Es ist eine Binsenweisheit: Jedes Unternehmen kann mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) viel Zeit und Geld sparen, vom Gewinn an Transparenz der Geschäftsprozesse ganz zu schweigen.
Obwohl Papierunterlagen die Produktivität einschränken, trennen sich viele Büros nicht vom Papier, aus unterschiedlichen Gründen. Wir haben aus der Praxis sechs Empfehlungen zusammengestellt, um die falsche Handhabung der Dokumente zu beenden. So werden vor allem auch tägliche Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.
Sechs Ansatzpunkte für die Digitalisierung
Beschaffung: Es ist normalerweise klar geregelt, wer im Unternehmen etwas einkaufen darf – und auch welche Art von Produkten und Dienstleistungen. Außerdem werden Einkäufe fachlich geprüft und müssen, zumindest ab einer bestimmten Summe, genehmigt werden. Ein digitaler Workflow kann diesen Prozess automatisieren und deutlich verkürzen, weil nicht mehr auf die Hauspost gewartet werden muss. Die Fachabteilung prüft eine Bestellung und leitet sie auf digitalem Wege an die Buchhaltung weiter, die sie genehmigen lässt und mit einer Bestellnummer ins ERP-System stellt. Dabei lassen sich sogar Diskrepanzen zwischen dieser Bestellung und der späteren Rechnung automatisch erkennen.
Einstellung neuer Mitarbeiter: Vom ersten Tag an muss ein neuer Mitarbeiter viele Formulare ausfüllen, beispielsweise Daten zu seiner Krankenversicherung angeben, die Bankverbindung, Kontaktinformationen im Notfall und vieles mehr. Werden diese Formulare digital ausgefüllt, kann dem Mitarbeiter die Eingabe redundanter Informationen erspart werden, indem Felder wie Adresse oder Telefonnummer einfach aus früher ausgefüllten Formularen automatisch übernommen werden. Außerdem erfolgt die Zustellung an alle zugehörigen Abteilungen automatisch – unabhängig davon, ob es sich um Empfänger innerhalb oder außerhalb des Unternehmens handelt.
Genehmigung von Inhalten: Abläufe auf Papier sind linear. Hat ein Mitarbeiter das Dokument geprüft, geht es mit seinen Anmerkungen an die nächste Stelle im Genehmigungsprozess. Digitale Workflows können die lineare Natur dieser Kette aufheben, so dass verschiedene Personen die Dokumente parallel prüfen können. Auf diese Weise liegen Genehmigungen viel schneller vor. Bei Rechnungsfreigaben wird dabei oftmals viel Geld eingespart, da Skonti problemlos genutzt werden können.
Compliance/Sicherheit/Qualitätsmanagement: Diese Art von Dokumenten zirkulieren traditionell in Umlaufmappen mit vielen Namen und Unterschriften durch die Büros. Digitale Workflows stellen wie beim Genehmigungsprozess sicher, dass alle zuständigen Stellen informiert werden und die abzugebenden Versicherungen vor der endgültigen Bestätigung auch tatsächlich vorliegen.
Vorbereitung von Auditberichten: Audits sind normalerweise sehr zeitraubend. Die Prüfer geben bekannt, was genau sie sehen wollen – und in welcher Form. Arbeitet das Unternehmen noch mit Papier, kann das bedeuten, dass die Unterlagen in den Archiven verschiedener Standorte gesucht und zusammengestellt werden müssen. Mit einem DMS können diese Dokumente einfach gefunden und schnell elektronisch übertragen werden.
Datenerfassung: Manchmal werden Informationen immer noch auf Papier erfasst und erst später in den Computer eingegeben, zum Beispiel in Krankenhäusern oder in manchen Behörden. Digitale Prozesse beenden diese doppelte Arbeit, die zudem eine Fehlerquelle darstellt. Alle Daten werden nur noch einmal in einem elektronischen Formular erfasst und stehen zentral allen zuständigen Stellen zur Verfügung.
Digitalisierung Schritt für Schritt
Diese sechs Bereiche sind vielversprechende Ansatzpunkte für die Digitalisierung. Um das Projekt Digitalisierung zum Erfolg zu führen, sollte im ersten Schritt die Ist-Situation dokumentiert werden: Was treibt die Betriebskosten in die Höhe? Wo erreicht das Unternehmen die Gewinnziele nicht – und warum? Welche Geschäftsprozesse sind besonders langwierig und papierlastig?
Aus der Ist-Analyse ergeben sich im zweiten Schritt die Meilensteine für die Planung des DMS-Projektes: Wo sollte mit der Rationalisierung begonnen werden, zum Beispiel in der Buchhaltung, im Einkauf, Personalwesen oder Controlling? Wer sollte für den Lenkungsausschuss gewonnen werden?
Die DMS-Projekte sollten dann im dritten Schritt in überschaubare Phasen aufgegliedert werden. Zuerst werden dann solche Teilprojekte in Angriff genommen, die schnell Erfolge versprechen. Das überzeugt und sorgt für Akzeptanz. Denn es wäre ein fataler Fehler, mit einem Mammutprojekt alles auf einmal realisieren zu wollen; das ist erfahrungsgemäß zum Scheitern verurteilt.
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