Der VW- und Audi-Vertragshändler Stoll Automotive ist in Südbaden mit vier Autohäusern präsent und setzt gleichzeitig auf das Online-Geschäft mit APR Tuning-Produkten. Seit Mitte 2019 erleichtern digitale Prozesse die tägliche Arbeit der Mitarbeiter über alle Standorte hinweg. Über die digitale Fahrzeugakte stehen sämtliche Unterlagen zu einem Kunden jederzeit bereit.
Stoll Automotive hatte bereits im Vorfeld erste Erfahrungen mit der digitalen Rechnungsarchivierung gemacht. Als mit Übernahme der Autohäuser in Lörrach und Binzen neue Niederlassungen hinzukamen, fiel die Entscheidung, in ein leistungsfähiges DMS zu investieren. Wichtigstes Ziel war die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Pools, um den Mitarbeitern dadurch einen standortunabhängigen und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen zu ermöglichen. Weitere Voraussetzung war die einfache Integration in das Dealer Management System CROSS. Die Entscheidung für DocuWare Cloud fiel vor allem aufgrund der einfachen Möglichkeit, eigene Workflows flexibel und schnell aufzusetzen.
Flexible Einrichtung dokumentenbasierter Prozesse
Mit DocuWare werden heute fast alle Verwaltungsdokumente einheitlich abgelegt. Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine übernimmt die Lösung über eine Schnittstelle direkt aus CROSS. Unterschriebene Kundenaufträge werden nach der Bearbeitung gescannt, automatisch indexiert und abgelegt. Die vorkonfigurierten Workflows ermöglichen gleichzeitig eine zuverlässige und schnelle Prüfung der täglich eingehenden Rechnungen. Dabei werden die Belege je nach Absender automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet, und zwar übergreifend über vier Niederlassungen hinweg. Weitere Workflows wurden von Stoll Automotive selbständig für das Online-Geschäft eingerichtet, etwa im Bestelleingang für Tuning-Artikel. Wählt ein Kunde „Vorkasse“ als Zahlungsmöglichkeit, so erhält die Buchhaltung in ihrer Aufgabenliste einen entsprechenden Kontrollbeleg. Nach Zahlungseingang wird die Bestellung als „bezahlt“ markiert und an die APR Tuning-Abteilung für den Versand weitergeleitet. Ein weiterer Workflow beschleunigt den Verkauf von Gebrauchtwagen, die von Volkswagen Leasing zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow startet mit dem Eintreffen der Rechnung von VW und endet, sobald das Fahrzeug im System gespeichert, zum Verkauf vorbereitet sowie ein Bild für den Online-Shop gemacht ist. 
Was Prokuristin Simone Stoll sehr schätzt: „Bei Mahnprozessen kam es früher immer wieder zu Problemen, wenn die ursprünglichen Auftragspapiere des Kunden nicht mehr auffindbar waren. Heute können wir säumigen Zahlern den entsprechenden Kaufauftrag digital auf Knopfdruck vorlegen.“
Digitale Fahrzeugakte für mehr Effizienz
Neu eingeführt wurde auch die elektronische Fahrzeugakte, die alle Unterlagen einen Kunden betreffend enthält. Ob Auftrag, Rechnung, Verträge oder Fahrzeugakte: Heute werden sämtliche Dokumente über die vielfältigen Suchfunktionen auf Anhieb gefunden. Gleichzeitig können Dokumente schnell per E-Mail an Kunden weitergeleitet werden. DocuWare ermöglicht es, dass heute jeder Mitarbeiter die meisten Aufgaben selbständig erledigen kann, also ohne die Kollegen an anderen Standorten zu beauftragen – eine große Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation.
Unternehmen&Trends 2/2021 hat ausführlich darüber berichtet: Optimale Prozesse im Präsenz- und Online-Geschäft
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