Sie wollen Ihr Unternehmen vollständig vom Papier befreien und haben bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) implementiert sowie die dazu notwendigen Strategien und Prozesse definiert? Glückwunsch! Jetzt kann Ihr Unternehmen effizient arbeiten. Doch wie stellen Sie sicher, dass das auch so bleibt? Dass die Software sich mit neuen Anforderungen weiterentwickelt?
Dazu ist die saubere Dokumentation der installierten Lösungen und ein konsequentes Monitoring des DMS-Einsatzes notwendig. Durch Vorher-Nachher-Vergleiche lässt sich beispielsweise der durch das DMS erreichte Effizienzgewinn nachweisen. Außerdem wird durch Fortschritte das Verständnis für die Digitalisierung gefördert.
Installation und Konfiguration unter der Lupe
Zu Beginn des Projekts lohnt es sich besonders, Installation und Konfiguration des DMS unter die Lupe zu nehmen. Der beste Maßstab für den Erfolg der DMS-Einführung ist dabei der erreichte Umfang der Digitalisierung in drei Schlüsselbereichen: Informationserfassung, -weiterleitung und -suche.
Erfassung von Informationen: Werden alle Dokumente einfach, schnell und vollständig digitalisiert und im elektronsichen Archiv gespeichert? Gibt es weniger redundante Kopien? Erfolgt das Capturing wirklich effektiv, werden die Mitarbeiter Dokumente nicht mehr für ihre Arbeitsunterlagen ausdrucken oder auf den eigenen PC kopieren, um einen „schnellen“ Zugriff auf die Informationen zu haben?
Weiterleitung von Informationen: Lassen sich die Dokumente im digitalen Workflow schnell und unkompliziert bearbeiten? Das wird am besten anhand der Dauer von Genehmigungen und Freigaben gemessen. Dauerten diese Prozesse vor der Digitalisierung im Schnitt fünf Tage und jetzt nur noch einen Tag oder sogar nur noch wenige Stunden, ist das ein riesiger Effizienzgewinn.
Suche nach Informationen: Wie schnell können die Mitarbeiter archivierte Dokumente finden? Hier ist der beste Benchmark das Vertrauen der Anwender in das digitale Archiv. Starten sie eine Suche im DMS – oder haben sie doch sicherheitshalber eine Kopie angefertigt?
Selbst wenn das DMS-Projekt aus Management-Perspektive ein voller Erfolg ist und alle Ziele der Digitalisierung erreicht wurden, stellen sich folgende Fragen: Erleichtert das papierlose Büro den Arbeitsalltag im Unternehmen? Steigert es die Zufriedenheit der Mitarbeiter in ihrem Job? Hier gibt es vielleicht noch Bereiche, in denen sich ein Feintuning von Konfiguration und/oder Prozessen lohnt.
Dokumentation der DMS-Prozesse
Die richtige Bewertung der DMS-Lösung durch das Management entscheidet mit über den Projekterfolg: Ein DMS ist keine Software, die einmal installiert wird und dann einfach weiterläuft. Jedes System ist vielmehr ein sich ständig weiter entfaltendes Ökosystem, das mit dem Unternehmen wächst und laufend auf neue Anwendungsfelder und Prozesse erweitert wird.
Aus diesem Grund ist auch die aktuelle Dokumentation der installierten Lösung so wichtig – inklusive der Ergebnisse der frühen Phasen Softwareauswahl, Systemdesign und Konfiguration. Aus dieser Dokumentation lassen sich zum Beispiel Anknüpfungspunkte für Folgeprojekte ableiten; außerdem geraten wichtige Einschränkungen nicht in Vergessenheit. Diese Dokumentation sollte auch die Administratoren und Power-User identifizieren, die sich mit dem DMS am besten auskennen und – sollten Fragen auftauchen – sofort kontaktiert werden können.
Verantwortung für den DMS-Einsatz
Auf keinen Fall sollte die Verantwortung für den DMS-Einsatz im Laufe der Zeit an jemanden übergeben werden, dem die Funktionsweise des Systems fremd ist. Dann läuft das DMS vielleicht über Jahre im Back Office weiter, ohne dass sein Einsatzbereich erweitert wird, weil niemand mehr seine Vorteile zu schätzen weiß.
Sobald die Vorteile des DMS nicht mehr offensichtlich sind und es keine Fürsprecher mehr gibt, droht die DMS-Investition auf Dauer totes Kapital zu werden. Das lässt sich durch die Dokumentation des „papierlosen Büros“ wirksam verhindern. Diese Dokumentation sorgt auch für die nötige Konsistenz des DMS mit den IT-Systemen und Prozessen im Unternehmen. Diese Konsistenz erleichtert die Arbeit mit der Software für alle Beteiligten und trägt zur gewünschten Nachhaltigkeit der Investition bei.
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