globalen Logistik eine wichtige Rolle spielen. Für die Fluggesellschaften übernimmt Airnautic die komplette organisatorische Abwicklung der Aufträge, die sie von Spediteuren erhalten. Dabei geht es nahezu ausschließlich um Industriegüter aus unterschiedlichsten Branchen wie Pharma, Kosmetik, Maschinenbau oder der Uhrenfabrikation. Pro Transport wird ein Dossier angelegt, das Transportdokumente wie Luftfrachtbriefe, Frachtmanifeste/Ladelisten, CMR-Frachtbriefe für LKW-Transporte mit Ladelisten und Exportdeklarationen für den Zoll enthält. Außerdem sind ausgehende und eingehende Rechnungen zu archivieren. Daher gibt es ein erhebliches Dokumentenaufkommen, für das in der Vergangenheit Räume angemietet werden mussten.
Papierarchiv ade
Mit DocuWare hat die Papierarchivierung ein Ende, so dass kein weiterer Archivraum benötigt wird, sondern sukzessive das alte Archiv abgebaut werden kann. Doch wichtiger ist die durch das DMS ermöglichte Vereinfachung der Zusammenarbeit in der dezentralen Organisation, etwa bei der Kontrolle der Eingangsrechnungen, die häufig per E-Mail hereinkommen. Mit DocuWare werden die Dokumente in ein Rechnungseingangsfach geleitet, verifiziert und mit einem Stempel „ok to pay“ versehen. Anschließend erfolgt – entsprechend dem Vier-Augen-Prinzip – eine Prüfung, nach der die Rechnung zur Zahlung ins Eingangsfach der Buchhaltung verschoben wird. Dort wird sie nach Kontierung und Zahlung definitiv indexiert und abgelegt – ein klar strukturierter, sicherer Prozess.
Ernst Thoma, Geschäftsführer Airnautic AG, Kloten: „Als ein dezentral an vier Standorten tätiges Unternehmen wollten wir unsere Prozesse unabhängiger vom Papier machen. Heute kann von allen Standorten aus jederzeit auf die zentral im Dokumenten-Pool abgelegten Unterlagen zugegriffen werden. Die Suchzeiten haben sich erheblich reduziert und das vorher häufige Versenden per Fax oder E-Mail zwischen den Standorten hat sich erübrigt, wodurch die Prozesse schneller und einfacher ablaufen.“ Auch die Buchhalterin schätzt die revisionssichere Archivierung der Belege. Alle 12 Mitarbeiter*innen haben sich aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit schnell in das DMS eingearbeitet.
Großer Sprung nach vorne durch Corona
DocuWare hat den Schweizern einen reibungslosen Betrieb auch in der Zeit des Lockdowns ermöglicht. Anfangs wollte man nur ein elektronisches Archiv, analog dem physischen. Doch die kurz nach der DMS-Einführung beginnende Corona-Krise hat dazu beigetragen, dass das Unternehmen dank kompetenter Unterstützung durch den DocuWare Partner Kyocera Document Solutions Europe B.V. innerhalb kurzer Zeit einen großen Sprung in Richtung automatisierter Abläufe und des papierlosen Arbeitens machen konnte.
Den vollständigen Bericht „Sicher durch die Corona-Krise“ lesen Sie in der Zeitung ERFOLG 9/10 des Schweizerischen KMU Verbandes.
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