Für die meisten Unternehmen geht es heute darum, schnell und effizient zu arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn sie auf eine digitale Buchhaltung setzen. Läuft vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung alles elektronisch ab, so lässt sich viel Zeit sparen und Arbeitsabläufe gestalten sich wesentlich schneller sowie effektiver. Doch gerade bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Dinge zu beachten. Welche das sind und welche vier wichtigen Tipps Sie kennen sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Rechnungen richtig aufbewahren
Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:
1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium
Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.
Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.
Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.
2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente
Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.
3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.
Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.
4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung
Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.
Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.
Beachten Sie diese vier Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten
Was versteht man unter der elektronischen Archivierung von Rechnungen?
Die elektronische Archivierung von Rechnungen bezeichnet den digitalen Prozess der Speicherung und Verwaltung von Rechnungsdokumenten. Anstatt physische Papierrechnungen zu archivieren, werden alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch erfasst und in einem elektronischen Archivsystem gespeichert.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsarchivierung?
Durch die elektronische Archivierung von Rechnungen können nicht nur die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung deutlich effizienter gestaltet werden, auch Papierberge und zeitaufwändige Ablageprozesse gehören der Vergangenheit an. Zudem entfällt für Unternehmen der enorme Platzbedarf, der mit der gesetzlichen Verpflichtung zur zehnjährigen Archivierung aller Rechnungen einhergeht.
Wie sind elektronische Rechnungen zu archivieren?
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert werden. Dazu gehören die Erhaltung der Integrität, Authentizität und Lesbarkeit der Rechnungen, die Verwendung geeigneter Speichermedien, die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen gegen unbefugte Zugriffe und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Wie lange müssen Rechnungen in digitaler Form aufbewahrt werden?
Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen in Papierform. Digital aufbewahrte Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang archiviert werden. Erst nach Ablauf dieser gesetzlichen Frist dürfen die Dokumente gelöscht werden.
Welche Anforderungen müssen Systeme zur elektronischen Rechnungsverarbeitung erfüllen?
Bei der Auswahl eines Systems zur elektronischen Rechnungsverarbeitung sind insbesondere die rechtlichen Vorgaben zu beachten. Das System muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), den Vorgaben für DV-gestützte Buchführungssysteme (GoBS) und den Richtlinien in Bezug auf Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.
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