Klassische Bürostrukturen verlieren zunehmend an Bedeutung: Das Arbeiten von zu Hause aus oder im hybriden Modell gilt längst als produktiv und zukunftsfähig. Das belegt auch eine Capterra Studie, laut der 90 Prozent der deutschen Arbeitnehmenden flexible Arbeitsmodelle bevorzugen. Ein guter Anlass, Ihnen in diesem Blogbeitrag drei mobile DocuWare Tools vorzustellen, mit denen Ihr Team leistungsfähig bleibt – egal, von wo aus es arbeitet.
Übersicht:
- Warum Collaboration Tools unverzichtbar sind
- DocuWare Mobile App: Dokumente und Workflows jederzeit und überall griffbereit
- DocuWare Forms: Effiziente Datenerfassung und moderner Informationsaustausch
- Elektronische Signaturen: Sicher, rechtsgültig und bequem
- Fazit
Warum Collaboration Tools unverzichtbar sind
Hybride Arbeitsmodelle stellen Unternehmen vor neue organisatorische und technische Herausforderungen: Informationslücken, Zeitverschiebungen und unklare Prozesse können die Effizienz von verteilten Teams schnell beeinträchtigen. Ohne geeignete digitale Tools fällt es da schwer, Aufgaben zu koordinieren, produktiv zusammenzuarbeiten und Mitarbeitende dauerhaft zu motivieren. Mit modernen, leistungsstarken und speziell für mobile Anforderungen entwickelten Tools schaffen Sie eine reibungslose Arbeitsumgebung – und reduzieren die Komplexität für Ihr Team auf ein Minimum.
Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern
Eine der größten Herausforderungen beim Remote-Arbeiten ist eine reibungslose Kommunikation. Mobile Collaboration Tools schaffen hier Abhilfe: Dank Push-Benachrichtigungen, mobilen Chats und Workflow-Alerts bleibt Ihr Team immer informiert – unabhängig vom Standort.
Auch Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare fördern die Zusammenarbeit durch E-Mail-Benachrichtigungen und automatisierte Workflows. Über die DocuWare Mobile App können Mitarbeitende beispielsweise Anfragen bequem unterwegs genehmigen und Aufgaben flexibel erledigen. Das verkürzt nicht nur Reaktionszeiten, sondern sorgt auch dafür, dass Projekte nicht ins Stocken geraten.
Produktivität und Effizienz steigern
Digitale Tools sorgen für die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Dokumente lassen sich im Handumdrehen durchsuchen, prüfen und bearbeiten – ganz ohne zeitaufwändige manuelle Übergaben. Dank Cloud-Zugriff können Teams flexibel von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeiten. VPNs oder lokale Server gehören damit der Vergangenheit an. Besonders für Außendienstmitarbeitende und Geschäftsreisende bedeutet das: mehr Effizienz und eine durchgehend hohe Arbeitsfähigkeit – unabhängig vom Standort.
Mitarbeitermotivation und Engagement fördern
Geeignete Tools entlasten Ihr Team von administrativen Aufgaben und schaffen Freiraum für die wirklich wichtigen Tätigkeiten. Digitale Lösungen sparen Zeit, fördern Eigenverantwortung und stärken so das Engagement jedes Einzelnen. Kollaborative Tools sorgen zudem für Transparenz, erleichtern die Nachverfolgung von Fortschritten und verbessern die Zusammenarbeit – sogar über Zeitzonen hinweg.
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DocuWare Mobile App: Dokumente und Workflows jederzeit und überall griffbereit
Mit der DocuWare Mobile App haben Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem stets in der Tasche. Die App ermöglicht es, jederzeit und von jedem Gerät aus sicher auf Dokumente, Workflows und Genehmigungen zuzugreifen. Besonders für hybride Teams bedeutet das: Flexibilität, Effizienz und ein reibungsloser Arbeitsalltag.
Informationen sicher abrufen und teilen
- Dokumentenzugriff und -verwaltung: Dokumente lassen sich in digitalen Archiven oder Ablagen ganz einfach suchen, öffnen und bearbeiten. Selbst Indexdaten können direkt am Smartphone oder Tablet angepasst werden.
