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Elektronische Signatur: Umstieg leicht gemacht

Unternehmen, die ihre Prozesse zukunftsfähig digitalisieren, lassen handschriftliche Unterschriften hinter sich. Nicht zuletzt die Arbeit im Homeoffice verstärkt den Trend. DocuWare bietet Ihnen einen einfachen Weg, Dokumente online signieren zu lassen.  

Der Umstieg auf elektronische Signaturen verschafft unverzichtbare Vorteile in punkto Produktivität. Die Empfänger erhalten Verträge oder andere Vereinbarungen digital und können sie von überall aus und auf jedem Gerät unterzeichnen. Und Sie erhalten Ihre Dokumente innerhalb von Minuten anstatt Tagen zurück. 

Signaturprozess direkt aus DocuWare starten

Im Idealfall sind sichere digitale Signaturprozesse in Ihr Dokumenten-Management integriert. DocuWare arbeitet für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturmethoden mit den Vertrauensanbietern Validated ID und DocuSign zusammen.

Die Anbindung der Signatur Services funktioniert nahtlos und läuft z. B. folgendermaßen ab:

  1. Das Dokument wird entweder direkt mit seiner Ablage ins DocuWare Archiv zur Signatur geroutet. Oder Sie leiten den Signaturprozess später mit einem digitalen Stempel ein.
  2. Der Upload zum Signaturdienstleister und die Übergabe zum Empfänger laufen danach vollautomatisiert: Der Unterzeichner kann das Dokument auf dem Smartphone, PC oder Tablet öffnen und signieren.  Die Authentifizierung erfolgt z. B. per SMS-Code
  3. Das unterzeichnete Dokument wird im Archiv aktualisiert. Dank Statuslisten und Benachrichtigungen lässt sich jederzeit genau nachvollziehen, welche Dokumente sich noch im Signaturprozess befinden oder bereits zurück sind.

SignaturprozessDer Prozess einer starken Kombination: Dokument in DocuWare archivieren, dann in einem Workflow blitzschnell über Vertrauensdienstleister signieren lassen und das signierte Dokument wiederum sicher archivieren.

Schnell eingerichtete Lösung – dank fertigem Konfigurationspaket

Eine unkomplizierte Einbindung elektronischer Signaturprozesse in Ihr DocuWare System ermöglicht die vorkonfigurierte Lösung „DocuWare für Elektronische Signatur“.

Stellen Sie sich die Lösung wie einen fertigen Baukasten vor, in dem alles bereits vorbereitet ist, was Sie für den Umstieg auf elektronische Signaturen benötigen: Passende Archive, Ablage- und Suchdialoge, Stempel, Benutzerrollen, Workflows, Listen usw.

Dieses fertige Konfigurationspaket lässt sich einfach über eine Datei in alle DocuWare Cloud Organisationen sowie On-Premises Systeme ab DocuWare Version 7.4 einspielen: Anstatt bei null zu starten und die für eine Signaturanbindung notwendigen Komponenten neu zu konfigurieren, sind diese innerhalb weniger Minuten in Ihrem System vorhanden.

Danach sind nur noch wenige individuelle Konfigurationsschritte nötig, um die Lösung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen und fertig einzurichten. Auch der administrative Finalschliff lässt sich einfach bewerkstelligen. So erfolgt die Registrierung Ihres Systems oder eines biometrischen Geräts beim Serviceanbieter zum Beispiel bequem über ein Online-Formular, das direkt in der Lösung hinterlegt ist. Auch Signaturdetails – etwa, wo auf dem Dokument die Signatur platziert wird – können einfach per Formular für verschiedene Anwendungen oder Dokumenttypen hinterlegt werden.

Der DocuWare Client ist der Startpunkt für einen digitale SignaturprozessDer DocuWare Client ist der Startpunkt für einen digitale Signaturprozess – einfach direkt beim Ablegen eines Dokuments oder alternativ später per Stempel.

Mehr über Elektronische Signaturen mit DocuWare erfahren

Schauen Sie sich in der Webinar-Aufzeichnung „So signieren Sie Ihre Dokumente digital – schnell, sicher, auf jedem Gerät“ an, wie ein Signaturprozess mit DocuWare und Validated ID abläuft. Gezeigt wird eine Standardmethode einer elektronischen Signatur, um die meisten Verträge oder andere Vereinbarungen an Personen zur Unterschrift zu senden und papierlos abzuwickeln. Detaillierte Informationen und weitere Signaturmöglichkeiten finden Sie in unserem White Paper Elektronische Signaturen mit DocuWare.

Oder wenden Sie sich direkt an Ihren DocuWare Betreuer für eine individuelle Beratung zum einfachen Umstieg auf elektronische Signaturen.

 

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