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Prozesse digitalisieren im Mittelstand: Tipps und Beispiele aus der Praxis

Von Hermann Schäfer • 2. Juli 2019
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So verschieden die Branchen der Wirtschaft sind, gibt es doch eine Sache, die sie alle eint: die Digitalisierung. Sie betrifft jedes Unternehmen und fordert sowohl ein Umdenken als auch Weiterentwicklung. Damit einher geht die Notwendigkeit, Arbeitsabläufe zu organisieren und zu digitalisieren. Das sollte möglichst zeit- und kosteneffizient sein und gleichzeitig die Prozesse innerhalb eines gesamten Betriebs erleichtern. Wie sich Prozesse digitalisieren lassen und was bei der Umsetzung digitaler Abläufe in der Praxis wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Dokumentenmanagement ist mehr als die Ablage von Dateien

Ja, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist auch für die Ablage von Dokumenten da. Es hilft, Dateien zu organisieren, zu sortieren und zu archivieren. Dabei ersetzt es ein papierbasiertes Archiv sowie das manuelle Bearbeiten sämtlicher buchhalterischer oder das Personal betreffender Aufgaben durch digitale und automatisierte Abläufe. Das DMS unterstützt zudem die Verwaltung elektronischer Dokumente, erleichtert die Wiederauffindbarkeit mittels Verschlagwortung und Volltextsuche und fördert zeiteffizientes Arbeiten mittels Automatisierung von Routineaufgaben. So lassen sich mit einem DMS hervorragend Prozesse digitalisieren. Das gilt insbesondere für die Buchhaltung und das Personalwesen.

Buchhaltung und Rechnungswesen haben schon immer eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens eingenommen. Hier spielen sich einige der wichtigsten Prozesse des Arbeitsalltags ab. Durch die Digitalisierung ist es jedoch unausweichlich, dass sich beide Bereiche verändern werden bzw. sogar verändern müssen. Denn nur wer den Anschluss an die digitale Transformation nicht verpasst, bleibt mit seinem Unternehmen zukunftsfähig. Eine passive Haltung gegenüber dem Thema Prozesse digitalisieren kann leider nur schaden. Denn ein erfolgreiches Unternehmen muss aktiv gestalten, sich sehr gut organisieren sowie offen sein für neue Wege und neue Erfolge. Und dafür ist es notwendig, Prozesse zu digitalisieren. Nur wie funktioniert das in der Praxis?

Wie unterschiedliche Branchen erfolgreich Prozesse digitalisieren

Sie fragen sich, ob ein digitales DMS wirklich das richtige für Ihr Unternehmen ist? Und Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Branche tatsächlich von digitalen Prozessen profitieren kann? Die Antwortet lautet: mit Sicherheit! Warum das so ist, verraten Ihnen die folgenden drei Beispiele.

1. Rechnungen schneller prüfen und sicher verwalten

Gerade Unternehmen, die im Bereich Bildung aktiv sind – also Universitäten, Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Volkshochschulen –, haben mit Unmengen an Verwaltungsaufgaben zu tun. Angebote, Auftragsdokumente und Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen und Schriftwechsel oder E-Mails gelangen hier tagtäglich in den Betrieb und wollen alle bearbeitet werden. Hinzu kommen gesetzliche Aufbewahrungsfristen und (nicht zu unterschätzen) die Ungewissheiten durch den Faktor Mensch. Gerade bei einer Flut an Dokumenten gepaart mit Zeitmangel und Stress entstehen schnell Fehler. Eine Rechnung übersehen, falsch abgelegt oder mit großer zeitlicher Verzögerung bearbeitet und schon kann ein ganzes System in Schieflage geraten. Hier kann es Unternehmen entscheidend helfen, wenn sie ihre Prozesse digitalisieren.

Gerade in Bezug auf das Thema Rechnungen prüfen und bearbeiten kann ein DMS eine erhebliche Erleichterung versprechen. Prozesse digitalisieren bedeutet in diesem Zusammenhang nämlich, manuelle, papierbasierte Arbeiten, die täglich und wiederholt anfallen, durch automatisierte Arbeitsprozesse zu ersetzen. Diese benötigen keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren – ein entscheidender Vorteil der Digitalisierung von Prozessen im Rechnungswesen.

