Viele Geschäftsdokumente wie etwa Verträge werden immer öfter digital statt von Hand unterzeichnet, um Prozesse zu beschleunigen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur – einfache, fortgeschrittene und qualifizierte – und wie DocuWare Sie dabei unterstützt.
Inhalt:
- Was ist eine elektronische Signatur?
- Drei Sicherheitslevel der elektronischen Signatur
- Viele Anwendungen für elektronische Signaturen
- Wie funktioniert die elektronische Signatur mit DocuWare?
- Was Sie sonst noch wissen sollten
Was ist eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur ersetzt die Unterschrift von Hand auf Papierdokumenten und wird in unterschiedlichsten Zusammenhängen verwendet. Technisch gesehen handelt es sich um Daten, die mit elektronischen Dokumenten verknüpft sind, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und die Integrität der Informationen zu gewährleisten. Dadurch wird es möglich, Dokumente zu unterzeichnen, ohne dass die physische Anwesenheit der Person oder ein Ausdruck auf Papier erforderlich ist.
Drei Sicherheitslevel der elektronischen Signatur
Je nach Sicherheitsniveau und Beweiskraft werden drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden. Den rechtlichen Rahmen dafür bildet die EU-Verordnung eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Einfache elektronische Signatur
Für viele Dokumente wird die einfache elektronische Signatur verwendet. So genügt unter einer E-Mail und vielen Verträgen der getippte Name und/oder das Bitmap-Bild des handschriftlichen Namens. Für solche Dokumente ist gesetzlich keine besondere Form vorgeschrieben und es besteht nur ein geringes Risiko, dass ihre Rechtsgültigkeit angezweifelt wird.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Damit im Streitfall zumindest der Unterzeichner eines Dokuments bzw. der Signaturersteller identifiziert werden kann, benötigen Sie eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie ist beispielsweise für Handelsverträge im B2B-Bereich verbreitet. Die eIDAS schreibt für diese Signaturstufe bestimmte Regeln vor. So kann der Signaturersteller beispielsweise über den Einsatz eines elektronischen Signaturzertifikats identifiziert werden. Die fortgeschrittene Signatur hat eine mittlere Beweiskraft.
Qualifizierte elektronische Signatur
Für manche Dokumente, wie bestimmte Verträge, schreiben Gesetzgeber die eigenhändige Unterschrift vor. In diesen Fällen kommt die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz, die der eigenhändigen Unterschrift vor Gericht bis auf Ausnahmen gleichkommt und die höchste Beweiskraft besitzt.
Viele Anwendungen für elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen bieten gegenüber der herkömmlichen Unterschrift zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Dokumenten sowie eine flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit und sparen Zeit, Kosten und Papier.
Die Art der elektronischen Signatur kann je nach Anwendungsfall variieren. Im Rahmen von internen Genehmigungsprozessen oder Kenntnisnahme- und Bestätigungsworkflows reicht häufig bereits die einfache elektronische Signatur aus. Ob und für welche geschäftskritischen Dokumente und Prozesse die höhere Beweiskraft einer fortgeschrittenen oder gar qualifizierten Signatur erforderlich ist, muss im Einzelfall rechtlich geprüft werden.
Im Folgenden sind einige Szenarien aufgeführt, in denen elektronische Signaturen besonders sinnvoll sind.
Kundenservice: Beschleunigen Sie Prozesse, bei denen Kunden den Erhalt von Informationen, Waren oder auch Dienstleistungen mit einer elektronischen Signatur bestätigen.
Vertragswesen: Schließen Sie Verträge ohne zeitlichen Verzug und ohne Medienbruch, zum Beispiel Leasing-Verträge für Mitarbeiter-PKWs.
Qualitätsmanagement: Lassen Sie Arbeitsanweisungen, Vertraulichkeitserklärungen oder andere Vereinbarungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern elektronisch unterschreiben, egal ob diese im Büro, Home Office oder weiteren Standorten arbeiten.
Personalverwaltung: Elektronische Signaturen ermöglichen es, die Einstellung neuer Teammitglieder zu 100 Prozent aus der Ferne abzuwickeln. In Zeiten von Fachkräftemangel und Home-Office kann Ihre Personalabteilung viele Arten von Arbeitsverträgen ohne Zeitverzögerung und persönliche Anwesenheit unterschreiben lassen. Das spart nicht nur Kosten für Papier und Porto, sondern beschleunigt den Prozess enorm.
Wie funktioniert die elektronische Signatur mit DocuWare?
Einfache elektronische Signatur per Stempel
Eine einfache elektronische Signatur bringen Sie zum Beispiel per DocuWare Stempel an, um ein Dokument zu genehmigen oder die Kenntnisnahme zu bestätigen. Oder Sie versehen Angebote und andere ausgehende Dokumente auf diese Weise mit Ihrer Unterschrift. Dazu lässt sich der DocuWare Stempel so konfigurieren, dass Ihre Unterschrift als Bild im Stempel hinterlegt wird.
Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen per Signature Service anbinden
Für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen arbeitet DocuWare mit den Signaturdienstleistern Validated ID und DocuSign zusammen. Die Anbindung funktioniert nahtlos per Signature Service im DocuWare Workflow.
Ein Signaturworkflow kann zum Beispiel folgendermaßen ablaufen:
- Ein ausgehender Vertrag wird direkt nach der Ablage ins DocuWare Archiv zur Signatur übergeben.
- Der Upload zum Signaturdienstleister und die Übergabe an den Empfänger erfolgen vollautomatisch: Der Unterzeichner kann das Dokument auf dem Smartphone, PC oder Tablet öffnen und signieren. Die Authentifizierung erfolgt z. B. per SMS-Code.
- Das signierte Dokument wird im Archiv aktualisiert. Über Statuslisten und Benachrichtigungen kann jederzeit genau nachvollzogen werden, welche Dokumente sich noch im Signaturprozess befinden oder bereits zurück sind.
Die einfache Einbindung fortgeschrittener und qualifizierter Signaturen in Ihr DocuWare System ermöglicht die vorkonfigurierte Lösung „DocuWare für Elektronische Signatur“. Darin ist bereits alles für den schnelle Umsetzung vorbereitet: ob die Registrierung bei den Signaturdienstleistern, das Anlegen der Signatureinstellungen oder der Signatur-Workflow selbst.
Was Sie sonst noch wissen sollten
Weitere Details und Informationen zu den Signaturverfahren mit DocuSign und Validated ID in Verbindung mit DocuWare finden Sie im White Paper Elektronische Signaturen mit DocuWare.
In unserer Webinar-Aufzeichnung „So signieren Sie Ihre Dokumente digital – schnell, sicher, auf jedem Gerät“ erfahren Sie, wie ein Signaturprozess mit DocuWare und Validated ID abläuft. Gezeigt wird eine Standardmethode einer elektronischen Signatur, um Vertragsabschlüsse oder andere Vereinbarungen papierlos abwickeln zu können.
Oder wenden Sie sich direkt an Ihren DocuWare Kontakt für eine individuelle Beratung, wie Sie elektronische Signaturen in Ihre Prozesse integrieren.
Der DocuWare Signature Service ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten und steht für On-Premises-Systeme als kostenpflichtiges Zusatzmodul zur Verfügung. Die Signaturzertifikate der Signaturdienstleister müssen jeweils zusätzlich erworben werden. Bei On-Premises ist darüber hinaus das Zusatzmodul DocuWare Workflow Manager erforderlich.