- Workflow-Management: User erhalten Benachrichtigungen und können Aufgaben wie Genehmigungen oder Dokumentenprüfungen erledigen.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Digitale Stempel und Aktualisierungen von Indexfeldern stellen sicher, dass Versionen von Dokumenten aktuell und nachvollziehbar bleiben.
Vorteile für hybride Teams
Ob Außendienst, Vertrieb oder andere mobil arbeitende Kollegen und Kolleginnen: Mit der DocuWare Mobile App lassen sich dringende Freigaben, Spesenabrechnungen oder Vertragsabrufe sofort erledigen – ganz ohne Wartezeit. So können beispielsweise Projektleitende auf der Baustelle Änderungsaufträge prüfen und genehmigen oder aktualisierte Pläne direkt vor Ort freigeben. Zentral gesteuerte Workflow-Aufgaben sorgen dafür, dass Prozesse beschleunigt und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen werden – für einen durchgängig produktiven Arbeitsablauf.
Empfohlene Maßnahmen
- Machen Sie die DocuWare Mobile App zum festen Bestandteil Ihres Arbeitsalltags, um jederzeit und überall sicheren Zugriff auf geschäftskritische Dokumente und Workflows zu gewährleisten.
- Fördern Sie die mobile Bearbeitung und Freigabe von Aufgaben, um den Arbeitsfluss in verteilten Teams produktiv und flexibel zu gestalten.
- Setzen Sie auf sicheres mobiles Teilen und minimieren Sie Datenschutz- und Sicherheitsrisiken außerhalb des Unternehmensnetzwerks.
DocuWare Forms: Effiziente Datenerfassung und moderner Informationsaustausch
Mit dem benutzerfreundlichen Formular-Designer in DocuWare Forms lassen sich Webformulare ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen. Einmal veröffentlicht, können sie geräteunabhängig geöffnet, ausgefüllt und abgeschickt werden. So gehört die handschriftliche Zettelwirtschaft der Vergangenheit an. Gleichzeitigt steigt die Datenqualität, da Informationen direkt an der Quelle digital erfasst werden. Nach dem Absenden wird die zuständige Person automatisch benachrichtigt und erhält Zugriff auf die entsprechenden Workflows.
Zentrale Funktionen
- Einfache Formularerstellung: Gebrandete, dynamische Formulare lassen sich per Drag-and-Drop gestalten – ganz ohne Code.
- Automatisierte Datenerfassung: Eingaben werden validiert und direkt ins System übertragen, was Eingabefehler deutlich reduziert.
- Workflow-Integration: Formulare können nach dem Absenden automatisch Prozesse starten, beispielsweise zur Genehmigung oder Weiterleitung.
- Sichere Datenspeicherung und Compliance: Alle Formulardaten werden zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verschlüsselt und revisionssicher archiviert.
Vorteile für hybride Teams
HR-Teams profitieren beispielsweise beim Onboarding, bei Änderungsmitteilungen oder bei der Zeiterfassung von digitalen Formularen. So können neue Mitarbeitende ein Onboarding-Formular bequem online ausfüllen, das anschließend automatisch an die Personalabteilung und IT weitergeleitet wird – so werden Geräte und Accounts ohne Verzögerung bereitgestellt. Das Ergebnis: Der gesamte Prozess läuft deutlich schneller ab, Rückfragen entfallen und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.
Ein weiteres Plus: Durch die Kombination elektronischer Formulare mit digitalen Workflows werden Folgeaktionen, Eskalationen und Statusupdates automatisch und abhängig vom jeweiligen Formularstatus ausgelöst.
Empfohlene Maßnahmen
- Ersetzen Sie Papierformulare durch digitale Varianten, um Durchlaufzeiten zu verkürzen und manuelle Eingaben zu vermeiden.
- Schulen Sie Teams im Umgang mit E-Forms für häufige Anträge und die Datenerfassung.
