Grund und Auslöser für die DMS-Einführung bei der Stiftung Kloster Eberbach war vor allem die mangelnde Übersichtlichkeit bei den eingehenden Rechnungen: Die Post wurde zwischen den verschiedenen Standorten auf dem Gelände verteilt, wanderte von A nach B und es war oft nicht nachvollziehbar, wo sie sich gerade befand.
Das Aufgabenspektrum der Verwaltung in der Stiftung ist vielfältig: Auf dem Gelände nahe Eltville am Rhein befinden sich gastronomische Betriebe, ein Hotel und ein Museum; in einem Schwesterunternehmen wird Wein produziert. Das 1136 gegründete Kloster wird heute für zahlreiche kulturelle Veranstaltungen und als Tagungszentrum genutzt. 
Seit Jahresbeginn 2021 leitet Yannick Müller, der vorher als Mitarbeiter für die Buchhaltung und das Controlling zuständig war, den gesamten Bereich Finanzen, Controlling und IT. In dieser übergreifenden Funktion kann er sich verstärkt der Optimierung der administrativen Prozesse widmen. DocuWare spielt dabei eine zentrale Rolle. Der Anfang wurde mit dem Rechnungseingangs-Workflow gemacht, der gemeinsam mit dem DocuWare Partner eingerichtet wurde. Die alte Postverteilung per Postkorb und Mappen hatte zur Folge, dass Rechnungen oft zu spät oder schlimmstenfalls nach einer Mahnung versehentlich zweimal gezahlt wurden.
Rechnungsfreigabe in der Regel innerhalb einer Stunde
Seit der Inbetriebnahme im Juni 2018 hat sich DocuWare in den täglichen Abläufen bestens bewährt. Pro Jahr erhält die Stiftung rund 1500 Eingangsrechnungen, die jetzt zu etwa 95 Prozent digital eingehen; der Rest wird eingescannt. Alle Rechnungen gelangen in einen Freigabe-Workflow und alle Rechnungsinformationen werden nach finaler Freigabe über eine von der applabs GmbH entwickelten Schnittstelle von DocuWare ins bestehende ERP-System Microsoft Dynamics NAV automatisiert übertragen und Buchungsvorschläge erzeugt. Die Rechnungsfreigabe, die früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt. In Ausnahmefällen, wenn etwa ein Techniker involviert ist, der nicht ständig im Büro ist, kann es einen Tag dauern. Skonto kann folglich nicht mehr verloren gehen; Mahnungen, die nur noch äußerst selten vorkommen, sind umgehend geklärt, da mit einem Klick sichtbar wird, wo es im Workflow hakt.
Optimierung weiterer Prozesse
Die Digitalisierung war dringend notwendig, so das Fazit von Yannick Müller knapp drei Jahre nach der Einführung von DocuWare. Denn die Aufgaben in der Administration wachsen weiter. Im Jahr 2020 wurde der früher verpachtete Hotelbetrieb in Eigenregie übernommen. Aber auch im Bereich der verpachteten Gastronomie, im Facility Management, bei den vielen Veranstaltungen nimmt der Verwaltungsaufwand zu. Mit dem Rechnungseingangs-Workflow ist ein Anfang gemacht. Bei einer Vielzahl von Themen – von der Korrespondenz mit den Kunden, die 2021 ins DMS übernommen werden soll, über das Vertragsmanagement und die Integration der Ausgangsrechnungen – bieten sich Prozessoptimierungen mit DocuWare an. Der besondere Clou aus Sicht des Finanz-, Controlling- und IT-Leiters: „DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall. Die intuitive Bearbeitungsoberfläche auf Anwenderseite und große Möglichkeiten der eigenständigen Anpassung von Workflows und Berechtigungskonzepten sorgen für ein gutes Arbeiten mit dem System.“
Hier lesen Sie den vollständigen Bericht „Schnelle Prozesse in alten Gemäuern" aus IT-Matchmaker guide DIGITAL OFFICE Business Lösungen 2021.
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