Das junge, stark wachsende Digitalunternehmen AlphaPet Ventures legt Wert auf schlanke und flexible Strukturen in der Administration. Beim Online-Händler für Tierfutter sorgt ein Dokumentenmanagement-System für Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung und garantiert ein effektives Liquiditätsmanagement. Aufgrund der variablen Kosten und der Skalierbarkeit kam nur eine Cloud-Lösung in Frage.
Das Münchner Start-up AlphaPet Ventures, zu dem die Online Shops www.petspremium.de sowie www.hundeland.de gehören, hat sich in Deutschland in kurzer Zeit als ein führender Anbieter für Premium-Tiernahrung etabliert. Mehrere Tausend Aufträge sind es heute, die die Münchener täglich abwickeln. Durch eine millionenschwere Wachstumsfinanzierung hat der durch den Zusammenschluss zweier Start-ups entstandene Tierfutterspezialist aktuell die Chance, sein Angebot auszubauen und weiter zu expandieren.
Die Finanzbuchhaltung war in beiden Unternehmen unterschiedlich organisiert. Eingangsrechnungen wurden teils als PDF auf Servern gespeichert, teils in Papierform in Ordnern abgeheftet und wöchentlich in großen Umschlägen zur externen Buchhaltung geschickt. Durch das extreme Wachstum der Unternehmen und noch verstärkt durch ihren Zusammenschluss ist die Papierflut enorm gestiegen, die Speicherung der Rechnungen als PDF erwies sich als nicht effizient. Es war zunehmend schwierig, sehr aufwendig und nur mit zeitlicher Verzögerung möglich, einen Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu erhalten, sagt Claus W. Küster, CFO von AlphaPet Ventures. 
„Cash ist unser Lebenselixier“, betont der Finanzchef. „Als junges Unternehmen müssen wir jederzeit einen Überblick über unsere Liquidität haben.“ So entschied man sich ein DMS einzuführen. Für DocuWare sprach neben der Revisionssicherheit vor allem die einfache Handhabung. Ein letztlich entscheidendes Argument war jedoch, DocuWare aus der Cloud beziehen zu können. „Wir als E-Commerce-Unternehmen brauchen eine schlanke, flexible und skalierbare IT-Infrastruktur. Mit der Cloud-basierten Lösung konnten wir schnell starten, haben höchste Flexibilität und die notwenige Skalierbarkeit, ohne Fixkosten zu erzeugen,“ so der CFO. „Ich miete, was ich brauche.“
Heute werden die täglich circa 50 bis 100 per Mail oder in Papierform eingehenden Rechnungen sofort im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und einem digitalen Workflow übergeben, um die Prüfung innerhalb von 24 Stunden sicherzustellen. Die externe Buchhaltung ist in DocuWare Cloud integriert und bekommt direkt nach der Freigabe die zu buchenden Belege. Finanzchef Küster ist mit dieser Lösung sehr zufrieden: „Ich habe jetzt jederzeit den Überblick über alle Rechnungen die im Haus sind und sehe sofort, ob sie geprüft, gebucht und insbesondere wann sie zu bezahlen sind.“ Für das Unternehmen ist damit eine Liquiditätsplanung sogar auf Tagesbasis möglich.
Liquiditätsmanagement ist bei AlphaPets ein Schwerpunkt des DMS-Einsatzes, so der Finanzchef: „Wir haben hier entscheidend an Stabilität und Sicherheit gewonnen. Aber wir verstehen uns auch als Premium-Partner unserer Lieferanten und gewährleisten eine exakte Zahlung.“ Durch die revisionssichere Ablage können die gesetzlichen Regelungen jetzt noch besser eingehalten werden. Das Start-up-Unternehmen ist außerdem gegenüber seinen Investoren testatpflichtig. Transparenz und Nachprüfbarkeit sind durch das DMS gewährleistet.
„Ohne DocuWare wäre es nicht möglich, unser starkes Wachstum und Dokumentenaufkommen so gut zu bewältigen“, sagt Claus Küster. „Außerdem führt das optimierte Cash Management dazu, dass wir mehr Geld für Wachstum bereitstellen können, für Lagerhaltung und Marketing“, so Küster.
Den ausführlichen Bericht Mehr Geld für das Wachstum lesen Sie in der Ausgabe 11/2017 des Business Magazins IT-MITTELSTAND.
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