- Verknüpfen Sie Formulare mit automatisierten Workflows, um eine regelbasierte Weiterleitung und fristgerechte Bearbeitung sicherzustellen.
Elektronische Signaturen: Sicher, rechtsgültig und bequem
Elektronische Signaturen in vielen Fällen genauso rechtsgültig wie handschriftliche Unterschriften. Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität von Dokumenten und bestätigen eindeutig die Identität der Unterzeichnenden; ein Sicherheitsaspekt, den klassische „Nasssignaturen“ nicht bieten können. Mit DocuWare können Sie Signaturprozesse direkt im Dokumentenmanagementsystem abwickeln – ohne Ausdrucken, Versenden oder persönliche Treffen. Das spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Effizienz im Arbeitsalltag.
Der Sicherheitsgrad elektronischer Signaturen variiert je nach Anwendungsfall:
- Einfache elektronische Signatur: Hier genügt der getippte Name und/oder das Bitmap-Bild des handschriftlichen Namens. Für Dokumente mit dieser Signatur ist gesetzlich keine besondere Form vorgeschrieben und es besteht nur ein geringes Risiko, dass ihre Rechtsgültigkeit angezweifelt wird.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie nutzt Verschlüsselung und ist einer Person eindeutig zugeordnet – für erhöhte Rechtssicherheit. Sie eignet sich damit für interne Freigaben oder Handelsverträge im B2B-Bereich. Hier genügt beispielsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung des Unterzeichnenden (beispielsweise E-Mail und SMS).
- Qualifizierte elektronische Signatur: Sie ist ein vollwertiger Ersatz einer handschriftlichen Unterschrift bei Schriftformerfordernis. Sie erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen und erfordert zur Authentifizierung das Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters.
DocuWare unterstützt alle drei Signaturarten – plattformübergreifend auf Smartphone, PC oder Tablet.
Alle Vorteile im Überblick
- Rechtsverbindlichkeit: Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sind in vielen Fällen rechtsverbindlich und entsprechen globalen Standards.
- Sicherheit und Verschlüsselung: Einfache Signaturen werden per Audit-Trail oder Zeitstempel dokumentiert; fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sind durch persönliche Schlüssel gesichert.
- Zeit- und Kostenersparnis: Schnellere Signaturprozesse, geringere Verwaltungsarbeit sowie reduzierte Druck- und Versandkosten senken Zeit- und Ressourcenaufwand deutlich.
- DocuWare Integration: Signaturen lassen sich in bestehende Workflows einbinden, was Archivierung und Zugriffsrechte vereinfacht.
Vorteile für hybride Teams
Verträge, NDAs oder Rechnungsfreigaben lassen sich bequem ohne persönliche Treffen abschließen. Stattessen können Vertriebsmitarbeitende im Homeoffice Verträge zur Unterschrift versenden und diese innerhalb von Stunden digital zurückerhalten. Der Prozess läuft automatisch weiter, Bearbeitungszeiten reduzieren sich von Tagen auf Minuten und der Audit-Trail bleibt jederzeit lückenlos nach vollziehbar.
Empfohlene Maßnahmen
- Nutzen Sie elektronische Signaturen für sichere, standortunabhängige Freigaben.
- Integrieren Sie die Signaturlösung von DocuWare in Ihre Workflows, um Verzögerungen bei Vertragsabschlüssen zu vermeiden.
- Sorgen Sie mit Audit-Trails und Verschlüsselung für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Fazit
Hybrides Arbeiten hat sich als fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt etabliert. Um verteilte Teams erfolgreich zu koordinieren, braucht es digitale Lösungen, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen, die Effizienz steigern und regulatorische Anforderungen erfüllen.
Die integrierten Lösungen von DocuWare – Mobile App, Forms und elektronische Signaturen – unterstützen Sie dabei, flexibel zu bleiben und Prozesse sicher sowie standortunabhängig zu gestalten. Mit dieser technologischen Basis fördern Sie ein widerstandsfähiges, zukunftsorientiertes Team und sind für den nachhaltigen Erfolg im hybriden Arbeitsalltag vorbereitet.
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