Konkret bedeutet das: Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Hinzu kommt, dass eine digitale Buchhaltung mittels automatischer Vorgänge wesentlich schnellere Entscheidungen treffen kann. Auch das spart einiges an Arbeitszeit und die Mitarbeiter haben generell mehr Zeit, sich um andere wichtige Projekte zu kümmern. Prozesse digitalisieren bedeutet also eine nützliche Verbindung von menschlicher Arbeitskraft und digitaler Automation.

2. Dokumente schnell prüfen und Kosten sparen

Unternehmen, die mit vielen Rechnungen von unterschiedlichsten Kunden und Auftraggebern konfrontiert sind, können erheblich davon profitieren, wenn sie Prozesse digitalisieren. Beispielhaft anführen lässt sich dafür die Baubranche. Hier gelangen oft um die hundert Rechnungen pro Tag in einen Betrieb – und das auf unterschiedlichsten Wegen. Denn nicht alle Unternehmen setzen heute schon auf E-Rechnungen und digitalen Rechnungsversand. So geht es zunächst darum, ein System zu haben, dass eingehende Rechnungen quellenunabhängig registriert. Für ein digitales DMS stellt das kein Problem dar. Seine automatisierten Prozesse erleichtern die Arbeit schon beim Rechnungseingang. Es erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch, ganz gleich ob eine Rechnung auf Papier, per E-Mail oder als Scan in Ihr Unternehmen kommt. Wichtige Informationen zu Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträgen lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Diese schnelle Bearbeitung sorgt zeitgleich dafür, dass ein Betrieb einiges an Kosten sparen kann, wenn es seine Prozesse digitalisieren will. Verläuft die Rechnungsverarbeitung und -archivierung nämlich digital und automatisiert, lassen sich nicht nur die Kosten für Papier, Porto, Druck und Lagerraum sparen, sondern auch Skonti und Frühzahlerrabatte ausschöpfen. Ein weiteres Plus: Die Mitarbeiter sparen Arbeitszeit, indem digitale Prozesse ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnehmen. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren.

3. Prozesse digitalisieren und höchste Flexibilität genießen

Gerade produzierende Unternehmen müssen heute extrem schnell agieren können. Dafür ist es wichtig, Kundenanfragen zügig aufzunehmen, zu bearbeiten und abzuschließen. Doch je mehr Aufträge pro Tag in einen Betrieb gelangen, umso mehr Dokumente sammeln sich an. Bis zu 300 Dateien pro Tag sind da keine Seltenheit, etwa Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Packzettel, Kalkulationen, Angebote, Konstruktionszeichnungen, DXF- oder CAD-Dateien. Wer hier auf papierbasierte und manuelle Arbeit setzt, kann garantiert weder flexibel noch schnell handeln. Worauf es ankommt, sind eine klare Struktur und eine klare Ablage der Dokumente sowie ein unkomplizierter, orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf diese.

Hier kann ein DMS eine echte Erleichterung sein. Seine automatisierten Workflows sorgen für eine hohe Flexibilität. Unabhängig vom genutzten Endgerät ermöglichen sie eine fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen von überall aus und zu jeder Zeit. Das bedeutet einen großen Zuwachs an Flexibilität für ein Unternehmen. Und auch die Integration des neuen in ein bestehendes System kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Workflows doch ohne Probleme in jede Finanzanwendung integrieren. So kommt es bei einer Umstellung vom papierbasierten auf digitales Arbeiten nicht zu Störungen im normalen Betriebsablauf.

Sie haben Bedenken, dass die Implementierung neuer digitaler Prozesse das Alltagsgeschäft Ihres Unternehmens behindert? Keine Sorge – richtig geplant, lässt sich ein DMS innerhalb weniger Tage einrichten. Dabei sollten Sie darauf achten, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern. So beeinträchtigt sie den laufenden Betrieb so wenig wie möglich.

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Topics: Digitalisierung

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