Beim IT-Systemhaus ikt Gromnitza setzt man im Bereich DMS-/ECM-Lösungen seit 2012 auf eine exklusive Kooperation mit DocuWare. Man schätzt im rheinland-pfälzischen Betzdorf insbesondere den verlässlichen Support sowie die technisch ausgereifte Software-Lösung, die sowohl als On-Premises-Variante als auch aus der Cloud zur Verfügung steht. Dr. Hubert Ortner, Chefredakteur Digital Imaging, traf den ikt-Firmengründer und geschäftsführenden Gesellschafter, Oliver Gromnitza, sowie DocuWare Geschäftsführer, Max Ertl, und Vice President Sales DACH, Hermann Schäfer, zum Exklusiv-Interview.
Die Frage, ob DocuWare anderthalb Jahre nach der Übernahme durch Ricoh sowohl in puncto Vertrieb als auch Produktentwicklung seine Eigenständigkeit bewahrt hat, beantwortet Max Ertl: „Wir haben von unserer Seite alle Zusagen eingehalten, und Ricoh hat sich ebenfalls an alle Vereinbarungen gehalten.“
Cloud oder On-Premises?
Natürlich kam man auch auf das Lieblingsthema in Germering zu sprechen – die Cloud First-Strategie. 
Hermann Schäfer bezeichnete dabei die Corona-Pandemie als doppelten Turbolader für DocuWare Cloud, denn die Wirtschaft war plötzlich gezwungen, viel schneller zu agieren als üblich. Da war es natürlich von Vorteil, dass Unternehmen für wenige hundert Euro im Monat ins professionelle Dokumenten-Management einsteigen konnten. Zwar steigt die Nachfrage nach vorkonfigurierten Cloud-Lösungen; doch DocuWare wird immer auch eine ausgereifte On-Premises-Lösung anbieten. Hermann Schäfers Worten zufolge können die DocuWare Partner aus allen Rohren feuern!
Die Chemie stimmte von Anfang an
Das bestätigt Oliver Gromnitza, Geschäftsführer des Systemhauses ikt Gromnitza und seit zehn Jahren autorisierter DocuWare Partner. 
Er lobt das professionelle Partner-Management von DocuWare, das seinem Team beigebracht hat, wie das DMS-Business überhaupt funktioniert: „Produkt und Chemie passten von Anfang an.“ Gromnitza hat sehr schnell das Marktpotential erkannt und welchen Nutzen DMS- & Workflows-Systeme den Kunden bieten. „Meine Entscheidung, ausschließlich auf die Lösungen von DocuWare zu setzen, habe ich keinen Tag bereut. Insbesondere schätze ich die gute persönliche Betreuung und den verlässlichen Support durch das DocuWare Team. Schließlich werden unsere Wünsche bezüglich der Weiterentwicklung des Produkts ernst genommen, was ich ebenfalls sehr begrüße.“
Wünsche werden ernst genommen
Der DMS-Bereich macht beim Systemhaus heute etwa die Hälfte der Umsätze aus. Auch Oliver Gromnitzas anfänglichen Befürchtungen, dass Ricoh durch die Akquisition bevorzugt werden könnte – zu Lasten der anderen ADP – haben sich im Nachhinein als unbegründet erwiesen. Ebenso fürchtet er nicht, dass Ricoh die DocuWare Lösung verstärkt über den eigenen Direktvertrieb vermarktet. „Der Lösungsvertrieb funktioniert völlig anders als der Hardware-Verkauf. Deshalb habe ich seinerzeit, als ich im DMS-Bereich gestartet bin, nahezu keinen Mitarbeiter aus dem Systemhaus-Geschäft in den Bereich ‚Digitale Transformation‘ mitnehmen können. Vielmehr haben wir ein eigenes Unternehmen im Unternehmen gegründet und uns als Unternehmensberatung rund um die Digitalisierung positioniert. Unser Vertriebsansatz basiert auf einer intensiven Prozessanalyse mit dem Kunden. Das überfordert jeden ,normalen‘ Vertriebsmitarbeiter“, erläutert Oliver Gromnitza sein Geschäftsmodell.
Lösungen out of the box
Als traumhaftes Zusatzgeschäft für DocuWare wie die Partner bezeichnet Hermann Schäfer die „Migrationsbewegungen“ von Kunden, die von einer On-Premises-Lösung auf DocuWare Cloud umstellen oder andersrum. Mittelfristig sieht der Vice President Sales DACH auch bei den „Lösungen out of the box“ viel Potential. Bei den fertig vorkonfigurierten Workflows für definierte Prozesse ist der Vertriebsaufwand deutlich geringer, sodass man diese Lösungen sogar über Telesales verkaufen kann. In der Projektumsetzung schont es die Ressourcen beim Partner und beim Kunden. Die vorkonfigurierten DocuWare Cloud-Lösungen eignen sich auch ideal für den Hardware-Vertrieb, weil die Vermarktung immer nach Schema F abläuft.
Für Oliver Gromnitza sind die vorkonfigurierten Cloud-Lösungen eher von untergeordneter Bedeutung. Sein Team konzentriert sich lieber auf die Kernkompetenz des Unternehmens, auf komplexe, beratungsintensive Digitalisierungsprojekte. Hier sieht Gromnitza mehr technische Implementierungs-Möglichkeiten und „On-Premises-Projekte bescheren uns sofort größere Umsätze.“ Als Wettbewerb sieht er die Cloud-Partner nicht: „Sie zielen auf ein völlig anderes Kundensegment, eher das Small- & Medium Business. Und am Ende profitieren alle Partner davon, wenn die Marke DocuWare bei den Kunden bekannter wird.“
Für den ikt-Gründer sind die vorkonfigurierten Cloud-Lösungen jedoch sehr nützlich, um mögliche Implementierungs-Szenarien leicht präsentieren zu können: „Damit können wir den Kunden ein virtuelles Musterhaus statt eines bloßen Steinhaufens zeigen…“ Wenn ein Kunde bereits ein Cloud-basiertes ERP-System im Einsatz hat, empfiehlt er allerdings die Cloud-Lösung.
Die Koexistenz der Partnerkanäle funktioniert
Befragt, wie gut die Koexistenz der beiden Partnerkanäle funktioniert, da die Cloud-Kollegen viel weniger (Zeit und Geld) in ihre Qualifizierung investieren müssen als die autorisierten DocuWare Partner (ADP), antwortet Hermann Schäfer: „Die Cloud-Partner bekommen ja auch nur eine reduzierte Ausbildung. Und sie dürfen nur DocuWare Cloud verkaufen. Dagegen ist der Aufwand für die Qualifizierung zum autorisierten DocuWare Partner deutlich höher, was sich verständlicherweise auch in höheren Kosten niederschlägt.“
Partner weltweit gesucht
Hermann Schäfer fügt hinzu: „In der DACH-Region konnten wir 2020 insgesamt 42 neue Partner – sowohl Cloud als auch ADP – gewinnen. Das zeigt, dass es im DMS-Markt noch viel freie Wiese gibt. Insgesamt haben wir zurzeit 199 autorisierte DocuWare Partner und 84 Cloud-Partner im DACH-Gebiet. Und wir suchen weiter.“
Das vollständige Titel-Interview in Digital Imaging 02/2021 lesen Sie hier.
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